Offrez à vos clients entreprises un espace dédié pour suivre les formations de leurs collaborateurs. Vue d’ensemble des sessions, suivi des présences, accès aux documents : tout pour faciliter leur gestion RH.
Vue entreprise
Le responsable formation de l’entreprise visualise toutes les formations concernant ses collaborateurs : sessions passées, en cours et à venir. Pour chaque session, il voit la liste des salariés inscrits et leur avancement.
Suivi des collaborateurs
L’entreprise suit la participation de chaque collaborateur : présences, progression e-learning, résultats aux évaluations. Ces informations alimentent le suivi du plan de développement des compétences.
Documents accessibles
L’entreprise accède aux documents administratifs : conventions, factures, attestations de fin de formation. Elle peut télécharger ces documents pour ses dossiers de financement ou ses archives.
« Extranet entreprise » fait partie du module Communication de Loop Formations, aux côtés de Déclencheurs multiples, Extranet apprenant personnalisé et Rédaction assistée par IA.
L’extranet entreprise ouvre à vos clients un espace de consultation sur les formations de leurs salariés. Le responsable des ressources humaines y suit les inscriptions, les présences, les résultats et récupère seul ses conventions, factures et attestations. Pour votre organisme, chaque accès distribué remplace une série de demandes par courriel et de renvois de documents. La relation commerciale gagne en clarté : le client voit ce qui a été réalisé, ce qui reste à planifier et ce qu’il doit encore vous transmettre.
Pourquoi un client entreprise réclame des preuves
Une entreprise qui finance une formation doit elle-même en justifier auprès de sa direction, de son expert-comptable ou de son financeur. Elle a besoin de la convention signée, de la feuille de présence, de l’attestation de fin de formation et de la facture correspondante. Tant que ces pièces circulent uniquement par messagerie, elles se perdent et vous relancez.
En donnant un accès permanent au dossier, vous supprimez l’essentiel de ces échanges. Le service formation télécharge ce dont il a besoin au moment où il en a besoin, y compris plusieurs mois après la session. Votre équipe n’a plus à rechercher un document archivé ni à vérifier qui l’avait envoyé et à quelle adresse.
Suivi du plan de développement des compétences
Le responsable formation raisonne par collaborateur autant que par session. L’extranet lui présente les deux entrées : la liste des salariés inscrits sur une session donnée, et l’historique des parcours suivis par un salarié depuis le début de la relation. Il repère ainsi les personnes qui n’ont pas encore été formées sur un sujet obligatoire.
Cette lecture par personne rend le renouvellement plus naturel. Une habilitation qui arrive à échéance, un module non terminé, une évaluation en dessous du seuil attendu : autant de signaux visibles côté client qui déclenchent une nouvelle commande sans que vous ayez à prospecter à froid sur un compte déjà acquis.
Ce que l’entreprise voit et ne voit pas
L’accès est limité aux salariés effectivement rattachés à ce client. Une entreprise ne consulte jamais les données d’un autre compte, ni les commentaires internes de votre équipe, ni vos marges. Vous décidez du niveau de détail partagé sur les résultats d’évaluation, sujet sensible puisqu’il touche à l’appréciation d’un salarié par son employeur.
Ce paramétrage se discute au démarrage du partenariat. Certains clients veulent le détail des résultats, d’autres se contentent de la mention acquis ou non acquis. Cadrer ce point par écrit protège tout le monde et évite les demandes contradictoires en cours d’année. Les données restent hébergées en France et soumises au RGPD.
Les points à retenir
- Vue par sessionLe client retrouve chaque session commandée, ses dates, ses inscrits et son état d’avancement, sans avoir à vous demander où en est le déploiement de son plan.
- Vue par collaborateurL’historique de formation de chaque salarié se consulte en une fiche : parcours suivis, présences, résultats et attestations obtenues au fil des années de collaboration.
- Documents en libre accèsConventions, convocations, factures et attestations sont téléchargeables à tout moment, ce qui supprime la majorité des demandes de renvoi adressées à votre secrétariat.
- Cloisonnement par compteChaque entreprise ne voit que ses propres salariés et ses propres documents, sans accès aux autres clients ni aux informations commerciales internes de votre organisme.
- Préparation des financementsLes pièces réunies dans l’espace facilitent la constitution des dossiers que l’entreprise dépose auprès de son financeur, sans que vous ayez à reconstituer un historique.
Une entreprise industrielle et ses habilitations
Un organisme forme chaque année les équipes de maintenance d’un groupe industriel réparti sur quatre sites. Les inscriptions arrivent par vagues, les recyclages d’habilitation ont des échéances différentes selon les personnes, et la responsable formation doit rendre compte au siège. Avec un accès à l’extranet, elle consulte site par site les sessions programmées, vérifie qui a émargé, télécharge les attestations à joindre aux dossiers du personnel et récupère les factures pour la comptabilité. Vos gestionnaires ne reçoivent plus que les vraies demandes : ajouter un participant, décaler une date, ouvrir un groupe supplémentaire. Le reste du suivi se fait en autonomie, avec les mêmes informations des deux côtés.
Questions fréquentes
Comment donner un accès à un client entreprise ?
Vous créez un contact sur la fiche de l’entreprise et lui ouvrez un accès depuis Loop. La personne reçoit une invitation et définit son mot de passe. Vous pouvez ouvrir plusieurs accès pour un même client, par exemple un responsable formation au siège et un référent par établissement. Chaque accès reste limité au périmètre que vous lui attribuez.
Le client peut-il inscrire lui-même ses salariés ?
Selon le paramétrage retenu, l’entreprise peut transmettre ses demandes d’inscription depuis son espace, ce qui évite les listes envoyées en pièce jointe puis retapées par votre équipe. Vous gardez la main sur la validation : une demande reste une demande tant que votre gestionnaire ne l’a pas confirmée, contrôlé les places disponibles et vérifié les prérequis de la formation.
Les résultats d’évaluation sont-ils visibles par l’employeur ?
Vous choisissez ce qui est partagé. Il est courant de communiquer la présence, l’assiduité et l’atteinte des objectifs, et de garder confidentiels les commentaires détaillés du formateur. Fixez cette règle avant le démarrage et appliquez-la à tous vos comptes pour rester cohérent. Les apprenants doivent être informés de ce qui est transmis à leur employeur, conformément au RGPD.
Que se passe-t-il quand un salarié quitte l’entreprise ?
Son historique de formation reste attaché à votre dossier, car vous devez pouvoir justifier des sessions réalisées et des attestations délivrées. Côté entreprise, vous pouvez retirer la personne des listes actives pour que le responsable ne suive plus qu’un effectif à jour. Si l’ancien salarié revient chez un autre de vos clients, sa fiche apprenant reste réutilisable.
