Loop envoie des notifications en temps réel pour vous alerter des événements importants. Une cloche dans l’interface centralise toutes vos notifications : inscriptions, signatures, messages, etc.
Alertes instantanées
Dès qu’un événement significatif se produit, une notification apparaît : nouvel apprenant inscrit, document signé, formulaire rempli, nouveau message reçu. Vous êtes informé immédiatement.
Centre de notifications
La cloche en haut de l’interface indique le nombre de notifications non lues. Cliquez pour voir la liste détaillée avec horodatage. Accédez directement à l’élément concerné en un clic.
Paramétrage
Configurez quelles notifications vous souhaitez recevoir. Activez ou désactivez par type d’événement selon vos préférences. Évitez la surcharge tout en restant informé de l’essentiel.
« Notifications en temps réel » fait partie du module Communication de Loop Formations, aux côtés de QR codes (inscription, planning), Tracking des ouvertures et clics et Extranet apprenant personnalisé.
Les notifications signalent dans Loop ce qui vient de se produire et qui demande une action de votre part : une inscription déposée, une convention signée, un formulaire renvoyé, une feuille d’émargement clôturée, un message reçu. L’objectif n’est pas de vous alerter en permanence mais de remplacer les vérifications manuelles que votre équipe répète plusieurs fois par jour. Chaque notification renvoie directement à l’élément concerné, ce qui supprime la recherche préalable avant de traiter le dossier.
Remplacer les vérifications manuelles répétées
Une grande partie du temps administratif se perd en contrôles : ouvrir un dossier pour voir si la convention est revenue, consulter une session pour vérifier les inscriptions, regarder si les émargements de la veille sont complets. Ces gestes sont rapides pris isolément, mais répétés chaque jour sur des dizaines de dossiers, ils pèsent lourd.
La notification inverse la logique : ce n’est plus vous qui allez chercher l’information, c’est l’événement qui vient à vous. Le gestionnaire traite une file d’attente au lieu de balayer un tableau de bord entier. Les dossiers sans mouvement ne mobilisent aucune attention, ce qui laisse du temps pour ceux qui bloquent réellement.
Réagir vite sur les demandes entrantes
Le délai de réponse à une demande d’information joue directement sur votre taux de transformation. Une inscription déposée un vendredi soir depuis votre catalogue en ligne ne devrait pas attendre le lundi après-midi. La notification permet de rappeler le prospect pendant qu’il compare encore les offres, ce qui change souvent l’issue de la demande.
Le même principe vaut pour les blocages de fin de parcours. Une évaluation non renvoyée retarde une attestation, un émargement manquant retarde une facturation. Être prévenu au moment où le manque apparaît évite de le découvrir des semaines plus tard, quand la relance devient plus difficile et le dossier moins facile à reconstituer.
Doser les alertes pour rester lisible
Une notification qui se déclenche trop souvent finit ignorée. Le paramétrage par type d’événement sert précisément à cela : chaque personne active ce qui relève de sa responsabilité et coupe le reste. Le commercial suit les demandes entrantes et les devis, le gestionnaire suit les signatures et les émargements, le responsable qualité suit les évaluations.
Prévoyez une revue de ce paramétrage après quelques semaines d’usage. Les événements que personne ne traite jamais peuvent être désactivés, et ceux découverts trop tard méritent d’être ajoutés. Ce réglage vaut mieux qu’une règle uniforme imposée à toute l’équipe, qui aboutit soit à trop de bruit, soit à des angles morts.
Les points à retenir
- Centre de notificationsUne icône unique regroupe les événements non traités avec leur horodatage, ce qui donne en un coup d’oeil l’état des demandes en attente sur votre périmètre.
- Accès direct au dossierUn clic sur la notification ouvre la session, la fiche ou le document concerné, sans passer par une recherche ni par plusieurs niveaux de menu.
- Filtrage par typeChaque utilisateur active les événements utiles à son rôle et désactive les autres, ce qui évite la saturation et maintient l’attention sur les alertes importantes.
- Signal sur les blocagesUne signature manquante, une évaluation non renvoyée ou un émargement incomplet remontent au moment où le manque apparaît, pas au moment de facturer la session.
- Complément par courrielPour les personnes peu connectées, comme les formateurs occasionnels, l’alerte peut être relayée par courriel afin de ne pas dépendre d’une connexion quotidienne à la plateforme.
Un service inscriptions de trois gestionnaires
Un organisme interprofessionnel gère un catalogue ouvert avec des inscriptions qui arrivent en continu depuis son site. Trois gestionnaires se partagent les dossiers par domaine. Chaque matin, ils ouvraient successivement les sessions pour repérer les nouveautés de la veille, ce qui occupait la première heure. Avec les notifications paramétrées par domaine, chacun voit uniquement ce qui le concerne : nouvelle inscription, convention signée, pièce déposée, message reçu. Le traitement se fait dans l’ordre d’arrivée, et les dossiers incomplets restent visibles tant qu’ils ne sont pas soldés. La responsable, elle, n’active que les alertes de blocage pour intervenir sur les cas qui traînent, sans suivre le détail quotidien de chaque inscription.
Questions fréquentes
Les notifications remplacent-elles vraiment un tableau de bord de suivi ?
Non, elles se complètent. La notification traite l’événement du moment et convient au travail quotidien. Le tableau de bord donne la vision d’ensemble : sessions à remplir, dossiers incomplets, facturation en attente. Utilisez la première pour le flux et le second pour le pilotage hebdomadaire. Se reposer uniquement sur les notifications expose au risque d’oublier ce qui ne génère aucun événement.
Chaque utilisateur peut-il paramétrer ses propres notifications ?
Oui. Le réglage se fait par type d’événement, ce qui permet à chaque membre de l’équipe d’aligner ses alertes sur son périmètre réel. Un commercial, un gestionnaire administratif et un responsable qualité n’ont pas besoin des mêmes signaux. Prévoyez toutefois une règle commune sur les événements critiques, pour qu’aucune inscription ou signature ne reste sans destinataire identifié.
Que se passe-t-il si personne ne traite une notification ?
Elle reste marquée comme non lue et l’élément concerné continue d’apparaître dans les listes de suivi. C’est pourquoi il est utile d’attribuer explicitement les types d’événements : une alerte visible par tout le monde finit souvent traitée par personne. Une revue hebdomadaire des dossiers en attente complète utilement le dispositif, notamment pour les demandes commerciales.
Les apprenants et formateurs reçoivent-ils aussi des notifications ?
Oui, depuis leur propre espace, avec des événements adaptés à leur rôle : nouveau document à signer, message reçu, séance modifiée, module mis à disposition. Cela réduit les relances manuelles de votre équipe, puisque la personne concernée est informée directement. Vous conservez la possibilité d’ajouter un rappel par courriel pour les actions qui bloquent un dossier.
