Vos emails peuvent inclure des pièces jointes : documents fixes (plaquettes, conditions générales) ou documents générés dynamiquement par Loop (convention personnalisée, programme de la formation).
Pièces jointes statiques
Attachez des fichiers fixes à vos modèles d’emails : plaquette commerciale, conditions générales de vente, plan d’accès. Ces fichiers sont joints systématiquement à chaque envoi de ce modèle.
Documents générés
Joignez des documents générés par Loop : la convention personnalisée de l’apprenant, le programme de sa formation, son attestation. Le document est généré au moment de l’envoi avec les bonnes données.
Configuration flexible
Choisissez quels documents joindre pour chaque modèle d’email. L’email de confirmation d’inscription inclut la convention, l’email de fin de formation inclut l’attestation. Tout est automatique.
« Pièces jointes statiques et dynamiques » fait partie du module Communication de Loop Formations, aux côtés de Emails de relance programmables, Extranet entreprise et Déclencheurs multiples.
Un email de formation transporte presque toujours un document. Loop Formations distingue deux cas : les pièces fixes que vous joignez à chaque envoi, comme vos conditions générales ou un plan d’accès, et les documents produits pour un destinataire précis, comme sa convention ou son attestation. Le rattachement se paramètre au niveau du modèle, une fois pour toutes. L’envoi transporte ensuite la bonne pièce, générée avec les données du dossier au moment de l’expédition.
Les pièces fixes, jointes sans intervention
Certains documents ne varient pas d’un destinataire à l’autre : plaquette de présentation, conditions générales de vente, règlement intérieur, plan d’accès au centre, notice de connexion à la visioconférence. Rattachés au modèle, ils partent systématiquement, ce qui supprime la recherche du bon fichier dans un dossier partagé à chaque envoi.
L’intérêt est aussi de garantir la version diffusée. Quand un règlement intérieur est mis à jour, la substitution se fait à un seul endroit. Sans cela, chaque gestionnaire continue de joindre la copie enregistrée sur son poste, et vous diffusez pendant des mois un document périmé sans le savoir.
Les documents générés pour chaque destinataire
L’autre catégorie regroupe les pièces personnalisées : convention adaptée à la situation de financement, programme détaillé de la formation suivie, convocation nominative, attestation de fin. Le document est produit au moment de l’envoi, avec les informations à jour du dossier, plutôt que préparé à l’avance puis conservé en attendant son expédition.
Cette génération tardive évite un problème récurrent. Un tarif révisé, une date de séance décalée ou un formateur remplacé rendent caduc un document préparé une semaine plus tôt. En produisant la pièce à l’expédition, vous garantissez la cohérence entre ce que le destinataire reçoit et ce que contient réellement votre dossier.
Associer les bonnes pièces aux bons moments
Le paramétrage se raisonne étape par étape. La confirmation d’inscription porte la convention et le programme. La convocation transporte le plan d’accès et le règlement intérieur. Le message de clôture emporte l’attestation. Cette cartographie vaut d’être écrite noir sur blanc avant d’être configurée, car elle révèle les oublis habituels.
Attention au poids des envois. Trois pièces lourdes attachées à chaque message finissent bloquées par certaines messageries d’entreprise. Pour les documents volumineux, un lien vers l’espace de l’apprenant reste préférable à une pièce jointe, avec l’avantage de rendre la consultation traçable et le document toujours disponible.
Les points à retenir
- Documents fixes rattachésPlaquette, conditions générales ou plan d’accès sont joints automatiquement, sans recherche de fichier ni risque d’envoyer une version périmée à vos destinataires.
- Génération à l’envoiConvention, programme et attestation sont produits au moment de l’expédition, avec les données du dossier telles qu’elles sont à cet instant précis.
- Une configuration par étapeChaque modèle définit ses propres pièces jointes, ce qui aligne le contenu de l’envoi sur le moment du parcours auquel il correspond.
- Version unique diffuséeLa mise à jour d’un document de référence se fait à un seul endroit et s’applique aux envois suivants, y compris ceux réalisés par vos autres gestionnaires.
- Alternative par lienPour les fichiers volumineux, orientez le destinataire vers son espace personnel : la consultation reste traçable et le document demeure accessible durablement.
Un organisme qui met à jour son règlement intérieur
Un centre de formation révise son règlement intérieur après un changement d’adresse et l’ajout de modalités d’accueil des personnes en situation de handicap. Auparavant, chaque gestionnaire joignait la copie enregistrée sur son ordinateur, et plusieurs versions circulaient encore. La responsable qualité remplace le document rattaché aux modèles de convocation et de confirmation d’inscription. Dès l’envoi suivant, tous les destinataires reçoivent la version à jour, quel que soit le gestionnaire qui traite le dossier. Elle en profite pour vérifier les pièces associées à chaque étape et constate que le programme détaillé n’était joint qu’à la confirmation, jamais à la convocation. La correction prend quelques minutes et clôt une remarque relevée lors du dernier audit interne.
Questions fréquentes
Une convention jointe automatiquement est-elle toujours à jour ?
Oui, puisqu’elle est générée au moment de l’envoi à partir des données du dossier. C’est l’avantage décisif sur un fichier préparé à l’avance : un tarif corrigé, une date décalée ou un changement de financeur se répercutent sans intervention. Si vous modifiez le dossier après l’envoi, en revanche, le destinataire conserve la version reçue, ce qui justifie un envoi correctif explicite.
Peut-on joindre des pièces différentes selon le type de financement ?
La configuration se fait par modèle, ce qui permet de créer des modèles distincts selon les situations : formation financée par l’employeur, inscription individuelle, parcours en alternance. Chacun porte les documents adaptés. Cette organisation est plus lisible qu’un modèle unique dans lequel vos gestionnaires devraient ajouter ou retirer des pièces manuellement à chaque envoi.
Que faire si mes pièces jointes sont trop lourdes ?
Réduisez le nombre de pièces attachées et remplacez les documents volumineux par un lien vers l’espace de l’apprenant. Les messageries d’entreprise appliquent souvent des limites strictes, et un message bloqué ne génère aucune alerte visible chez vous. Le lien présente un autre avantage : vous savez si le destinataire a consulté le document, information qu’une pièce jointe ne fournit jamais.
Les entreprises clientes reçoivent-elles les mêmes documents ?
Non, et il vaut mieux séparer clairement les envois. Un responsable formation attend la convention, les états de présence et les attestations de ses salariés. L’apprenant attend sa convocation, son programme et ses accès. Configurer des modèles distincts évite de transmettre à un employeur des documents individuels qui ne le concernent pas, ce qui rejoint vos obligations de minimisation des données.
