Envoyez un email à tous les participants d’une session en une seule action. Idéal pour les communications ponctuelles : changement de lieu, information de dernière minute, partage d’une ressource.
Sélection des destinataires
Depuis une session, accédez à la fonction d’envoi groupé. Par défaut, tous les apprenants sont sélectionnés. Vous pouvez aussi sélectionner manuellement certains apprenants, ou inclure les formateurs.
Email personnalisé
Rédigez votre message directement ou utilisez un modèle existant. Même pour un envoi groupé, les balises dynamiques fonctionnent : chaque destinataire reçoit un email personnalisé avec son prénom, ses informations.
Historique conservé
L’email groupé est tracé sur la session et sur chaque fiche apprenant concernée. Vous gardez l’historique de qui a reçu quoi et quand. La traçabilité de vos communications est assurée.
« Envoi d’emails groupés pour la session » fait partie du module Communication de Loop Formations, aux côtés de Formulaires en ligne personnalisables, Modèles d’emails personnalisables et Déclencheurs multiples.
L’envoi groupé s’adresse à tous les participants d’une session en une seule opération, sans copie cachée improvisée depuis une boîte personnelle. Vous partez de la session, vous choisissez les destinataires, vous rédigez ou reprenez un modèle, et chaque personne reçoit un message à son nom. L’envoi est tracé sur la session et sur chaque fiche apprenant. C’est l’outil des communications ponctuelles : changement de salle, consigne d’accès, envoi d’un support, rappel avant le démarrage.
Les envois qui ne peuvent pas attendre
Certaines informations arrivent trop tard pour figurer dans la convocation. Une salle indisponible, un formateur remplacé, un accès au bâtiment modifié, un lien de visioconférence à renvoyer : ces situations exigent un message immédiat à un groupe précis. Reconstituer la liste des adresses à la main dans ce contexte est la meilleure façon d’oublier quelqu’un.
Partir de la session supprime ce risque. La liste des destinataires est celle des inscrits à jour, y compris la personne ajoutée la veille. Vous pouvez inclure ou exclure les formateurs selon le sujet, et retirer les personnes déjà prévenues par téléphone. L’écart entre la liste réelle et la liste utilisée pour écrire disparaît.
Personnalisation malgré l’envoi en masse
Un message collectif ne doit pas ressembler à un publipostage anonyme. Les balises dynamiques insèrent le prénom, l’intitulé de la formation, les dates, le lieu ou l’horaire propres à chaque destinataire. Le lecteur reçoit un courriel qui lui parle de sa session, ce qui améliore nettement la lecture et réduit les demandes de précision.
Cette personnalisation évite aussi les erreurs classiques du message unique. Sur une session comportant deux groupes ou deux salles, la balise affiche la bonne information pour chacun. Vous n’avez donc pas à découper votre envoi en plusieurs listes ni à écrire un texte prudent qui reste vague pour convenir à tout le monde.
Garder la preuve de ce qui a été envoyé
Toute communication liée à une session peut être questionnée plus tard : un apprenant affirme ne pas avoir été prévenu d’un changement d’horaire, une entreprise conteste une absence. L’historique conservé sur la session et sur la fiche apprenant indique la date d’envoi, le contenu et les destinataires. La discussion s’appuie alors sur des faits.
Cette traçabilité sert également la qualité. Les échanges d’information avec les bénéficiaires font partie de ce qu’un auditeur peut examiner, notamment sur l’information donnée avant l’entrée en formation. Disposer de l’historique directement sur le dossier évite de reconstituer une chronologie à partir de boîtes de réception individuelles.
Les points à retenir
- Destinataires issus de la sessionLa liste provient des inscriptions en cours, ce qui évite les adresses oubliées ou périmées recopiées depuis un ancien tableur ou une liste de diffusion obsolète.
- Sélection fineVous adressez tout le groupe, une partie des apprenants seulement, ou vous incluez les formateurs, selon la nature de l’information à transmettre et le public réellement concerné.
- Balises dynamiquesPrénom, intitulé, dates, lieu et horaires s’insèrent automatiquement dans le corps du message, ce qui donne un courriel personnalisé malgré un envoi collectif unique.
- Modèles réutilisablesLes messages récurrents, comme le rappel de la veille ou l’envoi du lien de connexion, se rédigent une fois et se réutilisent sur chaque nouvelle session.
- Historique sur le dossierL’envoi est tracé sur la session et sur chaque fiche apprenant, avec sa date et son contenu, ce qui permet de justifier une information transmise.
Un centre confronté à une salle indisponible
Un centre de formation apprend un lundi matin qu’un dégât des eaux rend inutilisable la salle prévue pour deux sessions de la semaine. Trente et un apprenants et quatre formateurs sont concernés, répartis sur des entreprises différentes. Depuis chaque session, la gestionnaire lance un envoi groupé reprenant un modèle existant, complété par la nouvelle adresse et les consignes d’accès. Les balises insèrent pour chacun ses dates et son horaire de convocation. Les formateurs sont inclus dans le second envoi. Une heure plus tard, l’information est partie, tracée sur les deux sessions, et le standard reçoit quelques appels de confirmation au lieu de subir la matinée entière.
Questions fréquentes
En quoi est-ce différent d’une copie cachée depuis notre boîte ?
La copie cachée oblige à constituer la liste à la main, ne personnalise rien et ne laisse aucune trace exploitable dans le dossier. L’envoi groupé part de la liste réelle des inscrits, insère les informations propres à chaque destinataire et conserve l’historique sur la session. En cas de contestation ultérieure, vous retrouvez le message envoyé sans fouiller une messagerie personnelle.
Peut-on joindre un document à un envoi groupé ?
Oui, vous pouvez transmettre un support, un plan d’accès ou une consigne. Pour les documents volumineux ou destinés à durer, il est souvent préférable de les déposer dans l’espace apprenant et de renvoyer vers cet espace. Le fichier reste alors disponible dans le temps, y compris pour une personne inscrite après l’envoi, et vous ne dépendez pas des limites des messageries.
Comment savoir si les apprenants ont bien reçu le message ?
L’historique indique à qui le message a été adressé et quand. Pour les informations critiques, l’usage courant consiste à doubler l’envoi d’une notification dans l’espace apprenant et, pour les groupes réduits, d’un appel aux personnes qui n’ont pas réagi. Vérifiez aussi la qualité des adresses collectées à l’inscription : une adresse erronée est la première cause de non-réception.
Peut-on écrire aux entreprises clientes de la même façon ?
L’envoi groupé depuis la session cible les participants et, si vous le souhaitez, les formateurs. Pour informer les employeurs, appuyez-vous sur les contacts entreprise rattachés aux inscriptions et sur leur espace dédié, où ils retrouvent les documents. Distinguer les deux publics est préférable : le message opérationnel destiné à l’apprenant n’a pas le même contenu que l’information adressée au responsable formation.
