Loop offre deux modes de planification pour s’adapter à vos besoins : génération automatique des séances à partir de règles, ou positionnement manuel en glisser-déposer sur le calendrier. Combinez les deux pour une flexibilité maximale.
Planification automatique
Définissez les règles de planification dans votre modèle de parcours : jours de formation, horaires matin et après-midi. Quand vous créez une session avec une date de début, Loop génère automatiquement toutes les séances selon ces règles et la durée du programme.
Ajustement manuel
Après génération automatique, ajustez manuellement si nécessaire. Déplacez une séance en glisser-déposer sur le calendrier, modifiez les horaires, fractionnez une journée. Ces ajustements ponctuels s’intègrent sans recalculer tout le planning.
Planification libre
Vous pouvez aussi créer des séances manuellement sans utiliser la planification automatique. Glissez-déposez les modules sur le calendrier, définissez les horaires, le système s’adapte à votre façon de travailler.
« Planification automatique et manuelle des séances » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Déclencheurs automatiques, Workflows personnalisables par étapes et Modules de formation (présentiel, distanciel, blended).
Planifier les séances est le geste le plus répétitif de la gestion administrative : mêmes horaires, mêmes rythmes, refaits à chaque nouvelle session. Loop permet de décrire ces règles une fois dans le modèle de parcours, puis de générer l’intégralité du calendrier à partir d’une simple date de début. Quand la réalité impose un décalage, vous reprenez la main au cas par cas, sans perdre le travail déjà fait ni recommencer le planning entier.
Décrire vos rythmes plutôt que les ressaisir
Un organisme a rarement plus de cinq ou six rythmes réels : la journée complète de neuf heures à dix-sept heures, la demi-journée du matin, le vendredi seul, la semaine bloquée. Ces rythmes se répètent d’une session à l’autre, mais ils sont ressaisis à chaque fois parce qu’ils vivent dans la tête des équipes.
Les formaliser dans les modèles de parcours transforme une tâche de vingt minutes en une saisie de date. La génération applique les jours de formation, les horaires du matin et de l’après-midi, ainsi que la durée du programme, pour produire toutes les séances. Le planning existe avant même que le premier apprenant soit inscrit.
Reprendre la main sans casser le calendrier
Aucune génération automatique ne survit au réel : un formateur indisponible, un jour férié, une salle prise par un autre groupe. C’est précisément là que beaucoup d’outils imposent de tout régénérer, avec le risque d’écraser les ajustements déjà validés avec le client et communiqués aux apprenants. Le planning devient alors un objet fragile que personne n’ose toucher.
Dans Loop, un déplacement ponctuel reste ponctuel. Vous déplacez la séance concernée sur le calendrier, vous ajustez ses horaires ou vous fractionnez la journée, et le reste du calendrier ne bouge pas. Cette séparation entre la règle et l’exception est ce qui rend la planification tenable sur une année entière et sur plusieurs sessions parallèles.
Planifier à la main quand c’est plus rapide
Certaines activités ne se prêtent pas aux règles : le formateur indépendant qui pose trois interventions par mois selon les demandes, l’organisme qui vend de l’intra sur mesure avec des dates négociées client par client. Imposer un modèle de parcours dans ces situations revient à créer du paramétrage inutile pour un gain nul.
La planification libre répond à ce besoin : vous glissez les modules sur le calendrier aux créneaux voulus et la session se construit séance par séance. Le résultat est identique pour la suite du processus, qu’il s’agisse des convocations, de l’émargement ou du décompte des heures réalisées, ce qui vous laisse choisir la méthode session par session.
Les points à retenir
- Règles définies une seule foisJours travaillés, horaires du matin et de l’après-midi sont portés par le modèle de parcours et réappliqués à chaque nouvelle session du même programme.
- Génération depuis la date de débutUne date suffit à produire l’ensemble des séances correspondant à la durée du programme, avant même que les inscriptions soient closes ou que le formateur soit affecté.
- Ajustements ponctuels préservésDéplacer, décaler ou fractionner une séance n’entraîne aucun recalcul du reste du calendrier, ce qui protège les dates déjà annoncées aux apprenants et aux entreprises.
- Mode manuel assuméLes sessions sur mesure se construisent séance par séance sur le calendrier, sans paramétrage préalable, pour les activités où chaque intervention est négociée avec le client.
- Un planning immédiatement exploitableLes séances générées alimentent directement les convocations, l’émargement, la charge des formateurs et le décompte des heures, sans ressaisie dans un autre outil.
Un centre de formation continue à la rentrée
Un centre de formation continue lance chaque mois de septembre onze sessions qui suivent le même rythme : deux jours par semaine, le lundi et le mardi, de neuf heures à douze heures trente puis de treize heures trente à dix-sept heures. Les années précédentes, la coordinatrice bloquait deux journées de son mois d’août pour poser les séances dans un tableur, puis les recopiait dans les convocations. Le rythme étant désormais décrit dans le modèle de parcours, elle saisit la date de démarrage de chaque session et vérifie le calendrier produit. Restent les vraies décisions : décaler les séances qui tombent sur un pont, arbitrer les indisponibilités de deux formateurs, et confirmer les salles.
Questions fréquentes
La génération automatique tient-elle compte des jours fériés ?
Les règles portent sur les jours de formation et les horaires, tandis que les exceptions du calendrier se traitent ensuite au cas par cas. En pratique, vous générez la session puis vous parcourez le calendrier pour déplacer les quelques séances qui tombent mal. Cette relecture reste utile : elle est aussi l’occasion de vérifier les disponibilités des formateurs et l’occupation des salles avant d’envoyer les convocations.
Puis-je modifier le planning après l’envoi des convocations ?
Oui, un planning vit jusqu’au dernier jour de la session. Vous déplacez la séance concernée, puis vous informez les apprenants et le formateur depuis la messagerie intégrée. Le point de vigilance est ailleurs : gardez une trace de la raison du changement, car un écart entre les dates annoncées et les dates réalisées est une question fréquente en audit.
Comment créer une session dont les dates ne sont pas fixées ?
Créez la session sans générer les séances, le temps que la commande se confirme. Vous pouvez déjà inscrire des apprenants, préparer les documents et suivre l’opportunité commerciale en parallèle. Dès que la date de démarrage est arrêtée, la génération produit le calendrier et le reste de la chaîne se déclenche : convocations, émargement, affectation du formateur et réservation de la salle.
Faut-il paramétrer un modèle de parcours pour chaque formation ?
Ce n’est pas obligatoire. Le modèle sert les formations que vous reprogrammez régulièrement selon le même rythme, là où l’économie de temps est réelle. Pour une intervention ponctuelle ou un intra sur mesure, la planification libre reste plus rapide que la création d’un modèle. Beaucoup d’organismes n’en paramètrent que pour leurs trois ou quatre formations les plus récurrentes.
