Construisez votre catalogue de formations avec tous les programmes, leurs caractéristiques pédagogiques et leurs modules. Ce catalogue alimente vos sessions, vos catalogues publics et la génération automatique des documents.
Fiches programmes complètes
Chaque programme de formation contient toutes les informations réglementaires : intitulé, objectifs pédagogiques, prérequis, public concerné, durée, moyens pédagogiques, modalités d’évaluation, accessibilité. Ces données alimentent automatiquement vos documents et catalogues.
Modules associés
Un programme peut contenir un ou plusieurs modules : module présentiel, module distanciel synchrone (visio), module e-learning. Chaque module a sa durée, ses horaires types, ses contenus. Cette structure modulaire s’adapte aux formations blended learning.
Catégories et organisation
Organisez votre catalogue par catégories pour une navigation facile : domaines de formation, niveaux, publics cibles. Cette organisation se retrouve dans vos catalogues publics et facilite la recherche pour vos prospects.
« Gestion du catalogue de formations et programmes » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Signature électronique des documents, Gestion multi-centres/sites et QR code d’inscription / connexion sur site.
Le catalogue de formations est la source unique dont dépendent vos sessions, vos documents contractuels et votre communication commerciale. Chaque fiche programme rassemble les mentions attendues par un auditeur et les éléments dont vos équipes ont besoin au quotidien. En centralisant ces informations dans Loop, vous cessez de recopier un intitulé ou une durée d’un fichier à l’autre, et vous garantissez que la convention, la convocation et le catalogue public diffusé à vos prospects disent exactement la même chose.
Une fiche programme qui tient devant un auditeur
Les mentions attendues sur un programme ne se limitent pas à un intitulé et à une durée. Objectifs formulés en termes de compétences, prérequis vérifiables, public visé, modalités pédagogiques et modalités d’évaluation, conditions d’accessibilité aux personnes en situation de handicap : ces éléments sont les premiers que consulte un auditeur lorsqu’il ouvre un dossier de formation.
Les saisir une seule fois dans Loop change la nature du travail. La fiche devient la référence que reprennent la convention, la convocation, le programme remis à l’apprenant et la page publique. Vous ne corrigez plus la même coquille dans quatre documents différents, et vos formateurs travaillent tous sur la même version du contenu pédagogique.
Structurer les modules sans multiplier les programmes
Beaucoup d’organismes créent un programme distinct pour chaque déclinaison d’une même formation : version deux jours, version trois jours, version intra. Le catalogue enfle, les mises à jour deviennent impossibles à tenir et des écarts se glissent entre les variantes. La structure modulaire de Loop répond à ce problème en séparant le contenu pédagogique de son organisation dans le temps.
Un programme porte les objectifs et le fil pédagogique, tandis que les modules portent la durée, la modalité et les contenus. Vous assemblez ensuite ces modules selon le besoin du client, en présentiel, en visioconférence ou en e-learning, sans dupliquer la fiche. Les évolutions de contenu se répercutent alors sur toutes les sessions à venir.
Faire vivre le catalogue tout au long de l’année
Un catalogue se dégrade vite : une réglementation change, un formateur part, un module n’est plus vendu. Sans routine de relecture, l’organisme finit par proposer publiquement des formations qu’il ne sait plus animer. Prévoyez un rendez-vous trimestriel de revue des fiches, en repartant des évaluations à chaud et à froid remontées dans Loop.
Les catégories jouent ici un rôle sous-estimé. Classer par domaine, par niveau et par public ne sert pas seulement la navigation du prospect : cela vous donne une lecture de votre offre, révèle les domaines vides et les doublons, et facilite la constitution de catalogues ciblés pour une entreprise cliente ou un financeur.
Les points à retenir
- Mentions réglementaires centraliséesObjectifs, prérequis, public, durée, moyens, évaluation et accessibilité sont renseignés une fois et repris automatiquement dans les documents contractuels et les supports diffusés à vos prospects.
- Assemblage par modulesUn même programme se décline en parcours courts ou longs en réagençant ses modules, sans créer de fiche supplémentaire ni risquer de désynchroniser les contenus entre variantes.
- Alimentation des sessionsChaque session créée hérite du programme choisi : durée, modules, horaires types et informations pédagogiques sont déjà là, il ne reste qu’à fixer les dates et le formateur.
- Catégories exploitablesLes domaines, niveaux et publics cibles servent autant au filtrage interne qu’à la présentation publique, et permettent de générer des sélections dédiées à un client ou à un secteur.
- Une seule version en circulationLe programme mis à jour dans Loop remplace celui que reprennent les documents et les catalogues, ce qui évite de retrouver d’anciennes versions dans un dossier présenté en audit.
Un organisme de sept programmes déclinés
Un organisme spécialisé en prévention des risques professionnels gère sept programmes déclinés en version initiale et en version recyclage. Avant Loop, chaque déclinaison vivait dans un document distinct, et l’assistante recopiait les objectifs dans les conventions. À la première évolution réglementaire, il a fallu reprendre quatorze fichiers, et deux conventions sont parties avec l’ancien intitulé. Le catalogue est désormais construit autour de sept fiches programmes et d’une bibliothèque de modules réutilisés entre l’initiale et le recyclage. La mise à jour se fait au niveau du module concerné, puis les sessions programmées reprennent le contenu corrigé. L’assistante ne rédige plus de convention à la main : elle vérifie la fiche, puis génère les documents depuis la session.
Questions fréquentes
Faut-il refaire tout mon catalogue avant de démarrer ?
Non. La reprise se fait programme par programme, en commençant par ceux que vous vendez réellement. Vous saisissez la fiche à partir de vos documents existants, vous y attachez les modules correspondants, puis vous créez la première session. Beaucoup d’organismes démarrent avec trois ou quatre programmes actifs et complètent le reste au fil des ventes. Rien n’oblige à tout basculer avant d’utiliser Loop au quotidien.
Le programme diffusé au public est-il le programme contractuel ?
La fiche est unique, mais elle alimente des usages différents. Le catalogue public affiche les éléments utiles au prospect : objectifs, contenu, durée, prérequis, modalités. Les documents contractuels reprennent les mêmes données, complétées par les informations propres à la session et au financement. Vous évitez ainsi la situation classique où la plaquette commerciale annonce une durée que la convention contredit.
Comment gérer une formation animée sur plusieurs sites ?
Le programme reste unique et ne dépend pas du lieu. Ce sont les sessions qui portent le site, la salle, le formateur et les dates. Un organisme multi-centres conserve donc un seul référentiel pédagogique, ce qui garantit que l’antenne régionale forme sur le même contenu que le centre principal, et simplifie considérablement la préparation d’un audit couvrant plusieurs implantations.
Que se passe-t-il si je modifie un programme déjà utilisé ?
Les documents déjà générés et signés restent tels quels : ils constituent la trace de ce qui a été contractualisé. La modification s’applique aux documents que vous générez ensuite et aux sessions à venir. C’est le comportement attendu en audit, où l’on vous demandera de prouver la cohérence entre le programme communiqué au moment de l’inscription et la formation réellement dispensée.
