Configurez des séquences de relance automatiques pour les actions non effectuées. Document non signé, formulaire non rempli, émargement manquant : Loop relance automatiquement jusqu’à complétion.
Relances conditionnelles
Les relances ne partent que si l’action n’a pas été effectuée. Si l’apprenant signe sa convention, les relances prévues sont annulées automatiquement. Pas de spam inutile, juste les rappels nécessaires.
Séquences personnalisables
Définissez votre séquence de relance : première relance à J+1, deuxième à J+3, troisième à J+7. Chaque relance peut avoir son propre ton et son propre message, de plus en plus insistant si nécessaire.
Limite de relances
Fixez un nombre maximum de relances pour éviter le harcèlement. Après la dernière relance, vous êtes notifié que l’action n’a toujours pas été effectuée. À vous de décider de la suite à donner.
« Emails de relance programmables » fait partie du module Communication de Loop Formations, aux côtés de Messagerie interne Loop, Tracking des ouvertures et clics et Lou répond sur vos données.
La plupart des retards administratifs ne viennent pas d’un refus, mais d’un oubli. Une convention ouverte puis laissée de côté, un questionnaire repoussé, un émargement non validé. Loop Formations programme des séquences de relance qui ne partent que si l’action reste à faire, et qui s’arrêtent d’elles-mêmes dès qu’elle est réalisée. Vous fixez le rythme, le nombre maximal de messages et le ton de chaque étape, puis vous êtes averti des dossiers qui résistent malgré tout.
Relancer seulement ce qui reste en attente
Une relance conditionnelle vérifie l’état de l’action avant de partir. Si l’apprenant a signé sa convention pendant la nuit, le message prévu le lendemain n’est pas envoyé. Ce contrôle évite le message qui décrédibilise tout l’organisme : réclamer un document déjà transmis, parfois trois fois de suite auprès du même destinataire.
Ce fonctionnement allège aussi la charge mentale de l’équipe. Personne n’a plus à tenir une liste parallèle des dossiers incomplets ni à croiser deux exports pour savoir qui relancer. La plateforme connaît l’état réel de chaque pièce et déclenche uniquement les rappels utiles, y compris sur des sessions nombreuses.
Construire une séquence qui progresse
Une séquence efficace monte en intensité sans agressivité : un rappel courtois le lendemain, une relance plus directe trois jours après, un message final qui rappelle l’échéance et ses conséquences pratiques, par exemple l’impossibilité d’accéder à la séance sans convention signée. Chaque étape dispose de son propre texte.
Adaptez la séquence à l’enjeu. Une signature de convention avant démarrage justifie un rythme soutenu, car elle conditionne la facturation et la conformité du dossier. Un questionnaire à froid envoyé trois mois après la formation supporte au contraire un rythme lent : deux rappels espacés obtiennent de meilleurs retours qu’une insistance quotidienne.
Fixer une limite et reprendre la main
Le nombre maximal de relances se paramètre. Au-delà, la séquence s’arrête et vous êtes notifié que l’action n’a toujours pas été effectuée. Cette limite protège la relation avec l’apprenant ou l’entreprise et vous ramène au bon endroit : un dossier qui résiste à trois messages écrits demande généralement un appel téléphonique.
Traitez cette liste de dossiers bloqués comme un indicateur, pas comme une corvée. Un nombre élevé de conventions non signées chez une même entreprise cliente signale souvent un circuit interne inadapté, par exemple une signature qui doit passer par un service achats. La solution est alors organisationnelle et se règle une fois pour toutes.
Les points à retenir
- Arrêt automatiqueDès que l’action attendue est réalisée, les relances restantes sont annulées : personne ne reçoit un rappel pour un document déjà signé ou un formulaire rempli.
- Rythme paramétrableVous définissez les délais entre chaque étape, du lendemain à plusieurs semaines, selon l’urgence réelle de l’action et le profil du destinataire concerné.
- Message propre à chaque étapeLe premier rappel reste courtois, le dernier rappelle l’échéance et ses conséquences pratiques : la progression du ton se paramètre une fois pour toutes.
- Plafond de relancesUn nombre maximal évite l’acharnement, protège la relation avec l’entreprise cliente et déclenche une notification vers votre équipe lorsqu’il est atteint.
- Couverture largeConventions à signer, questionnaires d’évaluation, émargements manquants ou pièces administratives absentes entrent dans le même mécanisme de relance conditionnelle.
Un organisme confronté aux conventions non signées
Un organisme intervenant auprès de collectivités constatait que de nombreuses conventions arrivaient signées après le démarrage des sessions, ce qui compliquait la facturation et fragilisait les dossiers en cas de contrôle. La direction met en place une séquence dédiée : un rappel le lendemain de l’envoi, un deuxième à trois jours avec mention de la date de démarrage, un dernier à sept jours adressé également au responsable formation de la structure. Au-delà, la gestionnaire reçoit la liste des dossiers restés bloqués et passe un appel. Le suivi cesse d’être une recherche hebdomadaire dans les dossiers en cours pour devenir une courte liste d’exceptions à traiter chaque lundi matin.
Questions fréquentes
Les relances risquent-elles d’être perçues comme du harcèlement ?
Le risque existe si la séquence ignore l’état réel du dossier. Ici, un message ne part que si l’action reste à faire, et un plafond arrête la série. Soignez également le texte : rappelez l’objet, la date d’échéance et le lien direct vers l’action. Un rappel précis et utile est mieux accueilli qu’un message vague envoyé plusieurs fois à l’identique.
Peut-on relancer une entreprise cliente et pas seulement l’apprenant ?
Oui, et c’est souvent nécessaire. Pour une convention ou une inscription financée par un employeur, l’action attendue relève du responsable formation, pas du salarié. Prévoyez des séquences distinctes selon le destinataire, et envisagez de mettre l’interlocuteur entreprise en destinataire complémentaire lors des dernières étapes, quand l’échéance de démarrage approche.
Comment savoir si une relance a été lue ?
Le suivi des envois indique si le message a été ouvert et si le lien a été cliqué. Un destinataire qui ouvre sans cliquer signale généralement une intention sans passage à l’acte, souvent parce que l’action demandée n’est pas réalisable dans l’instant. Un destinataire qui n’ouvre jamais rien pose une autre question : celle de l’adresse enregistrée ou de la délivrabilité.
Faut-il relancer les questionnaires d’évaluation avec la même intensité ?
Non. Les évaluations à chaud et à froid supportent mal l’insistance et se prêtent mieux à deux rappels espacés. Le levier principal reste le moment d’envoi : un questionnaire proposé en fin de dernière séance, avant la dispersion du groupe, obtient plus de réponses que trois relances adressées deux semaines plus tard. Ajustez la séquence en fonction de ce constat.
