Vos mails de facture portent un bouton « Consulter et régler ma facture » aux couleurs de l’organisme, qui ouvre la page en ligne de la facture pour la régler par carte ou par virement.
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« Mails de facture avec bouton de règlement » fait partie du module Communication de Loop Formations, aux côtés de Formulaires en ligne personnalisables, Modèles d’emails personnalisables et Tracking des ouvertures et clics.
Une même session peut être payée par plusieurs sources : une entreprise pour la part qui lui revient, un financeur pour le reste, parfois l’apprenant lui-même. Émettre une facture unique dans ce contexte conduit aux impayés et aux relances confuses. Loop Formations répartit le montant par payeur dès l’inscription, produit les factures correspondantes à partir des heures réalisées, suit les règlements et prépare les exports vers votre comptabilité ainsi que les éléments nécessaires au bilan pédagogique et financier.
Préparer la clôture sans course aux justificatifs
La clôture d’exercice se joue surtout sur la disponibilité des pièces. Convention signée, facture, avoir éventuel, preuve de réalisation : ces documents sont produits à des moments différents et par des personnes différentes. Les conserver rattachés au même dossier de session, plutôt que dispersés dans des messageries et des disques partagés, transforme une recherche de plusieurs heures en une consultation immédiate.
Le rattachement sert aussi hors clôture. En cas de contestation d’une entreprise cliente sur une prestation facturée, vous retrouvez au même endroit la convention, les émargements et l’attestation. En cas de contrôle, vous démontrez la cohérence entre ce qui a été vendu, ce qui a été réalisé et ce qui a été encaissé, sans reconstituer l’historique de mémoire.
Répartir le financement dès l’inscription
La répartition entre payeurs se décide au moment de l’inscription, pas au moment de facturer. En enregistrant dès le départ qui prend en charge quelle part, vous évitez la reconstitution de dossier en fin de session, quand les interlocuteurs ont changé et que les accords verbaux ne sont plus vérifiables par personne.
Chaque part porte son propre destinataire, son propre montant et ses propres conditions. La facturation en découle mécaniquement : autant de factures que de payeurs, cohérentes entre elles et rattachées à la même session. Les écarts entre le prévu et le réalisé se traitent avant émission, ce qui limite fortement le recours aux avoirs.
Suivre les règlements et relancer sans y penser
Le suivi des encaissements est souvent la partie la moins outillée d’un organisme : un tableau à jour une semaine sur deux, des relances faites de mémoire, des impayés découverts au moment de la clôture. Loop rapproche les règlements des factures émises et fait apparaître ce qui reste dû, par client et par ancienneté.
Les relances peuvent être automatisées selon des échéances que vous définissez, avec un modèle de message adapté au type de destinataire. Une entreprise cliente et un financeur institutionnel ne se relancent pas de la même façon. Vous conservez la trace des relances envoyées, ce qui est utile en cas de contestation ultérieure sur un dossier ancien.
Les points à retenir
- Suivi des encaissementsLes règlements se rapprochent des factures émises et le reste dû apparaît par client et par ancienneté, sans tenir de tableau de suivi en parallèle.
- Relances paramétrablesLes relances partent selon les échéances que vous fixez, avec un message adapté au destinataire, et la trace des envois reste attachée au dossier du client.
- Exports et préparation du BPFLes écritures s’exportent vers votre comptabilité et les données utiles au bilan pédagogique et financier se consolident à partir de votre activité réelle.
- Avoirs tracésUne annulation se traite par un avoir rattaché à la facture d’origine plutôt que par une suppression, ce qui préserve la piste d’audit et la cohérence du chiffre d’affaires.
- Export par périodeVous choisissez la période et le périmètre de l’export, ce qui permet un rythme mensuel régulier plutôt qu’un rattrapage massif en fin d’exercice.
Un organisme dont les sessions sont cofinancées
Dans cet organisme, la plupart des inscriptions font intervenir au moins deux payeurs : l’entreprise pour une partie du coût et un financeur pour le solde. La facturation était produite après coup, à partir de notes prises pendant les échanges commerciaux, ce qui donnait des documents émis tardivement et des montants parfois contestés. Le suivi des impayés reposait sur un tableau mis à jour une fois par mois. En enregistrant la répartition dès l’inscription et en générant les factures à partir des heures émargées, la comptable émet les documents dans la semaine qui suit la fin de session. Les relances partent selon des échéances fixes, et la préparation du bilan pédagogique et financier s’appuie sur des données déjà consolidées plutôt que sur une reconstitution de fin d’exercice.
Questions fréquentes
Loop se connecte-t-il directement aux financeurs pour les prises en charge ?
Non. Loop Formations ne réalise pas de dépôt automatique auprès des financeurs : vous continuez à effectuer vos démarches selon leurs procédures habituelles. Ce que l’outil apporte, c’est le dossier complet et cohérent qui les alimente : convention signée, présences horodatées, heures réalisées, attestations et facture correspondante. C’est souvent ce qui distingue un dossier accepté rapidement d’un dossier renvoyé pour pièce manquante.
Comment sont gérés les avoirs et les régularisations ?
Un écart entre le prévu et le réalisé se traite idéalement avant émission, grâce au rapprochement avec les heures émargées. Lorsqu’une correction reste nécessaire après coup, l’avoir se rattache à la facture d’origine et au dossier concerné, avec sa date et son motif. L’historique complet reste consultable, ce qui est précieux lors d’un contrôle ou d’une clôture d’exercice comptable.
Comment gérer une session payée par plusieurs financeurs différents ?
L’inscription reste unique, mais son financement est réparti entre les payeurs concernés. Chaque payeur reçoit sa propre facture, avec son montant et son échéance, et son solde évolue indépendamment des autres. Vous voyez donc à tout moment quelle part d’une session est réglée et par qui, sans créer plusieurs fois le même apprenant ni tenir un tableau de répartition à côté du logiciel.
Que faire si une facture a été émise avec une erreur de montant ?
La règle est d’émettre un avoir rattaché à la pièce d’origine, puis une nouvelle facture corrigée. Supprimer la facture initiale casserait la numérotation continue et rendrait l’export incohérent avec ce que le client a déjà reçu. L’avoir laisse une trace explicite de la correction, compréhensible par votre cabinet comme par l’entreprise cliente, et reste rattaché au dossier de la session concernée.
