Configurez des déclencheurs pour automatiser l’envoi de vos emails et la mise à disposition de vos contenus. Par rapport à la date de formation, à l’inscription, à une action de l’apprenant : tout est paramétrable.
Déclencheurs temporels
Programmez des actions par rapport aux dates clés : « 2 jours avant le début de formation », « 1 heure après la fin de chaque séance », « À la fin de la formation ». Les emails partent automatiquement, les documents sont mis à disposition au bon moment.
Déclencheurs événementiels
Des actions peuvent se déclencher sur des événements : à l’inscription d’un apprenant, à la signature d’un document, à la complétion d’un formulaire. Exemple : « Quand l’apprenant signe la convention, envoyer l’email de bienvenue. »
Relances automatiques
Configurez des relances pour les actions non effectuées : « Relancer à J+1, J+3, J+7 tant que le document n’est pas signé. » Les relances cessent automatiquement dès que l’action est accomplie. Aucun apprenant n’est oublié.
« Déclencheurs automatiques » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Import/export en masse d’apprenants, Gestion des prospects et opportunités et Système de balises dynamiques (+300 balises).
Les déclencheurs sont le mécanisme qui fait partir la bonne action au bon moment sans que personne y pense. Dans Loop Formations, vous les paramétrez par rapport à une date de session, à un événement du dossier ou à une action attendue de l’apprenant. Un rappel deux jours avant le démarrage, un questionnaire à froid quelques semaines après la fin, une relance tant qu’un document n’est pas signé : ces gestes deviennent systématiques et cessent de dépendre de la charge du moment.
Ce que les rappels manuels coûtent réellement
Envoyer soi-même les rappels semble anodin tant que le volume reste faible. Le problème apparaît en période chargée : plusieurs sessions démarrent la même semaine, les rappels partent en retard ou pas du tout, et les conséquences se voient le jour même, avec des absents non prévenus ou des dossiers incomplets.
L’automatisation supprime cette dépendance au calendrier de l’équipe. Le rappel avant démarrage part avec la même régularité en septembre qu’en juillet. La qualité perçue par les apprenants et par les entreprises clientes devient stable, ce qui compte particulièrement pour un organisme qui vend une prestation d’organisation autant qu’un contenu pédagogique.
Trois familles de déclencheurs à combiner
Les déclencheurs temporels s’appuient sur les dates de la session, avant, pendant ou après. Les déclencheurs événementiels réagissent à ce qui se produit dans le dossier, une inscription enregistrée, un document signé, un formulaire renvoyé. Les relances, enfin, ciblent l’absence d’action et s’interrompent d’elles-mêmes dès que la personne a fait ce qui était attendu.
La combinaison de ces trois familles couvre l’essentiel des besoins d’un organisme. Le message de bienvenue suit l’inscription, la convocation précède le démarrage, la demande d’évaluation à chaud suit la dernière séance, et une relance graduée accompagne les documents en attente. Vous décrivez une fois ce dispositif, il s’applique ensuite à chaque session.
Éviter la sursollicitation des apprenants
Une automatisation mal réglée produit l’effet inverse de celui recherché : trop de messages, et plus personne ne les lit. Le bon réflexe consiste à lister ce qu’un apprenant reçoit sur l’ensemble de son parcours, puis à supprimer les envois redondants. Un message utile vaut mieux que trois rappels que le destinataire finira par ignorer.
Le fait que les relances s’arrêtent automatiquement dès l’action accomplie protège cette qualité de relation. Personne ne reçoit une demande de signature pour un document déjà signé, situation qui décrédibilise immédiatement l’organisme. Vérifiez également les périodes de fermeture, afin d’éviter des envois pendant une interruption pédagogique où aucune réponse n’est possible.
Les points à retenir
- Réglage par rapport aux datesLes actions se positionnent avant, pendant ou après la session, ce qui permet de couvrir la convocation, le suivi en cours de parcours et l’évaluation différée.
- Réaction aux événements du dossierUne inscription enregistrée, une signature obtenue ou un formulaire renvoyé peuvent déclencher immédiatement l’étape suivante, sans attendre qu’un membre de l’équipe s’en aperçoive.
- Relances qui s’arrêtent seulesLa séquence de rappels cesse dès que l’action attendue est réalisée, ce qui évite d’adresser une demande à une personne déjà en règle avec son dossier.
- Mise à disposition des contenusUn déclencheur peut ouvrir un support ou un module au moment prévu, ce qui synchronise l’accès pédagogique avec le déroulé réel de la formation.
- Paramétrage réversibleChaque règle peut être suspendue ou ajustée après observation, ce qui permet de tester un dispositif sur une session avant de le généraliser à tout le catalogue.
Un organisme de formation à distance en comptabilité
Un organisme proposant des parcours à distance constatait un décrochage précoce : les apprenants s’inscrivaient, recevaient leurs accès, puis se connectaient tardivement. L’équipe a construit une séquence de déclencheurs autour des premières semaines. L’inscription entraîne l’envoi des accès et des consignes de démarrage. Une relance est prévue si aucune connexion n’a eu lieu dans les jours suivants. Une invitation à la première classe virtuelle part avant la séance, avec le lien de connexion inséré automatiquement. À la fin du parcours, la demande d’évaluation à chaud est envoyée, puis le questionnaire à froid quelques semaines plus tard. L’équipe pédagogique concentre désormais ses appels sur les apprenants réellement inactifs, identifiés par le suivi plutôt que par intuition.
Questions fréquentes
Peut-on tester un déclencheur avant de l’activer pour tous ?
La pratique la plus sûre consiste à l’appliquer d’abord à une seule session, de préférence un groupe de taille modeste, et à observer ce qui part réellement. Vous vérifiez le contenu reçu, le moment de l’envoi et les destinataires. Une fois le comportement confirmé, vous étendez la règle aux autres formations, en gardant la possibilité de la suspendre.
Les messages automatiques partent-ils au nom de l’organisme ?
Oui, les envois utilisent l’identité de votre organisme et les modèles que vous avez préparés, avec vos formulations et vos coordonnées. Le destinataire reçoit un message cohérent avec ceux qu’il reçoit par ailleurs. Vous pouvez adapter le ton selon le type d’envoi, plus institutionnel pour une convocation, plus direct pour un rappel de connexion.
Comment gérer les vacances et les périodes de fermeture ?
Passez en revue vos règles avant chaque période d’interruption, notamment les relances qui demandent une action rapide. Un rappel envoyé pendant une fermeture crée de la frustration si personne ne peut répondre. La solution la plus simple consiste à suspendre temporairement les séquences les plus insistantes, puis à les réactiver à la reprise de l’activité.
Un déclencheur peut-il prévenir l’équipe plutôt que l’apprenant ?
Oui, et c’est souvent préférable pour les situations qui demandent un jugement. Plutôt qu’un message automatique au bénéficiaire, la règle notifie la personne chargée du suivi, qui décide ensuite de la réponse adaptée. Ce mode convient bien aux signaux sensibles, un dossier bloqué depuis longtemps ou une absence répétée en début de parcours. L’automatisation sert alors d’alerte interne.
