Visualisez l’ensemble de votre activité sur un agenda interactif avec vue jour, semaine ou mois. Filtrez par formation, formateur ou lieu pour obtenir exactement la vue dont vous avez besoin.
Vues multiples
L’agenda propose plusieurs vues : journée pour le détail des horaires, semaine pour la planification courante, mois pour une vision d’ensemble. Naviguez facilement d’une période à l’autre, revenez à aujourd’hui en un clic.
Filtres puissants
Filtrez l’affichage selon vos besoins : par formation pour voir toutes les sessions d’un programme, par formateur pour visualiser sa charge, par lieu pour gérer l’occupation des salles. Combinez les filtres pour des vues très ciblées.
Interactions directes
Cliquez sur une séance pour voir ses détails, la modifier, accéder au suivi pédagogique. Double-cliquez sur un créneau vide pour créer une nouvelle séance. L’agenda n’est pas qu’une vue : c’est un outil de travail quotidien.
« Agenda visuel et interactif » fait partie du module Gestion administrative de Loop Formations, aux côtés de Modules de formation (présentiel, distanciel, blended), Signature électronique des documents et Planning glisser-déposer.
L’agenda n’est pas un affichage décoratif : c’est l’écran sur lequel une équipe administrative passe sa journée. Loop propose des vues jour, semaine et mois, filtrables par formation, par formateur ou par lieu, et directement actionnables. On y répond aux questions concrètes du quotidien : qui anime demain, quelle salle est libre jeudi, où en est le groupe de mars. Chaque séance affichée reste un point d’entrée vers le dossier complet.
Trois échelles de lecture pour trois métiers
La vue jour sert l’accueil et la logistique : horaires précis, salles à préparer, formateurs attendus, groupes qui se croisent dans les couloirs. C’est la vue que l’on ouvre le matin, souvent affichée près de la banque d’accueil, et celle qui permet de réagir vite à une absence de dernière minute ou à un changement de salle.
La vue semaine appartient à la coordination pédagogique, qui arbitre les affectations et prépare les séances à venir. La vue mois appartient à la direction : elle montre les périodes creuses, les chevauchements, les semaines où plus aucune ressource n’est disponible. Trois métiers, une même donnée, sans tableau de suivi à reconstituer chaque lundi.
Filtrer pour transformer l’agenda en outil de décision
Un agenda non filtré devient illisible dès que l’activité dépasse quelques sessions simultanées. Le filtre par formateur répond à une question de charge : cet intervenant est-il déjà sur trois groupes cette semaine, peut-on lui confier l’intra de jeudi. Le filtre par lieu répond quant à lui à une question d’occupation des espaces.
Le filtre par formation sert le suivi pédagogique et la relation client : vous voyez toutes les sessions d’un même programme, leur avancement et les séances restantes. En combinant les filtres, vous obtenez des vues très étroites, du type toutes les séances animées par un intervenant donné sur un site donné.
Agir depuis l’agenda sans changer d’écran
L’intérêt d’un agenda interactif tient au nombre de clics évités. Ouvrir une séance depuis le calendrier donne accès à ses détails, à la modification de ses horaires et au suivi pédagogique, sans passer par la fiche session puis par la liste des séances. Sur une journée chargée, ce raccourci fait une différence réelle.
Créer une séance depuis un créneau vide relève de la même logique : vous voyez d’abord le trou dans le planning, puis vous le remplissez. C’est l’ordre naturel du travail de planification, à l’inverse des formulaires qui obligent à connaître la date avant d’ouvrir le calendrier pour aller la vérifier.
Les points à retenir
- Vues jour, semaine, moisChaque échelle répond à un usage distinct, de la logistique du matin à la lecture mensuelle de la charge, sans changer d’outil ni exporter de tableau.
- Filtres combinablesFormation, formateur et lieu se cumulent pour isoler exactement la vue utile, par exemple les séances d’un site donné animées par un intervenant externe.
- Accès direct au dossierUn clic sur une séance ouvre ses détails, ses horaires et son suivi pédagogique, ce qui évite de naviguer par la session puis par la liste des séances.
- Création au créneauUn double clic sur un espace libre crée la séance à l’endroit voulu, dans l’ordre naturel du travail de planification et sans ressaisir la date.
- Une source unique partagéeAdministratif, coordination pédagogique et direction lisent le même calendrier, ce qui supprime les versions divergentes qui circulaient par courriel ou par tableur.
Un organisme multi-sites avec deux antennes
Un organisme de formation dispose d’un centre principal et de deux antennes ouvertes trois jours par semaine. Chaque antenne tenait son propre tableur de planning, transmis au siège le vendredi. Les erreurs venaient toujours du décalage : une séance déplacée localement le mercredi n’apparaissait pas dans la version consolidée. Avec l’agenda de Loop, la responsable d’antenne filtre sur son lieu et travaille dans sa vue, tandis que la direction lit le mois complet, tous sites confondus. La coordinatrice pédagogique filtre par formateur pour vérifier qu’aucun intervenant n’est attendu simultanément à deux endroits. Personne ne transmet plus de fichier : chacun regarde la même donnée, à l’échelle qui le concerne.
Questions fréquentes
Puis-je voir la charge d’un formateur sur tout le mois ?
Oui, en filtrant l’agenda sur ce formateur et en passant en vue mois. Vous obtenez l’ensemble de ses séances, tous programmes et tous sites confondus, ce qui permet d’arbitrer avant d’accepter une nouvelle date. Cette lecture est particulièrement utile avec des intervenants externes, dont la disponibilité conditionne souvent la faisabilité commerciale d’une session intra.
Le formateur voit-il le même agenda que l’équipe administrative ?
Le formateur dispose de son propre espace, où il retrouve ses séances, ses groupes et les documents associés. Il n’a pas besoin de la vue globale de l’organisme, et vous n’avez pas à lui diffuser un planning complet. Chacun travaille sur la donnée qui le concerne, ce qui limite aussi la circulation d’informations sur des sessions qui ne le regardent pas.
L’agenda permet-il de repérer mes périodes creuses ?
La vue mois donne cette lecture immédiatement : les semaines vides sautent aux yeux, tout comme celles où plus aucune salle ni aucun formateur n’est disponible. C’est un appui simple pour décider quand ouvrir une session supplémentaire, quand lancer une action de prospection, ou quand placer les temps internes comme les revues de programmes.
Que se passe-t-il si je déplace une séance depuis l’agenda ?
La séance est mise à jour immédiatement, et Loop vérifie au passage les conflits éventuels de formateur et de salle. Les informations liées suivent le même mouvement, notamment le décompte des heures et l’émargement de la séance concernée. Il vous reste à prévenir les personnes concernées, ce que vous pouvez faire depuis la messagerie intégrée sans quitter le dossier.
