Un questionnaire de la Bibliothèque Loop part six mois après la formation ; Loop calcule sur 12 mois les taux d’emploi, de poursuite d’études, de recherche d’emploi et d’obtention du diplôme.
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« Devenir des apprentis à six mois » fait partie du module Alternance & CFA de Loop Formations, aux côtés de Reste à charge & frais annexes, Tableau de bord alternance et Conseil de perfectionnement et heures des permanents.
Le suivi des apprenants rassemble, dans un seul dossier, tout ce que votre organisme sait d’une personne formée : ses sessions, sa présence, ses évaluations, ses documents et ses échanges avec l’équipe. Loop Formations centralise ces éléments dès l’inscription et les met à jour au fil du parcours. Vos formateurs voient où en est chaque groupe, votre administration retrouve une preuve en quelques secondes, et l’apprenant dispose d’un espace dédié où il consulte son planning, ses supports et ses résultats sans solliciter le secrétariat.
Apprenant, formateur, entreprise : trois vues d’un même dossier
Un même parcours n’intéresse pas les trois publics de la même manière. L’apprenant veut son planning, ses supports, ses résultats et ses documents. Le formateur veut sa liste de présents, ses évaluations à corriger et l’avancement du groupe. L’entreprise cliente veut savoir si ses salariés suivent bien la formation qu’elle finance, sans avoir à téléphoner.
Les espaces dédiés répondent à ces trois besoins à partir de la même source de données, avec des droits différents. Personne ne voit ce qui ne le concerne pas, et vous n’envoyez plus de tableaux de suivi par courriel. Cette séparation des accès s’inscrit dans une logique RGPD : les données restent hébergées en France et visibles uniquement par les personnes habilitées.
Un dossier apprenant qui se remplit tout seul
Chaque inscription crée un dossier unique rattaché à la personne, et non à la session. L’historique se construit ensuite sans ressaisie : émargements signés, notes d’évaluation, attestations émises, factures liées, messages envoyés. Quand un apprenant revient six mois plus tard pour un autre module, vous repartez de son dossier existant au lieu de recréer une fiche et de dupliquer ses coordonnées.
Cette continuité change la façon de travailler au quotidien. Une demande d’attestation, un justificatif d’absence réclamé par un financeur, une convention à retrouver deux ans après : la réponse se trouve dans le dossier, avec sa date et son auteur. Vous cessez de chercher dans les boîtes mail et les dossiers partagés, et vos réponses aux tiers deviennent immédiates.
Documenter les visites et le suivi du parcours
Les visites en entreprise sont au cœur du suivi en alternance, et parmi les éléments les plus fréquemment demandés lors d’un contrôle qualité. Une visite qui n’a pas laissé de trace équivaut à une visite non réalisée. Enregistrer la date, l’interlocuteur rencontré et les points abordés au moment de la visite prend quelques minutes et évite une reconstitution approximative plusieurs mois plus tard.
Ce suivi documenté sert aussi à traiter les situations difficiles. Une rupture de contrat, un désaccord sur la progression ou une absence répétée s’analysent bien mieux quand on dispose de l’historique du parcours. Le CFA peut alors montrer ce qui a été signalé, à qui, et quelles actions ont suivi, ce qui protège l’organisme tout en améliorant la qualité de l’accompagnement.
Les points à retenir
- Alertes d’assiduitéAbsences répétées, retards et modules non ouverts remontent au niveau du groupe comme de l’apprenant, pour permettre une relance avant que la situation ne devienne irrattrapable.
- Espace apprenant autonomeChaque personne formée consulte son planning, ses supports, ses évaluations et ses attestations depuis son navigateur, ce qui réduit fortement les demandes adressées au secrétariat.
- Suivi des alternantsContrats d’apprentissage, visites en entreprise et échanges avec le tuteur figurent dans le même dossier que le parcours pédagogique de l’alternant, sans classeur parallèle.
- Calendrier partagéLe rythme d’alternance est consultable par l’apprenti et par l’entreprise depuis leurs espaces respectifs, ce qui met fin à la circulation de fichiers concurrents.
- Visites en entreprise tracéesChaque visite est enregistrée avec sa date, son interlocuteur et son compte rendu, élément régulièrement demandé lors des audits qualité et des contrôles.
Un centre de formation continue de 400 stagiaires
Ce centre forme des salariés sur des modules courts, financés par des entreprises différentes. Auparavant, chaque stagiaire existait dans un tableur par session : la même personne revenue trois fois apparaissait trois fois, avec des coordonnées divergentes. La responsable administrative passait ses vendredis à recoller les historiques quand une entreprise demandait le récapitulatif des formations suivies par ses équipes. Avec un dossier unique par apprenant, la recherche se fait par nom et le récapitulatif s’exporte directement. L’équipe pédagogique, de son côté, suit l’assiduité en continu et contacte les stagiaires qui n’ouvrent pas leurs supports entre deux journées présentielles, au lieu d’attendre le questionnaire de fin de parcours pour découvrir le problème.
Questions fréquentes
Comment récupérer l’historique des apprenants déjà formés ?
Vos apprenants existants peuvent être importés avec leurs coordonnées et leurs sessions passées à partir d’un fichier, au moment de la mise en place. L’objectif est d’éviter de repartir d’une base vide et de conserver la continuité des dossiers pour les personnes qui reviennent. Les documents déjà produits peuvent être rattachés aux dossiers correspondants, afin que vos recherches portent aussi sur l’antériorité.
Peut-on suivre un apprenant inscrit à plusieurs formations en même temps ?
Oui. Le dossier est rattaché à la personne et non à la session, donc un apprenant peut suivre plusieurs parcours en parallèle sans que vous ayez à créer une deuxième fiche. Vous voyez l’ensemble de ses sessions, de ses émargements et de ses évaluations au même endroit, et chaque parcours conserve pourtant ses propres documents, sa propre facturation et son propre financeur.
Peut-on suivre des apprentis répartis sur plusieurs sites de formation ?
Oui, le suivi par promotion et par groupe permet de gérer des effectifs répartis sur plusieurs sites tout en conservant une vision consolidée. Chaque site travaille sur ses propres sessions et ses propres plannings, mais la direction dispose d’une lecture d’ensemble des effectifs, des présences et des points de suivi en attente. Cela évite de reconstituer manuellement des indicateurs à partir de fichiers transmis par chaque site.
Loop Formations gère-t-il les démarches administratives liées aux contrats ?
Le logiciel centralise les informations du contrat, l’entreprise d’accueil, le maître d’apprentissage et le suivi du parcours, et conserve les documents rattachés au dossier de l’alternant. Les démarches auprès des organismes compétents restent effectuées par le CFA selon les procédures en vigueur. L’apport porte sur la fiabilité et la disponibilité des données : vous ne recherchez plus une information contractuelle dans plusieurs fichiers avant chaque échange.
