Pour les groupes gérant plusieurs organismes de formation juridiquement distincts, Loop permet de basculer d’une entité à l’autre en un clic. Chaque organisme a ses propres paramètres, données et documents.
Entités séparées
Chaque organisme de formation constitue une entité distincte dans Loop avec son propre numéro de déclaration d’activité, sa numérotation de documents, sa charte graphique, ses modèles. Les données sont cloisonnées entre les entités.
Bascule instantanée
Un sélecteur en haut de l’interface permet de passer d’un organisme à l’autre instantanément. L’interface se recharge avec les données de l’entité sélectionnée. Pas besoin de se déconnecter et reconnecter.
Utilisateurs partagés
Un même utilisateur peut avoir accès à plusieurs organismes avec des droits différents sur chacun. Les formateurs et apprenants peuvent aussi être communs à plusieurs entités si nécessaire.
« Switcher entre organismes » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Gestion des prospects et opportunités, Pipeline commercial avec automatisations et Planning des sessions en widget.
Certains groupes exploitent plusieurs organismes juridiquement distincts : une structure historique, un centre de formation d’apprentis, une société dédiée à une activité particulière. Chacun a son numéro de déclaration d’activité, ses documents, sa comptabilité et ses obligations propres. Loop Formations permet de gérer ces entités dans un même environnement de travail, en basculant de l’une à l’autre depuis un sélecteur, sans reconnexion. Les données restent cloisonnées, ce qui protège la séparation juridique tout en simplifiant le quotidien des équipes partagées.
Pourquoi le cloisonnement des entités compte
Deux organismes distincts ne peuvent pas mélanger leurs dossiers. La numérotation des documents, les mentions légales, le bilan pédagogique et financier et les preuves qualité se rattachent chacun à une entité identifiée. Un environnement commun dans lequel tout serait mélangé exposerait le groupe à des difficultés au moment d’un contrôle ou d’un audit.
Le cloisonnement dans Loop répond à cette exigence : chaque organisme dispose de ses propres paramètres, de ses modèles, de sa charte et de ses données. Ce qui est saisi dans une entité n’apparaît pas dans l’autre. La bascule ne fusionne rien, elle change simplement le contexte de travail de l’utilisateur connecté.
Le confort d’une équipe qui sert plusieurs entités
Dans la plupart des groupes, les mêmes personnes interviennent pour plusieurs structures. Les obliger à jongler avec plusieurs comptes et plusieurs mots de passe génère des pertes de temps quotidiennes et des saisies dans la mauvaise structure. Un sélecteur visible en permanence supprime cette friction et rappelle clairement dans quelle entité on se trouve.
Les droits se règlent entité par entité. Une assistante peut disposer d’un accès complet sur l’organisme principal et d’un accès limité sur le centre d’apprentissage. Un responsable qualité peut consulter les deux périmètres sans pouvoir modifier les données commerciales. Cette granularité évite de multiplier les comptes partagés, mauvaise pratique fréquente et risquée.
Préparer les obligations propres à chaque structure
Le bilan pédagogique et financier est une obligation annuelle qui se remplit organisme par organisme. Un environnement cloisonné facilite cette échéance : les données d’activité, les stagiaires, les heures et les produits sont déjà séparés, sans travail de tri rétrospectif dans un fichier commun où tout aurait été mélangé toute l’année.
Le même raisonnement vaut pour la démarche qualité. Chaque entité conserve ses propres preuves, ses documents et son historique, ce qui rend la préparation d’un audit beaucoup plus directe. Vous présentez le dossier d’une structure sans avoir à écarter manuellement les éléments appartenant à une autre société du groupe.
Les points à retenir
- Paramètres propres par entitéNuméro de déclaration d’activité, mentions légales, numérotation des documents et identité visuelle sont définis structure par structure, comme l’exige leur séparation juridique et comptable.
- Bascule sans reconnexionLe sélecteur change le contexte de travail en un geste, ce qui évite les allers-retours entre plusieurs comptes et les erreurs de saisie qui en découlent.
- Données réellement séparéesLes dossiers, sessions et documents d’une entité n’apparaissent pas dans une autre, ce qui protège la lisibilité des comptes et la préparation des obligations annuelles.
- Droits différenciés par structureUn même utilisateur peut disposer d’un rôle étendu sur une entité et d’un accès restreint sur une autre, selon ses responsabilités effectives dans le groupe.
- Ressources humaines communesFormateurs et apprenants peuvent intervenir dans plusieurs entités lorsque votre organisation le justifie, sans obliger à recréer les fiches de zéro dans chaque structure.
Un groupe avec un organisme et un CFA
Un groupe régional exploite une société de formation continue et un centre de formation d’apprentis créé plus récemment. Les deux structures partagent des locaux, une partie de l’équipe administrative et plusieurs formateurs, mais leurs obligations diffèrent : contrats d’apprentissage et visites en entreprise d’un côté, actions courtes financées par les entreprises de l’autre. Chaque entité dispose de son environnement, avec ses modèles de documents et sa numérotation propre. La responsable administrative bascule plusieurs fois par jour d’une structure à l’autre selon les dossiers qu’elle traite, sans se déconnecter. Au moment des échéances annuelles, chaque organisme dispose de ses propres données d’activité, ce qui évite le travail de séparation rétroactif pratiqué auparavant sur tableur.
Questions fréquentes
Une même personne peut-elle accéder à plusieurs organismes ?
Oui. Un utilisateur peut être rattaché à plusieurs entités avec des droits différents sur chacune. C’est la situation habituelle dans les groupes où l’équipe administrative est mutualisée. Le sélecteur indique en permanence l’organisme actif, ce qui limite le risque de créer une session ou un document dans la mauvaise structure. Les droits se modifient à tout moment.
Les apprenants voient-ils l’existence des autres entités ?
Non. Un apprenant accède à son espace et aux informations de la structure qui l’a inscrit, avec l’identité visuelle correspondante. Le fonctionnement interne du groupe ne lui est pas visible. Si une même personne suit des formations auprès de deux entités différentes, chaque parcours reste rattaché à l’organisme concerné, conformément à la séparation entre les structures.
Faut-il tout reparamétrer lors de la création d’une nouvelle entité ?
Une nouvelle entité démarre avec ses propres paramètres, qu’il faut renseigner : identité, mentions, modèles, catalogue. Vous pouvez cependant vous appuyer sur ce qui existe déjà en reprenant vos formulations et votre structure documentaire, ce qui accélère nettement la mise en route. L’effort porte surtout sur les éléments qui doivent réellement différer d’une structure à l’autre.
Quelle différence avec la gestion de plusieurs sites ?
La gestion multi-sites concerne des lieux appartenant à une même entité juridique : plusieurs adresses, un seul organisme, des données communes. La bascule entre organismes s’adresse à des structures distinctes, avec chacune son numéro de déclaration d’activité et ses obligations propres. Le critère de choix est juridique et comptable, pas géographique : deux antennes d’une même société relèvent du multi-sites.
