Un administrateur choisit pour tout l’organisme les raccourcis affichés dans « Outils de la session » et leur ordre, parmi 17 outils.
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« Outils de la session personnalisables » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Préinscription en ligne via formulaires, Génération automatique de documents et Modules de formation (présentiel, distanciel, blended).
Le planning est le point où se rencontrent toutes les contraintes d’un organisme : disponibilité des formateurs, capacité des salles, dates imposées par les entreprises clientes, alternance des périodes en centre et en entreprise. Loop Formations réunit ces éléments dans un calendrier partagé où chaque session porte ses séances, ses intervenants, ses lieux et ses inscrits. Les modifications se répercutent sur les convocations, l’émargement et le suivi, ce qui évite tout décalage entre ce qui est prévu et ce qui est réellement organisé.
Éviter les doubles réservations de formateur et de salle
Les conflits d’agenda coûtent cher : un formateur positionné sur deux sessions le même matin, une salle réservée deux fois, une journée programmée un jour férié. Le calendrier signale ces situations au moment de la planification, quand la correction reste simple et sans conséquence pour les participants déjà convoqués.
Les disponibilités des formateurs, internes comme indépendants, se déclarent dans l’outil et deviennent visibles par la personne qui planifie. Pour un organisme multi-centres, le calendrier se filtre par site, par salle ou par intervenant, ce qui permet de répartir la charge sans passer par des échanges de messages entre coordinateurs de sites différents.
Quand le planning change, tout suit
Un report de séance déclenche mécaniquement une série de tâches : prévenir les apprenants, prévenir le formateur, éventuellement l’entreprise cliente, corriger la convocation, ajuster l’émargement attendu. C’est précisément là que se logent la plupart des oublis, surtout quand plusieurs personnes gèrent les sessions en parallèle.
Dans Loop, la modification d’une séance met à jour le calendrier de chaque profil concerné et permet de renvoyer les convocations actualisées sans reconstruire le document. Les espaces apprenant, formateur et entreprise reflètent la nouvelle date, ce qui réduit nettement les appels au secrétariat le matin de la séance concernée.
Chaque interlocuteur dispose de son propre espace
Un organisme s’adresse à trois publics aux besoins différents. L’apprenant veut son planning, ses documents, ses contenus et ses évaluations. Le formateur veut ses sessions, ses listes de participants et son émargement. L’entreprise cliente veut savoir où en sont ses salariés et récupérer ses pièces. Les espaces dédiés répondent à ces attentes sans mobiliser l’équipe administrative pour chaque question.
Ce fonctionnement en libre-service allège considérablement les sollicitations. Un client qui retrouve seul son attestation à vingt-deux heures n’écrit pas de courriel le lendemain matin. Un formateur qui consulte son planning à jour n’appelle pas pour confirmer une salle. Les échanges qui subsistent sont ceux qui méritent vraiment une conversation, ce qui améliore aussi la qualité perçue de la relation.
Les points à retenir
- Calendrier partagé multi-vuesLe planning se consulte par formateur, par salle, par site ou par session, avec des filtres qui permettent à chaque coordinateur de travailler sur son propre périmètre.
- Détection des conflitsUn formateur ou une salle déjà occupés sur le même créneau sont signalés au moment de la planification, avant que les convocations ne partent vers les participants.
- Séances détailléesChaque session se décompose en séances avec horaires, lieu, modalité et intervenant, ce qui permet de gérer des parcours discontinus, hybrides ou rythmés par l’alternance.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
Un CFA qui alterne périodes en centre et en entreprise
Ce CFA gère des groupes dont le calendrier alterne semaines en centre et semaines en entreprise, avec des rythmes qui varient selon les branches professionnelles. Le planning annuel était construit dans un tableur puis recopié dans les convocations, les feuilles d’émargement et les documents envoyés aux employeurs, avec des versions qui finissaient toujours par diverger. En décrivant les séances une seule fois dans Loop, la coordinatrice obtient un calendrier consultable par les alternants, par les formateurs et par les tuteurs en entreprise. Quand une semaine de centre est déplacée, la modification est faite à un seul endroit et les trois publics voient la même information. Les visites en entreprise se planifient dans le même calendrier, ce qui évite de les programmer pendant une période de présence au centre.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si une séance est annulée au dernier moment ?
Vous modifiez ou annulez la séance dans le calendrier, ce qui met à jour les vues des apprenants, des formateurs et des entreprises concernées. Vous reprogrammez ensuite la séance à une autre date et renvoyez les convocations actualisées. L’historique de la modification reste visible, ce qui est utile pour expliquer un écart entre le programme initial et les heures réellement réalisées.
Peut-on gérer plusieurs sites de formation dans le même planning ?
Oui. Les sessions se rattachent à un site et à une salle, et le calendrier se filtre par centre, par salle ou par intervenant. Un coordinateur travaille ainsi sur son périmètre tout en gardant la visibilité sur les formateurs partagés entre plusieurs sites. La détection des conflits porte sur l’ensemble, ce qui évite de positionner un même intervenant sur deux centres au même moment.
Le tarif dépend-il du nombre de fonctionnalités utilisées ?
Le tarif démarre à 99 € HT par mois, tout inclus. Vous n’avez donc pas à arbitrer entre des modules au moment de la souscription, ni à découvrir qu’une fonction devenue nécessaire suppose une option supplémentaire. Cela permet d’activer progressivement ce dont vous avez besoin, au rythme de votre organisation, sans que chaque nouvel usage relance une discussion commerciale.
Loop convient-il à un formateur indépendant comme à un CFA ?
Oui, avec des usages différents. Un indépendant utilisera surtout le catalogue, les inscriptions, les documents et la facturation, et appréciera de ne plus tenir de tableurs. Un CFA mobilisera en plus le suivi des alternants, les contrats d’apprentissage et les visites en entreprise. La couverture fonctionnelle est la même, ce sont les modules réellement activés qui varient selon votre activité.
