Une entreprise qui inscrit plusieurs salariés dépose sa liste Excel ou CSV, un PDF, une photo ou un texte collé : un tableau à vérifier prépare la fiche de chaque participant.
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« Inscription de groupe depuis une liste » fait partie du module Vente en ligne & boutique de Loop Formations, aux côtés de Tunnels d’inscription avec paiement, Catalogue public par formation ou par session et Aperçu gratuit des leçons.
Entre la première demande de renseignement et l’apprenant présent le premier jour, il se passe une dizaine d’étapes : qualification du besoin, proposition, relance, validation du financement, inscription, dossier complet. Loop Formations suit cette chaîne dans un seul outil, du prospect jusqu’à la place occupée dans une session. Vous savez à tout moment ce qui est en attente, ce qui bloque et quelles sessions risquent de ne pas se remplir, sans tenir de tableau de suivi parallèle.
Tenir la conformité sans y consacrer ses soirées
Les obligations d’un organisme sont nombreuses : preuves de réalisation, recueil des appréciations, traitement des difficultés, bilan pédagogique et financier annuel, exigences du référentiel national qualité et de ses sept critères. Traitées ponctuellement, elles produisent des périodes de surcharge intenables. Intégrées au déroulement normal des sessions, elles deviennent une conséquence du travail plutôt qu’un chantier supplémentaire.
C’est le principe de fond du logiciel : les émargements, les évaluations et les documents se constituent pendant l’action, à leur place naturelle. Le jour où un auditeur ou un financeur demande un justificatif, il existe déjà et se retrouve en quelques secondes. Vous ne préparez plus un dossier, vous ouvrez un historique qui s’est construit tout seul au fil de l’année.
Ne plus perdre de demandes en route
Les demandes arrivent par le site, par téléphone, par une entreprise cliente ou par un formateur. Sans point de collecte unique, certaines restent dans une boîte mail personnelle et ne sont jamais relancées. Le suivi commercial de Loop regroupe ces contacts, leur origine et l’historique des échanges, pour que chaque demande ait un responsable et une prochaine action.
L’avancement se lit par étapes explicites : à qualifier, proposition envoyée, en attente de financement, inscrite, perdue. Vous voyez l’encours réel plutôt qu’une impression, et vous repérez les dossiers qui stagnent. Pour un organisme dont l’activité dépend de quelques grands comptes, cette visibilité vaut souvent plus qu’un effort supplémentaire de prospection.
Relations entreprises et inscriptions groupées
Une part importante de l’activité passe par des entreprises qui inscrivent plusieurs salariés à la fois, parfois sur des sessions différentes. Le suivi conserve la fiche de l’entreprise, ses interlocuteurs, ses inscriptions passées et les documents échangés, ce qui permet de traiter une commande groupée sans ressaisir chaque participant isolément.
L’entreprise dispose par ailleurs de son propre espace, où elle suit les salariés qu’elle a inscrits et retrouve ses documents. Ce point réduit les échanges de courriels de suivi et donne une image professionnelle du fonctionnement de l’organisme, notamment auprès des services formation qui gèrent plusieurs prestataires en parallèle.
Les points à retenir
- Remplissage des sessionsLe nombre d’inscrits et de places restantes se suit session par session, ce qui permet d’arbitrer entre relancer, ouvrir une date supplémentaire ou annuler à temps.
- Suivi des opportunitésChaque demande passe par des étapes explicites, avec un responsable et une prochaine action, ce qui évite les dossiers laissés sans réponse pendant plusieurs semaines.
- Historique par contactÉchanges, propositions, inscriptions passées et documents envoyés restent rattachés à la personne et à son entreprise, y compris quand la personne qui suivait le dossier change.
- Tarif unique tout inclusÀ partir de 99 € HT par mois, tout inclus, avec un essai gratuit de quatorze jours sans carte bancaire pour tester sur votre activité réelle.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
Un organisme qui vend surtout en inter-entreprises
Cet organisme ouvre des sessions à dates fixes et remplit ses groupes avec des participants venant d’entreprises différentes. La difficulté n’est pas de vendre, mais de savoir, trois semaines avant le démarrage, si une session partira ou non. Les demandes arrivaient par plusieurs canaux et le suivi tenait dans un tableur mis à jour de façon irrégulière. En centralisant les demandes, la responsable voit pour chaque session à venir les inscrits confirmés, les dossiers en attente de financement et les propositions restées sans réponse. Elle concentre ses relances sur les sessions proches du seuil de rentabilité et décide plus tôt de maintenir ou d’annuler. Les inscriptions confirmées créent directement les dossiers apprenants, sans nouvelle saisie administrative.
Questions fréquentes
Plusieurs personnes peuvent-elles suivre les mêmes dossiers ?
Oui, et c’est tout l’intérêt d’un suivi partagé : ne plus dépendre d’une seule personne. Les échanges, propositions et documents sont rattachés au contact et à son entreprise, donc un collègue reprend un dossier en cours pendant une absence. Les droits d’accès se règlent par profil, de sorte que chacun ne voit que le périmètre qui le concerne, dans le respect du RGPD.
Faut-il un logiciel de CRM séparé en plus de Loop Formations ?
Non, le suivi commercial fait partie de Loop Formations : prospects, entreprises, opportunités, propositions et inscriptions se trouvent dans le même outil que les sessions et la facturation. C’est précisément ce qui évite la double saisie entre un logiciel commercial généraliste et un logiciel de gestion de la formation. Un dossier gagné devient une inscription, puis un dossier apprenant, sans réécrire ce qui est déjà connu.
Le tarif dépend-il du nombre de fonctionnalités utilisées ?
Le tarif démarre à 99 € HT par mois, tout inclus. Vous n’avez donc pas à arbitrer entre des modules au moment de la souscription, ni à découvrir qu’une fonction devenue nécessaire suppose une option supplémentaire. Cela permet d’activer progressivement ce dont vous avez besoin, au rythme de votre organisation, sans que chaque nouvel usage relance une discussion commerciale.
Loop convient-il à un formateur indépendant comme à un CFA ?
Oui, avec des usages différents. Un indépendant utilisera surtout le catalogue, les inscriptions, les documents et la facturation, et appréciera de ne plus tenir de tableurs. Un CFA mobilisera en plus le suivi des alternants, les contrats d’apprentissage et les visites en entreprise. La couverture fonctionnelle est la même, ce sont les modules réellement activés qui varient selon votre activité.
