Saisissez un SIRET : raison sociale, adresse, NAF, forme juridique, TVA, effectifs et dirigeants se remplissent automatiquement depuis les bases officielles. Les dirigeants deviennent des contacts en un clic.
« Enrichissement automatique par SIRET (base SIRENE) » fait partie du module Gestion commerciale de Loop Formations, aux côtés de Programmes tarifaires personnalisés, Affaires envoyées vers vos outils avec Zapier et Statistiques par commercial.
Un organisme de formation consacre une part considérable de son temps à des gestes répétitifs : renvoyer une convocation, relancer un devis resté sans réponse, réclamer un questionnaire non rempli, rédiger un programme devant une page blanche. Loop automatise ces enchaînements et met une IA rédactionnelle à disposition des équipes. Vous décrivez une fois la règle attendue, le logiciel l’exécute ensuite pour chaque session, chaque inscription et chaque facture, sans que personne ait à y penser. Le temps récupéré retourne au conseil pédagogique et à la relation client.
Ce que l’automatisation apporte à vos preuves Qualiopi
Le référentiel national qualité repose sur sept critères et trente-deux indicateurs, et l’essentiel du travail d’audit consiste à retrouver des preuves. Quand les envois, les rappels et les collectes de questionnaires sont automatisés, les preuves se constituent au fil de l’eau au lieu d’être reconstituées dans l’urgence trois semaines avant la visite de l’auditeur.
Chaque action automatique laisse une trace horodatée rattachée à la session, à l’apprenant ou à l’entreprise cliente. Vous savez qui a reçu quoi, à quelle date, et si le destinataire a répondu. Cette continuité change la nature de la préparation d’audit : vous n’assemblez plus un dossier, vous exportez un historique qui existait déjà.
Des règles qui tournent sans surveillance quotidienne
Une automatisation repose toujours sur le même trio : un événement déclencheur, une condition, une action. Une inscription validée déclenche l’envoi de la convention. Une session qui démarre dans sept jours déclenche les convocations. Une évaluation à chaud non remplie depuis trois jours déclenche un rappel à l’apprenant. Vous assemblez ces règles dans le logiciel, elles s’appliquent ensuite à toutes les sessions concernées.
L’intérêt n’est pas seulement le temps gagné, c’est la régularité. Une équipe fatiguée oublie une convocation en fin de trimestre ; une règle ne l’oublie jamais. Chaque envoi automatique est daté et conservé dans le dossier de la session, ce qui évite les discussions du type nous vous l’avons bien envoyé lorsqu’un stagiaire affirme le contraire quelques semaines plus tard.
Tenir la conformité sans y consacrer ses soirées
Les obligations d’un organisme sont nombreuses : preuves de réalisation, recueil des appréciations, traitement des difficultés, bilan pédagogique et financier annuel, exigences du référentiel national qualité et de ses sept critères. Traitées ponctuellement, elles produisent des périodes de surcharge intenables. Intégrées au déroulement normal des sessions, elles deviennent une conséquence du travail plutôt qu’un chantier supplémentaire.
C’est le principe de fond du logiciel : les émargements, les évaluations et les documents se constituent pendant l’action, à leur place naturelle. Le jour où un auditeur ou un financeur demande un justificatif, il existe déjà et se retrouve en quelques secondes. Vous ne préparez plus un dossier, vous ouvrez un historique qui s’est construit tout seul au fil de l’année.
Les points à retenir
- Historique complet des envoisToute action automatique est enregistrée avec sa date et son destinataire, dans le dossier de la session, consultable à tout moment par l’équipe.
- Déclencheurs par événementInscription validée, session à venir, document non signé, questionnaire non rendu : chaque événement du parcours peut lancer un envoi ou une notification interne.
- Modèles de messages réutilisablesVous rédigez une fois le message type, avec les champs qui se remplissent seuls, puis vous le réutilisez sur toutes les sessions sans copier-coller.
- Tarif unique tout inclusÀ partir de 99 € HT par mois, tout inclus, avec un essai gratuit de quatorze jours sans carte bancaire pour tester sur votre activité réelle.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
Un organisme de trois formateurs et une assistante
L’assistante administrative gère seule une quarantaine de sessions par an. Avant, sa semaine était rythmée par les mêmes tâches : préparer les convocations du lundi, vérifier les conventions non retournées, relancer les questionnaires de satisfaction. Elle paramètre dans Loop trois règles simples : convocation envoyée sept jours avant le démarrage, rappel de signature au bout de cinq jours, questionnaire à chaud envoyé le dernier jour puis rappelé une fois. Elle garde la main sur les cas particuliers, qu’elle traite manuellement, et consacre le temps libéré au montage des dossiers de financement et au suivi des entreprises clientes. Les formateurs, eux, utilisent l’IA rédactionnelle pour mettre à jour les programmes du catalogue sans repartir de zéro à chaque évolution réglementaire.
Questions fréquentes
Les messages automatiques peuvent-ils être personnalisés par session ?
Oui. Les modèles contiennent des champs qui se remplissent avec les données réelles : nom de l’apprenant, intitulé et dates de la session, lieu, nom du formateur, entreprise cliente. Vous pouvez aussi créer plusieurs modèles selon le type de formation ou le public visé, puis choisir lequel s’applique. Rien ne vous oblige à envoyer le même texte à un alternant et à un salarié en inter.
Un texte généré par l’IA part-il automatiquement au client ?
Non, et c’est volontaire. L’IA rédactionnelle produit une proposition dans l’outil ; un membre de votre équipe la relit, la modifie et la valide avant toute diffusion. Vous restez responsable du contenu pédagogique publié, ce qui est indispensable pour un catalogue engageant votre organisme et pour les contrôles qualité auxquels vous êtes soumis.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, permet généralement de valider l’essentiel : créer votre catalogue, ouvrir une session, inscrire des participants et générer les documents correspondants. La mise en route complète dépend surtout de l’état de vos données existantes et du nombre de personnes à former à l’outil, pas de la complexité technique du logiciel lui-même.
Faut-il installer quelque chose sur nos ordinateurs ?
Non. Loop s’utilise depuis un navigateur, sans installation ni serveur à administrer. Vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client, avec les mêmes données à jour. L’émargement numérique fonctionne également sur tablette et sur smartphone, ce qui évite d’imprimer puis de scanner des feuilles de présence en fin de session.
