Loop Formations est organisé en modules qui suivent le cycle réel d’un organisme de formation : attirer et vendre, planifier et inscrire, contractualiser, animer et tracer, évaluer et certifier, facturer et déclarer. Chaque module fonctionne avec les autres à partir d’une même base de données, ce qui évite les ressaisies et garantit que la convention, la convocation, l’émargement, l’attestation et la facture décrivent la même session. Cette page présente cette architecture et la logique qui la sous-tend.
Du prospect à la session confirmée
Le catalogue et les programmes constituent la base : intitulés, objectifs, prérequis, durées, modalités d’évaluation. Le CRM commercial y rattache les demandes entrantes, les entreprises clientes et les devis. Les sessions ouvrent des occurrences datées avec un formateur, un lieu ou une modalité à distance, une capacité et des inscriptions individuelles ou groupées.
Cette séparation entre programme et session est structurante. Elle permet de vendre plusieurs fois la même formation sans dupliquer les fiches, de mesurer ce qui se vend réellement, et de préparer un planning cohérent pour vos formateurs. Le devis accepté déclenche naturellement la suite contractuelle sans qu’aucune information ne soit saisie une deuxième fois.
Contractualiser, animer et prouver
Les conventions, convocations et attestations sont générées depuis les données de la session, avec signature électronique pour la partie contractuelle. En salle ou à distance, l’émargement numérique se fait sur tablette, sur smartphone ou par code, demi-journée par demi-journée. La messagerie et la visioconférence intégrées évitent de disperser les échanges dans des outils extérieurs.
Le LMS natif prolonge le dispositif côté pédagogique : éditeur de cours par blocs, génération de cours par intelligence artificielle en cinq langues, environ vingt-cinq intégrations de contenus synchronisées, déblocage granulaire par date, par prérequis ou par groupe, tuteur pour accompagner les apprenants, badges de réussite et prise en charge du format SCORM.
Évaluer, facturer, déclarer, piloter
Les évaluations à chaud puis à froid alimentent votre démarche qualité et le module dédié, qui couvre les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel national. La facturation gère plusieurs financeurs sur une même session, les relances suivent les impayés, et les exports comptables alimentent votre comptabilité sans reprise manuelle des écritures.
S’ajoutent les briques spécifiques à l’alternance : suivi des alternants, contrats d’apprentissage, visites en entreprise. Le bilan pédagogique et financier, obligation annuelle des organismes, se prépare à partir des données déjà saisies. Les automatisations et l’intelligence artificielle rédactionnelle allègent enfin les tâches répétitives, envois, relances et production de textes récurrents.
Les points à retenir
- Base de données uniqueTous les modules partagent les mêmes données de session, ce qui garantit la cohérence entre convention, convocation, émargement, attestation et facture sans contrôle manuel.
- Espaces dédiésApprenants, formateurs et entreprises clientes disposent chacun d’un espace propre, limité aux informations qui les concernent, ce qui réduit les envois de fichiers.
- LMS natif intégréÉditeur par blocs, cours générés par intelligence artificielle en cinq langues, déblocage granulaire, tuteur, badges et SCORM prolongent la gestion vers la pédagogie.
- Module qualitéLes 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel national sont couverts et adossés aux preuves produites par vos sessions au fil de l’activité.
- Alternance et apprentissageSuivi des alternants, contrats d’apprentissage et visites en entreprise complètent l’ensemble pour les centres de formation d’apprentis et les organismes mixtes.
Un organisme mixte formation continue et alternance
Un organisme développe une activité historique de formation continue pour les entreprises et ouvre progressivement une section en alternance. Ses deux activités n’ont ni le même rythme ni les mêmes obligations : la formation continue vit au rythme des sessions courtes, des devis et de la facturation aux entreprises ; l’alternance suppose un suivi individuel sur plusieurs mois, des contrats d’apprentissage, des visites en entreprise et une relation triangulaire entre l’apprenti, le maître d’apprentissage et le centre. L’architecture modulaire permet de traiter les deux dans le même environnement, avec un catalogue commun, des espaces distincts pour les entreprises partenaires, et des indicateurs qui restent consolidables au niveau de la structure. Le référent qualité travaille sur un seul module qualité, quel que soit le type d’action concernée.
Questions fréquentes
Peut-on n’utiliser qu’une partie des modules au démarrage ?
Oui, et c’est même la manière raisonnable de commencer. Beaucoup d’organismes démarrent par le catalogue, les sessions, les inscriptions et les documents contractuels, puis ajoutent l’émargement numérique, les évaluations, la facturation et enfin le module qualité. L’intérêt de l’architecture intégrée apparaît progressivement : chaque module activé s’appuie sur les données déjà présentes plutôt que d’imposer une nouvelle saisie.
Le LMS remplace-t-il une plateforme pédagogique séparée ?
Le LMS est natif, donc rattaché aux mêmes sessions et aux mêmes apprenants que la gestion administrative. Cela supprime la synchronisation entre deux outils, source classique d’écarts entre les inscrits d’un côté et les comptes de l’autre. Il propose un éditeur de cours par blocs, la génération de cours par intelligence artificielle en cinq langues, le déblocage granulaire des contenus, un tuteur pour les apprenants, des badges et le format SCORM.
Comment les modules communiquent-ils entre eux concrètement ?
Ils partagent la même donnée de référence. Une session créée une fois porte son intitulé, ses dates, sa durée, son formateur, son lieu et ses inscrits ; chaque module y puise ce dont il a besoin. La convention, la convocation, la feuille d’émargement, l’attestation et la facture décrivent donc la même réalité par construction, ce qui élimine la principale source d’incohérence lors des contrôles et des audits.
Faut-il un module supplémentaire pour gérer plusieurs sites ?
L’organisation multi-sites relève du paramétrage et des droits d’accès plutôt que d’un module distinct : chaque site pilote ses sessions et son planning, tandis que la direction consolide les indicateurs et harmonise les modèles de documents. Discutez cette configuration avec l’équipe lors de la mise en place, car les choix de structuration faits au départ conditionnent la lisibilité de vos données pendant les années suivantes.
