Définissez des workflows personnalisés pour automatiser vos processus métier. Chaque étape du parcours de formation peut déclencher des actions : envoi de documents, mails automatiques, changement d’état, déblocage de contenus.
Étapes personnalisables
Les modèles de parcours contiennent des étapes que vous définissez librement : « Avant formation », « Documents requis », « Formation », « Évaluation », « Après formation ». Chaque étape regroupe des composants : documents, formulaires, modules, mails.
Règles de déblocage
Configurez des conditions pour le passage d’une étape à l’autre. Exemple : « L’étape Formation n’est accessible que si les documents de l’étape précédente sont signés. » Les apprenants ne voient les contenus que lorsqu’ils y sont autorisés.
Actions automatiques
Quand une condition est remplie, déclenchez des actions : changer l’état de la participation (passer de « En attente » à « Dossier complet »), envoyer un email, notifier l’équipe. Le workflow avance automatiquement sans intervention manuelle.
« Workflows personnalisables par étapes » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Modules de formation (présentiel, distanciel, blended), Planification automatique et manuelle des séances et Catalogues publics clés en main (illimités).
Un parcours de formation suit toujours une logique : rassembler les pièces, ouvrir les contenus, animer, évaluer, clôturer. Les workflows de Loop Formations permettent de décrire cette logique une fois, puis de l’appliquer à toutes vos sessions. Chaque étape regroupe les documents, formulaires, modules et messages qui lui appartiennent, avec des conditions de passage explicites. Résultat : les apprenants avancent dans un cadre clair et votre équipe cesse de vérifier manuellement qui a le droit d’accéder à quoi.
Décrire votre processus plutôt que de le répéter
Dans un organisme, le processus existe déjà, mais il vit dans les habitudes et dans les mémoires. Il se transmet mal, se perd au départ d’un collaborateur et se déforme selon les périodes de charge. Modéliser ce processus en étapes le rend visible, discutable et améliorable, y compris pour les personnes qui viennent d’arriver dans l’équipe.
Ce travail de description a une vertu inattendue : il oblige à trancher. Faut-il exiger la signature de la convention avant l’accès aux contenus ? Le questionnaire de positionnement conditionne-t-il l’entrée en formation ? Les réponses à ces questions, une fois fixées dans le workflow, s’appliquent de la même manière à tous les dossiers.
Conditionner l’accès aux contenus pédagogiques
Le déblocage conditionnel évite deux situations pénibles. La première, un apprenant qui découvre les supports avant d’avoir renvoyé ses pièces administratives. La seconde, un apprenant à jour qui attend qu’un membre de l’équipe pense à lui ouvrir l’accès. La règle prend le relais et s’applique en continu, y compris le soir et le week-end.
Les conditions peuvent porter sur la signature d’un document, la complétion d’un formulaire, l’appartenance à un groupe ou l’atteinte d’une date. En les combinant, vous reproduisez fidèlement des parcours exigeants, notamment lorsqu’un prérequis doit être validé avant d’accéder à la partie pratique d’une formation réglementée ou à un module d’évaluation.
Fiabiliser la constitution des dossiers
Un dossier incomplet se paie plus tard, au moment de la facturation ou du contrôle. Le workflow rend l’état d’avancement lisible en permanence : ce qui est fourni, ce qui est signé, ce qui manque. L’équipe administrative travaille sur une liste de manques précis au lieu de relire chaque dossier pour savoir où il en est.
Cette visibilité facilite aussi la préparation des audits. Les étapes correspondent souvent aux exigences que vous devez démontrer : information du bénéficiaire, positionnement, suivi, évaluation, clôture. Un parcours modélisé avec soin produit naturellement les traces attendues, sans effort documentaire supplémentaire au moment où l’auditeur demande des exemples de dossiers.
Les points à retenir
- Étapes définies librementVous nommez et ordonnez les phases selon votre organisation réelle, sans devoir plier votre fonctionnement à un déroulé imposé ou à un vocabulaire étranger à votre métier.
- Conditions de passage explicitesL’accès à une étape peut dépendre de la signature d’un document, d’un formulaire complété ou d’une date atteinte, ce qui supprime les vérifications manuelles répétées.
- Modèles de parcours réutilisablesUn parcours modélisé s’applique à toutes les sessions qui suivent la même logique, ce qui évite de reconstruire l’organisation à chaque ouverture de groupe.
- Actions déclenchées à l’étapeLe passage d’une phase à l’autre peut faire changer l’état d’une participation, envoyer un message ou prévenir le membre de l’équipe concerné par la suite du dossier.
- Lisibilité côté apprenantLa personne inscrite voit ce qu’elle doit faire et dans quel ordre, ce qui réduit nettement les sollicitations adressées au secrétariat pendant les premiers jours.
Un organisme certifiant en bureautique et numérique
Un organisme proposant des parcours certifiants accompagne des apprenants financés par différents dispositifs, avec des exigences documentaires variables. Chaque dossier supposait une vérification humaine avant l’ouverture des contenus, ce qui créait des files d’attente en début de mois. Un parcours type a été modélisé en quatre étapes : dossier administratif, positionnement, formation, évaluation et clôture. L’accès aux modules dépend désormais de la signature de la convention et de la complétion du questionnaire d’entrée. L’équipe ne traite plus que les exceptions signalées, par exemple un document refusé ou un positionnement incomplet. Les formateurs interviennent sur des groupes dont l’administratif est déjà en ordre, et la responsable qualité retrouve, pour chaque apprenant, la chronologie complète du parcours suivi.
Questions fréquentes
Peut-on avoir plusieurs workflows selon les types de formation ?
Oui, et c’est souvent nécessaire. Une formation courte en présentiel n’appelle pas le même enchaînement qu’un parcours certifiant à distance ou qu’une action en alternance. Vous créez donc un modèle par famille de parcours et vous l’appliquez aux sessions concernées. Mieux vaut peu de modèles bien tenus qu’une multitude de variantes que personne ne maintient réellement.
Un workflow bloque-t-il un apprenant en cas de situation particulière ?
Les règles décrivent le fonctionnement normal, mais votre équipe garde la main. Lorsqu’une situation sort du cadre prévu, un dossier en attente d’une pièce externe par exemple, un membre habilité peut faire avancer la participation manuellement. L’intérêt du workflow est de réduire les cas à traiter individuellement, pas d’interdire toute intervention humaine. L’action reste tracée dans le dossier.
Combien de temps faut-il pour modéliser un premier parcours ?
L’essentiel du temps passe dans la discussion interne, pas dans le paramétrage. Réunissez les personnes qui traitent les dossiers, écrivez le déroulé réel sur une page, repérez les points de contrôle indispensables, puis traduisez-les en étapes. Un premier parcours simple peut être mis en service rapidement et enrichi ensuite, une fois observé sur quelques sessions.
Le workflow remplace-t-il le suivi individuel des apprenants ?
Non, il le rend possible. En automatisant les contrôles répétitifs, il libère du temps pour les situations qui demandent réellement une attention humaine : un apprenant en difficulté, un abandon qui se prépare, une entreprise qui s’inquiète de l’assiduité de son salarié. Le suivi individuel gagne en qualité parce qu’il n’est plus noyé dans la vérification administrative.
