Importez vos programmes de formation existants au format PDF et laissez l’IA extraire automatiquement les informations. Titre, objectifs, durée, programme détaillé : tout est récupéré et structuré dans Loop.
Dépôt du PDF
Déposez le fichier PDF de votre programme de formation existant. L’IA analyse le document, identifie les différentes sections et extrait les informations pertinentes.
Extraction intelligente
L’IA reconnaît et extrait : le titre de la formation, les objectifs pédagogiques, les prérequis, la durée, le programme détaillé, les modalités d’évaluation, le public cible. Chaque information est placée dans le bon champ.
Import en lot
Vous pouvez importer plusieurs PDF en une seule opération. Idéal pour migrer un catalogue complet de formations existantes vers Loop sans ressaisie manuelle.
« Import de programmes PDF par IA » fait partie du module Automatisation et IA de Loop Formations, aux côtés de Génération de formulaires complets, Vérifier ses automatisations avant l’envoi et Lou, l’assistant IA dans vos données.
Reprendre un catalogue existant est souvent le vrai point de blocage au moment de changer d’outil. Les programmes vivent dans des PDF, des plaquettes commerciales et des fichiers bureautiques accumulés au fil des années. L’import par IA lit ces documents, reconnaît la trame pédagogique et remplit les champs correspondants dans Loop Formations. Vous passez d’une bibliothèque de fichiers dormants à un catalogue réellement exploitable, relié aux sessions, aux devis et aux conventions, sans mobiliser une personne pendant plusieurs semaines pour de la ressaisie.
Ce que l’IA reconnaît dans un programme
Un programme de formation suit presque toujours la même trame, même quand la mise en page varie : un intitulé, des objectifs pédagogiques, des prérequis, une durée, un déroulé en modules, des modalités d’évaluation et un public visé. L’analyse s’appuie sur ces repères de rédaction plutôt que sur la position des blocs, ce qui lui permet de traiter aussi bien une plaquette sur deux colonnes qu’un document administratif austère.
Les catalogues d’un organisme sont rarement homogènes. Certaines fiches datent de plusieurs années, d’autres ont été rédigées par des formateurs différents, avec leurs habitudes de vocabulaire. Le traitement document par document évite d’imposer un gabarit unique en amont : chaque fichier est interprété pour ce qu’il contient, et les champs absents restent vides plutôt que d’être devinés au risque de fausser la fiche.
Relire, corriger et normaliser avant publication
Aucune fiche ne rejoint le catalogue sans passer devant vous. L’écran de contrôle affiche le contenu extrait champ par champ, à côté du document source, pour que la relecture reste rapide. Vous ajustez une durée mal formulée, découpez un objectif trop long, complétez une modalité manquante. La validation est un geste explicite, jamais un enregistrement silencieux effectué à votre place.
Cette étape est aussi l’occasion d’harmoniser un fonds hétérogène. Beaucoup d’organismes en profitent pour aligner la formulation des objectifs, uniformiser les intitulés de niveau et retirer des mentions commerciales devenues obsolètes. Le résultat n’est pas une simple copie numérique de vos anciens fichiers : c’est un catalogue remis à plat, prêt à alimenter devis, conventions, convocations et programmes remis aux stagiaires.
Migrer un catalogue entier sans figer l’activité
L’import en lot traite plusieurs documents dans la même opération. En pratique, il vaut mieux commencer par les formations les plus vendues, celles qui partiront en session dans les semaines suivantes, puis dérouler le reste du fonds au fil de l’eau. L’équipe administrative travaille sur les fiches déjà validées pendant que la reprise du catalogue se poursuit en arrière-plan.
Une fois créée, la fiche cesse d’être un document isolé. Elle sert de base aux sessions programmées, alimente les pièces contractuelles envoyées aux entreprises clientes et se relie aux contenus du LMS. Corriger un objectif pédagogique se fait alors à un seul endroit, sans repartir d’un fichier enregistré sur un poste et sans risquer d’envoyer deux versions différentes à deux clients.
Les points à retenir
- Lecture des PDF natifsLes documents produits par un traitement de texte sont analysés directement, sans conversion préalable ni découpage manuel des pages, ce qui évite toute préparation technique avant de déposer un fichier.
- Champs remplis automatiquementIntitulé, objectifs, prérequis, durée, déroulé, modalités d’évaluation et public visé rejoignent chacun le champ de la fiche programme qui leur correspond, prêts pour la relecture que vous menez ensuite.
- Validation humaine obligatoireRien n’est publié sans relecture. Vous confirmez, corrigez ou complétez chaque champ proposé avant que la fiche devienne utilisable en session et dans vos documents contractuels.
- Traitement par lotsPlusieurs programmes sont soumis en une fois, ce qui permet de reprendre un fonds documentaire complet sans relancer l’opération fichier après fichier pendant des journées entières de saisie.
- Catalogue immédiatement reliéLa fiche importée alimente ensuite sessions, devis, conventions et supports remis aux apprenants, sans nouvelle saisie dans un autre outil ni copie conservée sur un poste isolé.
Une formatrice indépendante et ses fiches héritées
Une consultante en prévention des risques professionnels gère seule une soixantaine de programmes, rédigés sur dix ans dans un traitement de texte puis figés en PDF pour les clients. Changer de logiciel supposait jusqu’ici de tout retaper le soir, ce qui repoussait indéfiniment la décision. Elle dépose désormais ses fichiers par paquets d’une dizaine, relit les fiches proposées entre deux sessions et corrige surtout les durées, qui variaient selon les versions commerciales. Au passage, elle retire quatre programmes qu’elle ne vend plus et fusionne deux modules devenus redondants. Son catalogue en ligne devient la référence unique : devis et conventions reprennent un contenu à jour, et ses clients reçoivent tous la même version du programme.
Questions fréquentes
Faut-il un modèle de document particulier pour réussir l’import ?
Non. L’analyse porte sur le contenu rédigé, pas sur un gabarit imposé. Une plaquette commerciale mise en page sur deux colonnes, une fiche administrative en noir et blanc ou un document rédigé par un formateur externe sont traités de la même façon. Plus le programme est structuré avec des intitulés explicites, meilleure est la reconnaissance, mais aucun travail de mise en forme préalable n’est demandé de votre côté.
Que se passe-t-il si une information atterrit dans le mauvais champ ?
Vous la déplacez au moment de la relecture, avant publication. L’écran de validation présente le contenu proposé à côté du document source, ce qui rend l’écart visible immédiatement. Rien ne rejoint le catalogue tant que la fiche n’est pas confirmée. Sur les premiers documents, prenez le temps de vérifier chaque champ : vous repérez vite les points de vigilance propres à votre façon de rédiger les programmes.
Un programme scanné donne-t-il un aussi bon résultat ?
Le résultat dépend de la qualité du fichier. Un PDF produit par un traitement de texte contient du texte exploitable et donne des extractions complètes. Un document scanné de travers, trop contrasté ou fortement compressé livre des champs partiels que vous complétez pendant la relecture. Quand vous disposez encore du fichier bureautique d’origine, exportez-le en PDF plutôt que de repartir d’une copie papier numérisée.
Combien de temps faut-il prévoir pour reprendre un catalogue entier ?
Cela dépend surtout du nombre de programmes et de leur état. La méthode qui fonctionne consiste à traiter d’abord les formations qui partent en session dans les semaines qui viennent, puis à avancer par lots réguliers sur le reste du fonds. Le temps réel se concentre sur la relecture et sur les arbitrages éditoriaux, pas sur la saisie. Beaucoup d’organismes profitent de ce passage pour élaguer les programmes qu’ils ne vendent plus.
