Rassembler les informations d’un contrat d’apprentissage, c’est habituellement des allers-retours d’e-mails pendant des semaines : l’état civil de l’apprenti, le SIRET de l’employeur, le diplôme préparé, la convention collective, le maître d’apprentissage… Le tunnel de collecte de Loop transforme cette chasse aux informations en un parcours guidé, pas à pas, qui ne laisse rien passer.
Chaque volet du contrat a son étape dédiée :
- L’apprenti : état civil complet, situation avant contrat, dernier diplôme obtenu et diplôme préparé, reconnaissance RQTH le cas échéant ;
- L’employeur : enrichi automatiquement par SIRET — raison sociale, adresse, code NAF, IDCC déclaré et OPCO de rattachement remontent des bases officielles ;
- Le maître d’apprentissage : identité, date de naissance, conditions d’éligibilité ;
- La formation : certification RNCP (recherche intégrée au répertoire officiel), dates, durées, modalités ;
- La rémunération : calculée automatiquement selon le barème légal.
Les listes de choix (type de contrat, dérogations, diplômes…) suivent les nomenclatures officielles du CERFA : impossible de saisir une valeur qui n’existe pas. Les champs obligatoires sont gardés, l’avancement est visible, et le dossier qui sort du tunnel est un dossier complet.
« Tunnel de collecte CERFA guidé » fait partie du module Alternance & CFA de Loop Formations, aux côtés de Bulletin signé par l’employeur, Tableau de bord alternance et Lien sécurisé entreprise / apprenti.
L’alternance ajoute un troisième acteur à la relation pédagogique : l’entreprise. Chaque contrat suppose de suivre un rythme d’alternance, un maître d’apprentissage, des visites, des évaluations et des documents contractuels, sur plusieurs mois. Loop Formations gère les alternants et les contrats d’apprentissage dans le même environnement que les sessions et les espaces dédiés, afin que le CFA, l’entreprise et l’apprenti travaillent sur la même information plutôt que sur trois versions différentes du même calendrier.
Une chaîne continue de la demande au règlement
Le quotidien d’un organisme suit toujours la même trajectoire : une demande arrive, un devis part, une convention est signée, une session se planifie, des apprenants s’inscrivent, la formation se déroule et se prouve, une facture est émise, un règlement arrive. Le problème n’est pas chacune de ces étapes, mais les ruptures entre elles, où l’information doit être ressaisie ailleurs.
Quand cette chaîne est tenue par un seul outil, la donnée entre une fois et circule. L’intitulé exact de la formation, les dates, le tarif, le financeur et le signataire se retrouvent partout où ils sont attendus. C’est ce qui explique le gain de temps réellement constaté : il ne vient pas d’une étape accélérée, mais de toutes les recopies qui disparaissent entre les étapes.
Impliquer le maître d’apprentissage sans le surcharger
Le maître d’apprentissage est un acteur pédagogique, mais il exerce d’abord un métier. Toute sollicitation lourde se solde par un retard, puis par un abandon du suivi. Les demandes doivent donc être courtes, ciblées et espacées : une évaluation périodique, un avis sur une compétence, la confirmation d’une visite. Le format compte autant que le contenu pour obtenir un retour effectif.
Un espace entreprise dédié rend cette contribution réaliste. Le maître d’apprentissage retrouve le suivi de son alternant, les documents utiles et les demandes qui l’attendent, sans avoir à chercher un message ancien ni à renvoyer un document scanné. Le CFA voit en retour ce qui a été fait et ce qui reste en attente, ce qui permet de relancer utilement plutôt que systématiquement.
Tenir le rythme d’alternance sur toute l’année
Le calendrier d’alternance est la donnée la plus consultée et la plus souvent périmée. Une semaine déplacée en centre modifie la présence en entreprise, donc l’organisation d’un service, parfois d’une équipe entière. Lorsque ce calendrier circule sous forme de fichier, chaque destinataire en conserve une version, et les écarts se découvrent le lundi matin quand l’apprenti ne se présente pas là où on l’attendait.
Maintenir le rythme dans le système de gestion supprime cette divergence. L’apprenti consulte son planning depuis son espace, l’entreprise depuis le sien, et la modification est visible immédiatement par les deux. Le CFA reste seul à décider du calendrier, mais cesse d’être le point de passage obligé de chaque question portant sur les dates de présence en centre ou en entreprise.
Les points à retenir
- Calendrier partagéLe rythme d’alternance est consultable par l’apprenti et par l’entreprise depuis leurs espaces respectifs, ce qui met fin à la circulation de fichiers concurrents.
- Visites en entreprise tracéesChaque visite est enregistrée avec sa date, son interlocuteur et son compte rendu, élément régulièrement demandé lors des audits qualité et des contrôles.
- Suivi par promotionLes alternants se pilotent par promotion et par groupe, ce qui permet de repérer rapidement les situations à risque au sein d’un effectif important.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
- Espaces apprenant, formateur, entrepriseChaque interlocuteur accède seul à ce qui le concerne, ce qui réduit fortement les sollicitations quotidiennes adressées à l’équipe administrative.
Un CFA suivant plusieurs promotions d’apprentis
Ce centre de formation d’apprentis gère plusieurs promotions réparties sur des métiers différents, avec des rythmes d’alternance qui ne coïncident pas. La coordination reposait sur un calendrier maître tenu par la responsable pédagogique et diffusé par messagerie aux entreprises, avec des corrections successives. Les visites en entreprise étaient consignées dans des carnets individuels, difficiles à consolider avant un audit. Depuis la mise en place de Loop Formations, chaque alternant dispose d’un dossier réunissant son contrat, son entreprise, son maître d’apprentissage et son rythme. Les entreprises consultent le calendrier depuis leur espace, les visites sont saisies au retour du formateur, et la coordinatrice suit par promotion les points restés en attente. Les échanges portent désormais sur les situations individuelles plutôt que sur la mise à jour du planning.
Questions fréquentes
Que faire lorsqu’un contrat d’apprentissage est rompu en cours d’année ?
Le dossier de l’alternant est conservé avec son historique, car la rupture ne supprime ni le parcours suivi ni les heures réalisées. Ces éléments restent nécessaires pour la facturation, pour les déclarations annuelles et pour l’accompagnement de l’apprenti vers une nouvelle entreprise. Conserver la trace des signalements et des visites antérieures est également utile si la situation donne lieu à une contestation ultérieure.
Peut-on suivre des apprentis répartis sur plusieurs sites de formation ?
Oui, le suivi par promotion et par groupe permet de gérer des effectifs répartis sur plusieurs sites tout en conservant une vision consolidée. Chaque site travaille sur ses propres sessions et ses propres plannings, mais la direction dispose d’une lecture d’ensemble des effectifs, des présences et des points de suivi en attente. Cela évite de reconstituer manuellement des indicateurs à partir de fichiers transmis par chaque site.
Faut-il installer quelque chose sur nos ordinateurs ?
Non. Loop s’utilise depuis un navigateur, sans installation ni serveur à administrer. Vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client, avec les mêmes données à jour. L’émargement numérique fonctionne également sur tablette et sur smartphone, ce qui évite d’imprimer puis de scanner des feuilles de présence en fin de session.
Le tarif dépend-il du nombre de fonctionnalités utilisées ?
Le tarif démarre à 99 € HT par mois, tout inclus. Vous n’avez donc pas à arbitrer entre des modules au moment de la souscription, ni à découvrir qu’une fonction devenue nécessaire suppose une option supplémentaire. Cela permet d’activer progressivement ce dont vous avez besoin, au rythme de votre organisation, sans que chaque nouvel usage relance une discussion commerciale.
