L’audit Qualiopi est l’examen mené par un organisme certificateur accrédité pour vérifier, preuves à l’appui, qu’un prestataire de formation satisfait aux 32 indicateurs du RNQ (Référentiel National Qualité). Sa réussite conditionne la délivrance de la certification Qualiopi, valable trois ans et exigée pour mobiliser les financements publics et mutualisés : OPCO, CPF, France Travail, État et Régions.
Audit Qualiopi : qui audite, sur quelle base ?
L’audit Qualiopi est réalisé par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac (Comité français d’accréditation) ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences. Le prestataire de formation le choisit et le rémunère librement. L’auditeur évalue la conformité au Référentiel National Qualité, issu de la loi « Avenir professionnel » de 2018 et des décrets du 6 juin 2019, structuré en 7 critères et 32 indicateurs.
Le périmètre audité dépend des catégories d’actions déclarées : actions de formation, bilans de compétences, VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) et actions de formation par apprentissage. Un organisme qui ne dispense que de la formation continue non certifiante est audité sur une vingtaine d’indicateurs ; un CFA l’est sur les 32. L’auditeur ne juge jamais la qualité pédagogique de vos formations : il vérifie que des processus existent, sont appliqués et que des preuves le démontrent.
Initial, surveillance, renouvellement : les trois audits du cycle
La certification suit un cycle de trois ans rythmé par trois audits distincts, chacun avec son objectif propre.
| Audit | Quand ? | Objectif | Modalité |
|---|---|---|---|
| Audit initial | Avant la délivrance du certificat | Vérifier l’ensemble des indicateurs applicables | Sur site en règle générale |
| Audit de surveillance | Entre le 14e et le 22e mois | Contrôler le maintien de la conformité et la correction des non-conformités mineures | Souvent réalisable à distance |
| Audit de renouvellement | Avant la date d’échéance du certificat | Réexaminer tous les indicateurs et ouvrir un nouveau cycle de trois ans | Sur site en règle générale |
Combien de temps dure un audit Qualiopi ?
La durée de l’audit initial est encadrée par l’arrêté du 6 juin 2019 : elle dépend du chiffre d’affaires lié à l’activité de formation et du nombre de catégories d’actions auditées.
| Chiffre d’affaires formation | Durée de l’audit initial (mono-site, une catégorie) |
|---|---|
| Moins de 150 000 € | 1 jour |
| De 150 000 à 750 000 € | 1,5 jour |
| Plus de 750 000 € | 2 jours |
Chaque catégorie d’actions supplémentaire (bilans de compétences, VAE, apprentissage) ajoute une demi-journée, et les organismes multi-sites font l’objet d’un échantillonnage de sites qui allonge la durée. L’audit de surveillance est plus court que l’audit initial ; le renouvellement retrouve une durée proche de celle de l’initial. Le détail des durées figure dans les textes officiels consultables sur Légifrance.
Comment se déroule la journée d’audit ?
Le déroulé est largement standardisé d’un certificateur à l’autre et suit six temps forts.
- Contractualisation et planification : devis, contrat, questionnaire de périmètre (chiffre d’affaires, catégories d’actions, sites), puis fixation de la date d’un commun accord.
- Réunion d’ouverture : présentation de l’organisme et de son activité, rappel du périmètre, validation du programme de la journée.
- Examen indicateur par indicateur : pour chacun, l’auditeur écoute la description de votre pratique, consulte les preuves (programmes, conventions, feuilles d’émargement, questionnaires, veille) et consigne ses constats.
- Entretiens : selon la taille de la structure, l’auditeur échange avec des formateurs, le référent handicap ou l’équipe administrative.
- Réunion de clôture : restitution orale des constats et annonce des éventuelles non-conformités.
- Rapport d’audit : transmis dans les jours qui suivent ; en l’absence de non-conformité majeure, le certificateur prononce la certification.
Non-conformités : mineure ou majeure, quelles conséquences ?
Une non-conformité mineure sanctionne la prise en compte partielle d’un indicateur : le processus existe mais son application est incomplète ou irrégulière. Elle n’empêche pas la délivrance du certificat. L’organisme propose un plan d’actions correctives, dont la mise en œuvre est vérifiée au plus tard lors de l’audit suivant.
Une non-conformité majeure correspond à l’absence de prise en compte d’un indicateur, ou à une mineure non corrigée. Elle bloque la délivrance — ou le maintien — du certificat : l’organisme dispose de trois mois pour transmettre ses corrections au certificateur. À défaut, la procédure est close et il faut repartir sur un nouvel audit.
Ce que les auditeurs regardent de près
Quelques indicateurs concentrent l’essentiel des écarts relevés en audit ; traitez-les en priorité.
