Vous n’attendez pas Loop pour faire de l’alternance : des dizaines de contrats sont déjà signés, en cours, avec leurs financements et leurs échéanciers. Un changement d’outil qui ignorerait cet historique serait inutilisable.
Loop importe vos dossiers d’alternance existants : les contrats signés en dehors de la plateforme sont repris avec leurs informations (apprenti, employeur, contrat, prise en charge) et rattachés à des sessions de formation. La participation de l’apprenti est créée automatiquement selon le modèle de parcours choisi — il retrouve son espace, son planning, ses émargements et ses documents comme n’importe quel apprenant.
La reprise gère la déduplication (entreprise par SIRET, apprenti par e-mail) : pas de fiches en double, l’historique s’aligne proprement sur l’existant. Les financements et échéanciers repris restent suivis jusqu’au solde, comme les dossiers natifs.
« Import des dossiers existants » fait partie du module Alternance & CFA de Loop Formations, aux côtés de Vérification du dossier avant transmission, Devenir des apprentis à six mois et CERFA officiels remplis automatiquement.
Changer d’outil fait peur pour une raison légitime : les données existantes. Catalogue, apprenants, entreprises clientes, sessions passées, factures en cours. Personne ne veut recommencer de zéro ni perdre l’historique nécessaire aux contrôles. La reprise dans Loop se prépare avec méthode : on identifie ce qui doit réellement être repris, on nettoie au passage, on importe par lots depuis vos fichiers existants et on vérifie avant de basculer. Vos données restent exportables à tout moment, sans dépendance imposée.
Rester maître de vos données après la bascule
La question de la sortie doit se poser à l’entrée, pas le jour où l’on souhaite partir. Vos données vous appartiennent et restent exportables depuis Loop : apprenants, sessions, documents, éléments de facturation. Cette réversibilité n’est pas un détail contractuel, c’est ce qui vous garantit de pouvoir répondre à un audit, alimenter un autre outil ou constituer une archive interne quand vous le décidez.
Elle a aussi une valeur immédiate au quotidien. Un financeur qui réclame le détail d’une action, un client entreprise qui demande le récapitulatif des présences de ses salariés, un expert-comptable qui a besoin d’un extrait de facturation : dans tous ces cas, vous produisez l’export vous-même, sans dépendre d’une demande adressée à l’éditeur et sans délai imposé.
Trier avant d’importer, et non l’inverse
Une migration réussie commence par une décision peu intuitive : ne pas tout reprendre. Un fichier clients accumulé sur dix ans contient des doublons, des contacts partis depuis longtemps et des sociétés qui n’existent plus. Importer cette masse revient à transporter le désordre dans un environnement neuf, puis à le subir pendant des années. Le tri initial est un investissement rentable.
En pratique, on distingue trois catégories. Ce qui est actif et doit fonctionner dès le premier jour : catalogue, apprenants en cours, sessions programmées, factures non réglées. Ce qui doit être consultable pour les contrôles et les financeurs : historique des actions réalisées et pièces associées. Et ce qui peut rester dans une archive froide, conservée hors du logiciel, sans jamais être importé.
Tenir la conformité sans y consacrer ses soirées
Les obligations d’un organisme sont nombreuses : preuves de réalisation, recueil des appréciations, traitement des difficultés, bilan pédagogique et financier annuel, exigences du référentiel national qualité et de ses sept critères. Traitées ponctuellement, elles produisent des périodes de surcharge intenables. Intégrées au déroulement normal des sessions, elles deviennent une conséquence du travail plutôt qu’un chantier supplémentaire.
C’est le principe de fond du logiciel : les émargements, les évaluations et les documents se constituent pendant l’action, à leur place naturelle. Le jour où un auditeur ou un financeur demande un justificatif, il existe déjà et se retrouve en quelques secondes. Vous ne préparez plus un dossier, vous ouvrez un historique qui s’est construit tout seul au fil de l’année.
Les points à retenir
- Import depuis vos tableursLes fichiers que vous utilisez déjà servent de point de départ, ce qui évite de ressaisir manuellement un catalogue ou un fichier clients constitué au fil des années.
- Reprise par étapesRéférentiels, apprenants, sessions puis facturation : chaque lot est vérifié avant le suivant, ce qui limite les mauvaises surprises en fin de projet.
- Nettoyage au passageDoublons, contacts obsolètes et formations abandonnées sont écartés avant l’import, afin de démarrer sur une base réellement exploitable.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
Un formateur indépendant qui quitte ses tableurs
Un consultant en sécurité au travail gère seul une soixantaine de sessions par an, réparties entre deux tableurs et un dossier de documents nommés à la main. Il commence par lister ce dont il a réellement besoin : son catalogue de huit formations, les entreprises clientes actives des trois dernières années, les sessions programmées et les factures en attente de règlement. Il laisse de côté un fichier de contacts anciens qu’il archive séparément. Pendant la période d’essai, il importe son catalogue et ses clients, crée deux sessions à venir et génère les conventions correspondantes pour comparer avec ses documents habituels. La bascule complète se fait au changement de trimestre, une fois qu’il a vérifié que ses attestations sortent conformes à ce qu’attendent ses clients industriels.
Questions fréquentes
Que faire de l’historique des sessions déjà réalisées ?
Reprenez ce qui reste utile aux contrôles et aux demandes de justificatifs, en général les actions des dernières années et leurs pièces associées. Au-delà, une archive conservée hors du logiciel est souvent plus pertinente que l’import massif d’un historique que personne ne consultera. Ce choix se raisonne avec vos obligations de conservation, qui relèvent de la gouvernance de votre organisme.
Faut-il tout ressaisir pour démarrer avec Loop ?
Non. Vos données existantes s’importent à partir des fichiers que vous utilisez déjà, généralement des tableurs. L’étape la plus utile n’est pas technique mais éditoriale : décider ce qui mérite d’être repris. Un catalogue à jour, les clients actifs et les sessions en cours suffisent à démarrer. Le reste peut être archivé séparément et importé plus tard s’il s’avère réellement nécessaire.
Le tarif dépend-il du nombre de fonctionnalités utilisées ?
Le tarif démarre à 99 € HT par mois, tout inclus. Vous n’avez donc pas à arbitrer entre des modules au moment de la souscription, ni à découvrir qu’une fonction devenue nécessaire suppose une option supplémentaire. Cela permet d’activer progressivement ce dont vous avez besoin, au rythme de votre organisation, sans que chaque nouvel usage relance une discussion commerciale.
Loop convient-il à un formateur indépendant comme à un CFA ?
Oui, avec des usages différents. Un indépendant utilisera surtout le catalogue, les inscriptions, les documents et la facturation, et appréciera de ne plus tenir de tableurs. Un CFA mobilisera en plus le suivi des alternants, les contrats d’apprentissage et les visites en entreprise. La couverture fonctionnelle est la même, ce sont les modules réellement activés qui varient selon votre activité.
