Loop peut relancer automatiquement les apprenants qui n’ont pas émargé. Un email de rappel part après la séance pour récupérer les signatures manquantes avant qu’il ne soit trop tard.
Détection automatique
Après chaque séance, Loop identifie les apprenants qui n’ont pas signé. Sans intervention de votre part, une relance peut partir automatiquement selon le paramétrage que vous avez défini.
Séquence de relances
Configurez jusqu’à 3 relances avec des délais croissants : 2h après la séance, le lendemain, 3 jours après. Le ton peut évoluer d’un simple rappel à une demande plus insistante.
Arrêt automatique
Dès que l’apprenant signe, les relances s’arrêtent automatiquement. Si après toutes les relances la signature manque toujours, vous êtes notifié pour traiter manuellement le cas.
« Relance automatique des absences » fait partie du module Émargement de Loop Formations, aux côtés de Mode restrictif (Optionnel), Géolocalisation (optionnelle) et Émargement manuel par le formateur.
La signature manquante est le premier poste de temps perdu dans un service formation. Elle oblige à repérer les manques, à retrouver un contact, à écrire un message, puis à recommencer quelques jours plus tard. La relance automatique prend en charge cette séquence. Loop repère les apprenants qui n’ont pas validé une séance et déclenche les rappels selon le rythme que vous avez défini, en s’arrêtant dès que la signature arrive. Votre équipe n’intervient plus que sur les exceptions.
Récupérer les signatures sans y penser
Le mécanisme repose sur une comparaison simple entre les présences attendues et celles enregistrées après une séance. Aucune action de votre part n’est nécessaire pour lancer la détection : elle se fait à l’issue du créneau. Les rappels partent ensuite selon la configuration retenue, y compris quand personne n’est disponible pour consulter le suivi ce jour-là.
L’enjeu n’est pas seulement le confort. Une signature se récupère d’autant plus facilement que le souvenir de la séance est frais. Passé quelques semaines, l’apprenant hésite, demande des précisions, ou refuse de signer un document dont il ne se souvient plus. Automatiser le premier rappel supprime cette dégradation liée au simple écoulement du temps.
Régler la cadence et le ton des rappels
Vous définissez le nombre de rappels et l’intervalle qui les sépare. Un premier message quelques heures après la séance capte les oublis immédiats. Un deuxième le lendemain touche ceux qui n’ont pas consulté leur messagerie. Un troisième, plus espacé, sert de dernier recours avant traitement manuel. Cette progression évite d’envoyer trois messages identiques en une matinée.
Le contenu se règle aussi. Un rappel courtois convient au premier envoi ; un message plus ferme, rappelant que la signature conditionne la justification des heures auprès du financeur, se justifie au dernier. Adapter le ton évite l’effet contre-productif d’une relance perçue comme une injonction dès la première sollicitation, notamment auprès de publics salariés.
Garder la main sur les cas qui résistent
L’automatisation traite le volume, pas les exceptions. Dès qu’une signature est enregistrée, la séquence s’interrompt pour la personne concernée : elle ne reçoit pas de rappel devenu sans objet, ce qui préserve la crédibilité de vos envois. Les autres cas restent visibles dans le suivi de session et vous êtes informé de ceux qui n’ont pas abouti.
Ces cas résiduels demandent souvent autre chose qu’un message : un appel, une vérification auprès du formateur, l’enregistrement d’une absence réelle avec son motif. Le bénéfice de l’automatisation tient précisément là. Votre équipe ne consacre plus son temps aux oublis ordinaires et se concentre sur les situations qui exigent un vrai traitement humain.
Les points à retenir
- Détection après chaque séanceLoop compare les présences attendues et enregistrées à l’issue du créneau, puis identifie les apprenants concernés sans qu’aucun membre de votre équipe ait à lancer la vérification.
- Cadence configurableVous fixez le nombre de rappels et les délais qui les séparent, depuis un envoi rapide après la séance jusqu’à un dernier recours plusieurs jours plus tard.
- Ton adapté au rappelLe ton peut évoluer d’un rappel courtois à une demande plus ferme, ce qui évite de traiter un simple oubli comme un manquement caractérisé dès le premier envoi.
- Arrêt dès la signatureLa séquence s’interrompt automatiquement pour la personne qui vient de valider sa présence. Aucun message inutile ne part, la crédibilité de vos envois reste intacte.
- Notification des cas non résolusÀ l’issue des rappels, les signatures toujours manquantes vous sont signalées. Vous traitez ces situations résiduelles par téléphone ou en enregistrant une absence motivée dans le dossier de l’apprenant.
Un formateur indépendant en gestion de projet
Ce consultant indépendant anime des formations courtes en entreprise et gère seul l’administratif de son activité déclarée. Ses interventions s’enchaînent parfois sur trois villes dans la même semaine, ce qui laisse peu de place au suivi des présences le soir venu. Il a paramétré une séquence de rappels qui se déclenche à l’issue de chaque séance, avec un premier message le jour même et un second le lendemain matin. Pendant qu’il se déplace vers son intervention suivante, les signatures manquantes se récupèrent sans lui. Il consulte le suivi une fois par semaine, traite les rares cas restants et édite ses feuilles de présence au moment de facturer, sans avoir à reconstituer quoi que ce soit.
Questions fréquentes
Puis-je désactiver les relances sur certaines sessions seulement ?
Oui. Le paramétrage s’applique par session, ce qui vous permet d’adopter des règles différentes selon les publics. Une formation intra-entreprise où le responsable formation suit lui-même son groupe n’appelle pas les mêmes rappels qu’un parcours long réunissant des demandeurs d’emploi. Vous activez la séquence là où elle sert et vous laissez le suivi manuel ailleurs, sans imposer un fonctionnement uniforme à tout votre catalogue.
Les relances risquent-elles d’être perçues comme du harcèlement ?
C’est le risque à surveiller, et il se maîtrise par le paramétrage. Limitez le nombre de rappels, espacez-les suffisamment et soignez la formulation du premier message, qui doit ressembler à un service rendu plutôt qu’à une mise en demeure. L’arrêt automatique dès la signature protège aussi votre relation : personne ne reçoit de rappel pour une séance déjà validée, ce qui est la première source d’agacement.
Que faire quand l’apprenant ne signe jamais malgré les rappels ?
Vous êtes notifié des situations non résolues et vous reprenez la main. Deux traitements sont possibles : établir qu’il s’agit d’une absence réelle et l’enregistrer avec son motif, ou obtenir confirmation de la présence auprès du formateur et enregistrer le statut manuellement. Dans les deux cas, la trace de l’intervention reste dans le dossier, ce qui préserve la lisibilité de la session en cas de contrôle.
Les relances peuvent-elles partir en dehors des horaires de bureau ?
Les délais que vous configurez sont exprimés à partir de la fin de la séance, ce qui peut placer un envoi en soirée pour un créneau tardif. Si vos publics sont salariés, préférez un premier délai qui reporte le message au lendemain matin plutôt qu’un envoi immédiat. Ce réglage se décide session par session, en fonction de vos horaires de formation et des habitudes de votre audience.
