Générez des QR codes pour faciliter l’inscription et la connexion sur site. Idéal pour les formations intra où vous accueillez des participants dont vous n’avez pas encore les coordonnées, ou pour simplifier l’accès à l’espace apprenant.
QR code d’inscription
Générez un QR code pour une session et projetez-le en début de formation. Les participants le scannent avec leur téléphone, créent leur compte ou complètent leurs coordonnées, et accèdent immédiatement à leur espace apprenant.
Création de compte simplifiée
Le participant scanne le QR code et arrive sur une page d’identification. S’il trouve son nom dans la liste, il complète ses coordonnées. Sinon, il crée son compte en quelques secondes. Vous voyez en direct les profils se compléter.
Accès immédiat
Une fois identifié, le participant accède à son espace apprenant et peut immédiatement émarger, consulter les documents, remplir les formulaires de positionnement. Tout se fait depuis le mobile, sans manipulation côté administratif.
« QR code d’inscription / connexion sur site » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Switcher entre organismes, Agenda visuel et interactif et Workflows personnalisables par étapes.
L’accueil d’un groupe commence toujours par le même problème : récupérer des informations exactes sur des personnes que vous voyez pour la première fois. En intra, l’entreprise transmet souvent une liste incomplète, parfois aucune liste. Le QR code renverse la logique : vous l’affichez, chacun le scanne avec son téléphone, s’identifie ou crée son compte, et accède immédiatement à son espace apprenant. Les coordonnées sont saisies par les intéressés eux-mêmes, en quelques minutes.
Régler le problème des listes incomplètes en intra
Une commande intra se négocie avec un service formation, mais les participants réels sont désignés bien plus tard, parfois la veille. L’organisme se présente donc avec une liste approximative, corrigée à la main sur la feuille de présence, puis ressaisie au bureau. Cette ressaisie reste l’une des sources d’erreur les plus fréquentes sur les adresses électroniques.
Projeter un QR code en début de séance déplace cette charge au bon endroit. Chaque participant renseigne ses propres coordonnées, choisit son adresse électronique et vérifie l’orthographe de son nom. Vous obtenez une liste juste en quelques minutes, et l’équipe administrative n’a plus à déchiffrer une écriture manuscrite pour créer les comptes correspondants.
Un parcours pensé pour le téléphone du participant
Le scan ouvre une page d’identification. Si le participant figure déjà dans la liste de la session, il se reconnaît et complète ses informations manquantes. S’il n’y figure pas, il crée son compte en quelques secondes. Aucune application à installer, aucun identifiant à distribuer, ce qui compte réellement face à un groupe pressé de commencer.
Côté organisme, les profils se complètent en direct pendant que la salle s’installe. Le formateur peut vérifier que tout le monde est passé avant de démarrer, et signaler les participants absents de la liste initiale. Le temps d’accueil devient un temps utile plutôt qu’une collecte administrative menée pendant la première pause.
Ouvrir l’espace apprenant dès la première minute
Une fois identifié, le participant dispose de son espace : émargement, documents de la formation, formulaires de positionnement. Les questionnaires que l’on distribuait sur papier, puis que l’on ressaisissait ensuite, se remplissent directement sur le téléphone, et les réponses arrivent exploitables dans le dossier de la session. Le temps de saisie disparaît des deux côtés.
Cette entrée immédiate change aussi le rapport de l’apprenant à son dossier. Il sait dès la première séance où retrouver son programme, ses évaluations et les attestations à venir. Vous réduisez d’autant les sollicitations ultérieures adressées à l’équipe administrative, notamment les réclamations de documents en fin de parcours.
Les points à retenir
- QR code par sessionLe code s’affiche ou se projette en début de formation et conduit chaque participant vers la page d’identification de la session concernée, sans distribution d’identifiants.
- Identification ou créationLe participant se retrouve dans la liste existante et complète ses informations, ou crée son compte sur place lorsqu’il n’a jamais été enregistré chez vous.
- Collecte fiable des coordonnéesLes noms et les adresses électroniques sont saisis par les personnes concernées, ce qui supprime les erreurs de ressaisie sur lesquelles échouent ensuite les envois de documents.
- Accès immédiat à l’espaceÉmargement, documents et formulaires de positionnement sont disponibles dès l’identification, depuis le téléphone, sans installation ni manipulation de votre part.
- Suivi en direct du remplissageVous voyez les profils se compléter pendant l’accueil, ce qui permet de repérer immédiatement les participants qui ne sont pas encore passés par le code.
Un formateur en sécurité intervenant en entreprise
Un formateur intervient en sécurité incendie chez des clients industriels, souvent pour des groupes constitués la veille par le service prévention. Il arrivait avec une liste imprimée dont une partie des noms changeait, corrigeait à la main, puis passait sa soirée à ressaisir des adresses électroniques illisibles. Il projette désormais le QR code de la session sur l’écran de la salle pendant que le groupe s’installe. Chaque participant scanne, se déclare, complète ses coordonnées et ouvre son espace. L’émargement se fait dans la foulée depuis les téléphones. Les questionnaires de positionnement, jusque-là distribués sur papier, sont remplis avant le début du module, et les réponses lui servent à ajuster ses exemples.
Questions fréquentes
Que faire si un participant n’a pas de téléphone ?
Prévoyez une solution de repli, comme l’émargement sur une tablette de l’organisme passée dans les rangs, ou la saisie du participant par le formateur depuis son espace. Le QR code est un accélérateur, pas une condition de fonctionnement. En pratique, il traite la grande majorité du groupe et vous ne gérez à la main que les quelques cas résiduels.
Le QR code convient-il aussi aux sessions inter-entreprises ?
Oui, même si le besoin est moins aigu qu’en intra, où la liste est souvent incomplète. En inter, le code sert surtout à faire ouvrir l’espace apprenant dès la première séance, ce qui évite les demandes d’accès en cours de parcours. C’est aussi l’occasion de faire vérifier par chacun l’exactitude de son adresse électronique avant l’envoi des documents.
Les participants doivent-ils installer une application pour scanner ?
Non. Le scan ouvre simplement une page dans le navigateur du téléphone, comme n’importe quel lien. Loop s’utilise depuis un navigateur, sans installation, y compris du côté des apprenants. C’est un point important devant un groupe : demander l’installation d’une application en début de séance fait perdre du temps et se heurte souvent aux restrictions des téléphones professionnels.
Puis-je contrôler qui rejoint la session par ce moyen ?
Vous gardez la main : les comptes créés apparaissent dans la session et restent modifiables. Une personne qui se déclarerait par erreur sur le mauvais groupe se corrige comme n’importe quelle inscription. Le contrôle utile reste humain, en vérifiant que la liste obtenue correspond bien aux personnes présentes en salle, avant de générer la feuille de présence.
