Chaque modèle d’email peut être associé à plusieurs déclencheurs : par rapport aux dates de formation, aux actions des apprenants, aux événements du parcours. Une flexibilité totale pour automatiser vos communications.
Déclencheurs temporels
Programmez l’envoi par rapport aux dates clés : X jours avant le début de formation, X heures avant chaque séance, le jour de fin de formation, X jours après. Les emails partent automatiquement au bon moment.
Déclencheurs événementiels
Déclenchez l’envoi sur des événements : à l’inscription de l’apprenant, à la signature d’un document, à la complétion d’un module e-learning, à la réception d’un paiement. L’email part instantanément quand l’événement se produit.
Combinaison de déclencheurs
Un même email peut avoir plusieurs déclencheurs. Par exemple : envoyer le lien de connexion 24h avant la séance ET 1h avant. Vous multipliez les chances que l’information soit vue au bon moment.
« Déclencheurs multiples » fait partie du module Communication de Loop Formations, aux côtés de Messagerie interne Loop, Extranet entreprise et Pièces jointes statiques et dynamiques.
Un message utile est un message qui arrive au bon moment. Loop Formations associe à chaque modèle d’email un ou plusieurs déclencheurs : une position par rapport aux dates de la session, un événement du parcours, ou les deux combinés. Vous décrivez la règle une fois, elle s’applique ensuite à chaque nouvelle session sans réglage. Concrètement, cela remplace les rappels notés sur un agenda et les envois manuels du vendredi soir par un enchaînement qui se déclenche seul.
Caler les envois sur le calendrier de session
Les déclencheurs temporels se définissent par rapport aux dates connues : sept jours avant le démarrage pour la convocation, vingt-quatre heures avant chaque séance pour le rappel, le lendemain de la dernière journée pour le questionnaire à chaud. Quand vous programmez une session, l’ensemble de la séquence se positionne automatiquement sur ces repères.
Ce mode de définition résiste aux changements. Si une session est décalée de deux semaines, les envois suivent le nouveau calendrier au lieu de partir aux dates initialement prévues. C’est un point où les organismes perdent régulièrement en crédibilité : un rappel envoyé pour une séance reportée décrédibilise toute la communication qui suit.
Réagir aux événements du parcours
Les déclencheurs événementiels partent d’une action, pas d’une date : inscription enregistrée, document signé, module e-learning terminé, paiement reçu. Le message part au moment où l’événement se produit, ce qui donne une réactivité impossible à tenir manuellement pour une équipe qui suit plusieurs dizaines de sessions simultanément.
Cette immédiateté a un effet sur la relation. Un apprenant qui reçoit sa confirmation dans la minute qui suit son inscription perçoit un organisme organisé. Une entreprise cliente informée dès la signature de la convention n’a pas besoin de rappeler pour savoir où en est le dossier de ses salariés.
Combiner plusieurs déclencheurs sur un même message
Un même modèle peut être rattaché à plusieurs déclencheurs. Le lien de visioconférence peut ainsi partir la veille et une heure avant la séance, ce qui augmente les chances qu’il soit vu au moment utile. La règle vaut aussi pour les documents à signer, souvent ouverts puis oubliés dans la journée.
Dosez cependant la répétition. Trois messages en deux jours pour la même information produisent l’effet inverse : le destinataire cesse de lire. Une bonne pratique consiste à réserver le doublon aux informations réellement critiques, comme un lien de connexion ou un changement de salle, et à laisser les autres en envoi unique.
Les points à retenir
- Déclencheurs par datePositionnez chaque envoi par rapport au début de session, à une séance ou à la date de fin, en jours ou en heures, selon l’usage visé.
- Déclencheurs par événementInscription, signature, complétion d’un module ou encaissement déclenchent l’envoi au moment précis où l’action est enregistrée dans la plateforme.
- Adaptation aux reportsUn décalage de session repositionne les envois programmés, ce qui évite les rappels adressés pour une séance qui n’a plus lieu à cette date.
- Doublons maîtrisésUn message important peut partir deux fois, par exemple la veille puis une heure avant, sans créer de règle supplémentaire à surveiller manuellement.
- Séquences réutilisablesLa configuration s’applique à chaque nouvelle session du même type : vous paramétrez une fois, vous ne reprogrammez plus à chaque ouverture de calendrier.
Un centre qui enchaîne des sessions courtes
Un centre de formation en hygiène et sécurité programme des sessions d’une à deux journées, avec des groupes renouvelés à chaque fois. L’équipe administrative passait ses vendredis à préparer les convocations et les rappels de la semaine suivante. La responsable définit une séquence unique : convocation sept jours avant, rappel avec plan d’accès la veille, questionnaire de satisfaction le lendemain de la fin, attestation dès la validation de l’émargement. Chaque nouvelle session ouverte dans le planning hérite de cette séquence. Lorsqu’une session est décalée à la demande d’un client, les envois suivent le nouveau calendrier. Le vendredi après-midi redevient disponible pour le traitement des devis en attente.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je reporte une session déjà convoquée ?
Les envois calés sur les dates de la session se repositionnent selon le nouveau calendrier. Les messages déjà partis restent partis : à vous d’informer les inscrits du report, idéalement avec un modèle prévu pour cela. C’est l’un des rares cas où un envoi explicite reste préférable, car le message doit expliquer la situation plutôt que répéter une information.
Puis-je désactiver temporairement un déclencheur ?
Oui. Un déclencheur peut être suspendu sans supprimer le modèle correspondant. C’est utile pendant une période de test, lors de la refonte d’un questionnaire ou quand une formation particulière suit un circuit différent. Pensez à noter la raison de la suspension : un déclencheur désactivé puis oublié produit exactement le même effet qu’un oubli d’envoi.
Comment éviter que les apprenants reçoivent trop de messages ?
Faites la liste des envois qu’un même apprenant recevra sur un parcours complet, en additionnant les déclencheurs temporels et événementiels. L’exercice révèle souvent des redondances, par exemple une confirmation d’inscription et une convocation à un jour d’intervalle. Fusionnez ce qui peut l’être et gardez les doublons pour les seules informations dont la non-réception a une conséquence réelle.
Les entreprises clientes peuvent-elles avoir leurs propres déclencheurs ?
Oui, la logique est la même. Un employeur peut recevoir la convention à la validation du devis, une information au démarrage de la session de ses salariés, puis les attestations en fin de parcours. Distinguer les séquences apprenant et entreprise évite d’envoyer à un responsable formation des messages pensés pour un stagiaire, et inversement.
