Les modèles de parcours sont le cœur de Loop. Ce sont des squelettes prédéfinis contenant toute la structure d’une formation : étapes, documents, formulaires, mails automatiques, règles de déblocage. Créez vos modèles une fois, puis générez vos sessions en quelques clics.
Modèles de parcours réutilisables
Un modèle de parcours définit la structure type d’une formation : les étapes (avant formation, pendant, après), les documents à envoyer à chaque étape, les formulaires à faire remplir, les mails automatiques, les règles de déblocage. Vous le paramétrez une fois, vous l’utilisez pour toutes les sessions.
Création de session simplifiée
Pour créer une nouvelle session, sélectionnez un modèle de parcours et un programme de formation. Loop prérempli automatiquement la durée, génère les modules avec leurs séances. Ajustez les dates, affectez les participants, et votre session est prête.
Héritage et personnalisation
La session créée hérite de toute la configuration du modèle mais reste personnalisable. Vous pouvez ajuster les dates, ajouter des documents, modifier les mails pour cette session spécifique sans impacter le modèle d’origine.
« Création de sessions à partir de modèles » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Workflows personnalisables par étapes, Switcher entre organismes et Déclencheurs automatiques.
Créer une session ne devrait pas être un projet. Dans Loop Formations, le modèle de parcours porte la structure complète d’une formation : étapes, documents, formulaires, envois automatiques, règles de déblocage des contenus. Vous le paramétrez une fois, puis vous générez vos sessions en sélectionnant un modèle et un programme. La conséquence dépasse le gain de temps : toutes vos sessions se déroulent de la même manière, ce qui rend votre qualité reproductible et vos dossiers homogènes.
Le modèle porte la méthode de l’organisme
Un modèle de parcours n’est pas un gabarit de document, c’est la traduction opérationnelle de votre façon de travailler. Il définit ce qui se passe avant la formation, pendant et après : quel document part à quel moment, quel formulaire est attendu, quel contenu se débloque à quelle condition, quel message est envoyé à l’apprenant et à l’entreprise.
Formaliser ce déroulé oblige à trancher des questions restées implicites. À quel moment la convocation part-elle réellement ? Qui relance un apprenant qui n’a pas signé sa convention ? Quand l’évaluation à froid est-elle envoyée ? Ces arbitrages, une fois posés dans un modèle, cessent de dépendre de la personne qui traite le dossier ce jour-là.
Générer une session en quelques minutes
La création d’une session part de deux choix : un modèle de parcours et un programme de formation. La durée est préremplie, les modules et les séances sont générés, les documents et les envois sont en place. Il vous reste à ajuster les dates, à affecter le ou les intervenants et à inscrire les participants attendus.
Ce mode opératoire supprime la principale cause d’erreurs sur les sessions : l’oubli. Un document manquant, un mail de convocation non paramétré, un formulaire d’évaluation absent du parcours se remarquent rarement au moment de la création, mais toujours au pire moment, quand un apprenant réclame son attestation ou qu’un auditeur ouvre le dossier.
Personnaliser sans casser le modèle d’origine
Une session héritée reste modifiable. Vous décalez des dates, ajoutez un document propre à un client, adaptez un message pour un groupe particulier, sans que ces ajustements ne remontent dans le modèle. Vous conservez donc un cadre commun tout en absorbant les demandes spécifiques d’une entreprise cliente, ce qui est la situation la plus fréquente en formation intra.
À l’inverse, faire évoluer un modèle est un acte de pilotage. Lorsque vous ajoutez une étape à votre déroulé standard, les sessions créées ensuite l’intègrent automatiquement. C’est la manière la plus efficace de déployer une amélioration issue d’une revue qualité, sans note de service que chacun applique ensuite à sa façon.
Les points à retenir
- Structure complète préparéeÉtapes du parcours, documents, formulaires, envois automatiques et règles de déblocage définis une fois pour toutes, puis appliqués à chaque nouvelle session créée.
- Création en quelques choixUn modèle, un programme, des dates et des participants suffisent à obtenir une session opérationnelle avec ses modules et ses séances déjà générés.
- Homogénéité entre gestionnairesLe déroulé ne dépend plus de la personne qui traite le dossier, ce qui rend les sessions comparables et les dossiers exploitables lors d’un audit.
- Personnalisation localeLes ajustements réalisés sur une session, dates, documents ou messages, ne modifient pas le modèle d’origine, qui reste la référence pour les sessions suivantes.
- Déploiement des améliorationsUne évolution du déroulé standard s’applique aux sessions créées ensuite, ce qui transforme une décision de revue qualité en pratique réellement appliquée.
Un organisme au catalogue de trente formations
Cette structure fonctionne avec trois gestionnaires qui avaient chacun développé ses habitudes : ordre d’envoi des documents différent, formulations de messages variables, moments de relance propres à chacun. Les dossiers étaient corrects mais impossibles à comparer, et l’arrivée d’une nouvelle collaboratrice supposait plusieurs semaines d’accompagnement. Le travail de mise en place consiste à écrire trois modèles seulement, correspondant aux grandes familles du catalogue : formation courte en intra, formation courte en inter, parcours long certifiant. Chaque modèle fixe le déroulé complet et les envois associés. La création d’une session devient une opération de quelques minutes, et la formation d’un nouvel arrivant porte désormais sur le choix du bon modèle plutôt que sur la mémorisation de procédures implicites.
Questions fréquentes
Combien de modèles de parcours faut-il créer au départ ?
Beaucoup moins que le nombre de formations de votre catalogue. La plupart des organismes se retrouvent avec trois à cinq modèles correspondant à leurs grandes familles de dispositifs, par exemple intra court, inter court et parcours long. Multiplier les modèles reproduit le problème que vous cherchiez à résoudre : personne ne sait plus lequel choisir, et les mises à jour se perdent en route.
Peut-on modifier une session déjà créée à partir d’un modèle ?
Oui, entièrement. La session hérite de la configuration du modèle au moment de sa création, puis vit sa propre vie : dates ajustées, documents ajoutés, messages adaptés à un client. Ces changements ne remontent pas dans le modèle. C’est ce qui permet d’utiliser un cadre commun sans perdre la souplesse nécessaire aux demandes particulières d’une entreprise cliente.
Que se passe-t-il pour les sessions en cours si je modifie un modèle ?
Les sessions déjà créées conservent leur configuration, ce qui évite de perturber un parcours en cours de déroulement. La modification s’applique aux sessions créées ensuite. Cette règle est volontaire : elle rend les évolutions sûres et vous permet de faire progresser votre déroulé standard sans craindre de déclencher un envoi inattendu vers un groupe déjà engagé.
Combien de temps faut-il pour paramétrer un premier modèle ?
L’essentiel du travail n’est pas technique mais décisionnel : mettre à plat votre déroulé réel et trancher les points restés implicites. Comptez plutôt en réunions de travail qu’en heures de paramétrage. L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, suffit généralement à construire un premier modèle sur une famille de formations et à le tester sur une session réelle.