- Indicateur 1 : cohérence totale entre site web, catalogue et programmes — prérequis, objectifs, durées, tarifs, accessibilité et indicateurs de résultats identiques partout.
- Indicateur 8 : positionnement à l’entrée réellement administré et exploité, pas un simple modèle vierge présenté en classeur.
- Indicateurs 10 et 12 : assiduité tracée par des émargements complets et gestion datée et motivée des abandons.
- Indicateurs 23 à 25 : veilles légale, métiers et pédagogique appuyées sur des preuves datées et récurrentes, pas une capture d’écran isolée.
- Indicateur 26 : référent handicap identifié et procédure d’orientation des publics en situation de handicap.
- Indicateurs 30 à 32 : recueil des appréciations, registre des réclamations et boucle d’amélioration continue documentée.
Checklist : préparer son audit en six étapes
- Délimiter votre périmètre : catégories d’actions déclarées, indicateurs applicables, durée d’audit correspondante.
- Réaliser un auto-diagnostic indicateur par indicateur, par exemple avec la checklist gratuite des 32 indicateurs.
- Rédiger ou actualiser les procédures manquantes, puis rattacher à chacune ses modèles de documents.
- Rassembler les preuves d’application sur des sessions réelles : conventions signées, émargements, évaluations, questionnaires de satisfaction.
- Comparer plusieurs certificateurs (tarif journalier, frais annexes, délais) et contractualiser au moins deux mois avant la date visée.
- Préparer l’équipe : chacun doit savoir exposer sa pratique et retrouver ses preuves sans hésiter le jour J.
Préparer l’audit Qualiopi avec Loop
Loop embarque un assistant d’audit organisé autour des 32 indicateurs : pour chacun, vous consignez votre procédure, rattachez vos modèles de documents et vos preuves, et visualisez d’un coup d’œil ce qui reste à compléter. Votre profil d’audit est calculé automatiquement à partir de vos catégories d’actions, et les indicateurs qui ne vous concernent pas sont écartés du périmètre. L’IA peut pré-remplir le dossier en rattachant vos ressources existantes aux bons indicateurs. Surtout, un score de conformité est calculé sur chaque session réelle — convention signée, convocation, émargements, positionnement, satisfaction — avec des avertissements explicites : vous corrigez session par session, avant que l’auditeur ne le fasse pour vous.
Questions fréquentes
L’audit Qualiopi peut-il être réalisé à distance ?
Oui, sous conditions. L’audit initial se tient en principe sur site, mais les certificateurs peuvent le mener à distance lorsque les moyens techniques garantissent un examen complet des preuves. L’audit de surveillance, lui, est très fréquemment conduit en visioconférence, ce qui supprime les frais de déplacement. Vérifiez la politique de votre certificateur dès la demande de devis.
Que se passe-t-il en cas de non-conformité majeure à l’audit initial ?
Le certificat n’est pas délivré tant que la non-conformité n’est pas levée. Vous disposez de trois mois pour transmettre au certificateur vos actions correctives et leurs preuves. S’il les juge satisfaisantes, la certification est prononcée sans refaire l’audit complet ; passé ce délai, la procédure est close et tout est à recommencer.
Un organisme nouvellement créé peut-il passer l’audit ?
Oui. Un « nouvel entrant » sans historique d’activité est audité sur les processus prévus plutôt que sur des preuves passées : l’auditeur vérifie que le système qualité est construit et prêt à fonctionner. La réalité de la mise en œuvre est ensuite contrôlée à l’audit de surveillance, programmé entre le 14e et le 22e mois.
Faut-il transmettre les preuves avant le jour de l’audit ?
Généralement non : les preuves sont consultées pendant l’audit, sur votre logiciel ou vos classeurs. Certains certificateurs demandent en amont quelques éléments de cadrage, comme le NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) ou l’organigramme. L’essentiel est de pouvoir présenter chaque preuve en quelques secondes : un dossier structuré par indicateur fait gagner un temps décisif.
Peut-on changer de certificateur en cours de cycle ?
Oui, le transfert est possible, notamment au moment de la surveillance ou du renouvellement. Le nouveau certificateur reprend le cycle en cours après examen du dossier et des rapports d’audit précédents. Comparez néanmoins les tarifs et les frais annexes avant de basculer.
Voir aussi
- Certification Qualiopi : le guide complet
- Audit de surveillance Qualiopi : préparation et déroulé
- Audit de renouvellement Qualiopi : anticiper la fin de cycle
- Coût de la certification Qualiopi : le vrai budget
Vos preuves d'audit prêtes, session par session
Loop automatise l’administratif, la conformité Qualiopi, le BPF et les documents de formation de bout en bout.