L’IA de Loop peut extraire automatiquement des données structurées à partir de documents non structurés. CV, formulaires papier scannés, documents divers : les informations sont identifiées et intégrées.
Analyse de documents
Téléversez un document (PDF, image) et l’IA l’analyse pour en extraire les informations. Elle identifie les champs (nom, date, adresse…) et propose de les intégrer aux fiches Loop correspondantes.
Vérification humaine
Les données extraites sont proposées pour validation. Vous vérifiez que l’IA a bien compris, corrigez si nécessaire, puis validez l’import. La qualité des données est garantie par cette étape de contrôle.
Gain de temps
Plus besoin de ressaisir les informations depuis des documents papier ou PDF. L’IA fait le travail d’extraction, vous ne faites que valider. Un gain de temps considérable sur les tâches administratives.
« Extraction automatique de données » fait partie du module Automatisation et IA de Loop Formations, aux côtés de Déblocage automatique d’étapes, Automatisations Zapier sans code et Import de programmes PDF par IA.
Les organismes de formation reçoivent encore beaucoup d’informations sous forme de documents : bulletins d’inscription remplis à la main, curriculums envoyés par des candidats, fiches de renseignement numérisées par un service formation. Ces pièces finissent le plus souvent recopiées à la main dans le logiciel, avec les fautes de frappe que cela suppose. L’extraction automatique lit le document déposé, isole les informations utiles et les propose pour intégration dans la fiche concernée. La saisie devient une relecture, et le document reste rattaché au dossier.
Des documents reçus aux fiches renseignées
Un bulletin d’inscription rempli par une entreprise cliente contient toujours les mêmes éléments : identité de l’apprenant, coordonnées, date de naissance, intitulé de la formation visée, financeur pressenti. L’analyse repère ces informations dans le fichier déposé, quelle que soit sa mise en forme, et propose une correspondance avec les champs de la fiche. Le travail de recopie se transforme en travail de vérification, nettement plus rapide.
Le principe vaut pour d’autres pièces du quotidien : un curriculum transmis par un candidat en alternance, une fiche de renseignement rédigée par un responsable formation, un formulaire imprimé puis numérisé après signature. Plutôt que de jongler entre un fichier ouvert dans une fenêtre et le logiciel dans une autre, vous restez sur un seul écran pour constituer un dossier complet.
Pourquoi la validation humaine reste indispensable
Une extraction automatique ne connaît pas votre contexte et n’a aucune valeur probante. Un nom composé mal coupé, une date écrite dans un ordre inhabituel, un numéro de téléphone tronqué : ces cas se produisent et se détectent en un coup d’œil quand la proposition apparaît à côté du document. Vous validez champ par champ, ou vous écartez l’ensemble et saisissez vous-même.
Cette étape protège la qualité de votre base. Les données d’un apprenant circulent ensuite dans les convocations, les feuilles d’émargement, les attestations et les factures adressées au financeur : une erreur intégrée sans contrôle se propagerait à toute cette chaîne. Quelques secondes de vérification évitent des corrections en cascade plusieurs semaines plus tard, parfois après l’envoi de documents officiels.
Traiter des pièces sensibles sans les disperser
Les documents reçus par un organisme contiennent des données personnelles. Les traiter directement dans la plateforme évite la multiplication des copies dans les messageries, sur les clés USB et sur les postes de travail, qui reste la première source de fuite dans les structures de petite taille. Les données sont hébergées en France et le traitement s’inscrit dans le cadre du RGPD.
La règle pratique tient en une phrase : ne conservez que ce qui vous est nécessaire. L’extraction facilite le remplissage des champs utiles au dossier de formation, ce qui permet ensuite de ne pas garder indéfiniment la pièce d’origine sans motif. L’accès aux fiches et aux fichiers rattachés reste par ailleurs commandé par les rôles définis pour chaque utilisateur de votre équipe.
Les points à retenir
- Dépôt depuis la ficheLe fichier est déposé directement depuis le dossier concerné, sans passer par un logiciel tiers ni par une conversion manuelle préalable, ce qui limite les copies dispersées.
- Informations identifiées puis proposéesNoms, dates, adresses, coordonnées et intitulés repérés dans le document sont présentés en correspondance avec les champs attendus par la fiche, avant toute écriture dans la base.
- Acceptation champ par champVous acceptez, modifiez ou écartez chaque information proposée. Rien n’entre dans la base sans un geste explicite de votre part, y compris sur les dossiers volumineux.
- Moins de ressaisie manuelleLe temps consacré à recopier des dossiers papier se reporte sur le suivi pédagogique et sur la relation avec les entreprises clientes, là où il crée de la valeur.
- Chaîne documentaire fiabiliséeLes fautes classiques sur les adresses électroniques et les dates disparaissent, ce qui sécurise convocations, attestations et facturation jusqu’au règlement final adressé à chaque financeur concerné.
Un centre qui reçoit des bulletins papier
Un centre de formation en hygiène alimentaire travaille avec des restaurateurs qui remplissent encore les bulletins d’inscription à la main, les photographient et les envoient par messagerie. Chaque session représente une pile de fichiers hétérogènes à recopier avant l’ouverture. L’assistante administrative dépose désormais les images depuis la fiche de session, contrôle les propositions affichées et corrige surtout les adresses électroniques, souvent écrites de façon peu lisible. Les dossiers incomplets apparaissent immédiatement, avant que les convocations ne partent. Le jour de la session, la liste d’émargement correspond aux personnes réellement inscrites, et les factures adressées à chaque établissement reprennent des raisons sociales exactes, ce qui limite les allers-retours au moment du règlement.
Questions fréquentes
L’extraction fonctionne-t-elle sur un bulletin rempli à la main ?
La lisibilité conditionne le résultat. Un formulaire rempli en majuscules d’imprimerie et photographié correctement donne des propositions utilisables, alors qu’une écriture cursive serrée ou un cliché flou produit des champs incomplets. Dans tous les cas, la proposition passe devant vous avant intégration : vous complétez ce qui manque plutôt que de tout saisir. Pour les documents récurrents, un formulaire imprimé avec des cases séparées améliore nettement la reconnaissance.
Les données extraites écrasent-elles une fiche déjà existante ?
Pas sans votre accord. Lorsque la fiche existe, la proposition s’affiche à côté de la valeur déjà enregistrée et vous choisissez de conserver l’ancienne information ou de la remplacer. Ce fonctionnement évite qu’un curriculum ancien ne réécrive une adresse mise à jour la semaine précédente. Sur les dossiers suivis dans la durée, comme ceux des alternants, ce contrôle est particulièrement utile.
Où sont stockés les documents que je dépose ?
Les fichiers restent dans la plateforme, hébergée en France dans un cadre conforme au RGPD, et sont rattachés à la fiche concernée plutôt qu’éparpillés dans des boîtes de messagerie. Leur consultation dépend des droits accordés à chaque utilisateur : un formateur vacataire ne voit pas les pièces réservées à l’équipe administrative. Vous gardez la possibilité de supprimer un document lorsque sa conservation n’est plus justifiée.
Faut-il une compétence technique pour utiliser cette fonction ?
Non. L’opération se limite à déposer un fichier depuis la fiche concernée puis à relire ce qui est proposé. Aucun paramétrage préalable, aucun modèle à décrire, aucune installation sur les postes : la plateforme s’utilise depuis un navigateur. Les équipes administratives prennent la main en quelques dossiers, et l’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, suffit pour tester la fonction sur vos propres documents.
