Vos catalogues peuvent afficher les sessions programmées avec dates, lieux et places disponibles. Le prospect choisit directement la session qui lui convient et se préinscrit en ligne.
Sessions visibles
Activez l’affichage des sessions dans les paramètres du catalogue. Les formations montrent alors les prochaines dates disponibles : date de début, date de fin, lieu, modalité (présentiel, distanciel). Le prospect a une vision claire des options.
Places disponibles
Affichez optionnellement le nombre de places restantes. « Plus que 3 places » crée un sentiment d’urgence. Quand une session est complète, elle peut être masquée ou affichée comme « Complet » selon votre paramétrage.
Inscription à une session
Le prospect clique sur la session de son choix et accède au formulaire de préinscription prérempli avec les informations de cette session. Il n’a plus qu’à compléter ses coordonnées pour se préinscrire.
« Affichage des sessions programmées » fait partie du module Gestion commerciale de Loop Formations, aux côtés de Moteur de recherche intégré, Gestion avancée des commissions de ventes et Suivi du pipeline de vente (avec automatisation).
Publier ses dates change la nature de la relation avec un prospect. Plutôt qu’une demande d’information suivie d’allers-retours, le visiteur voit les sessions ouvertes, leur lieu, leur modalité et se positionne directement. Loop Formations affiche les sessions programmées dans vos catalogues publics, avec la possibilité d’indiquer les places restantes et de gérer le comportement d’une session complète. La préinscription reprend automatiquement les informations de la session choisie, ce qui réduit les erreurs et le travail de saisie.
Passer de la demande d’information à l’inscription
Une demande générique oblige votre équipe à rappeler, à proposer des dates, à attendre une réponse, parfois à découvrir que le prospect cherchait autre chose. En affichant le calendrier réel, vous laissez le visiteur faire lui-même ce travail de rapprochement entre son besoin, sa disponibilité et votre offre programmée.
Ce changement profite aux deux parties. Le prospect obtient une réponse immédiate à la question qu’il se pose vraiment, celle de la date. Votre équipe reçoit des demandes déjà rattachées à une session identifiée, ce qui permet de traiter le dossier plutôt que d’engager une phase d’échanges préliminaires souvent longue.
Piloter le remplissage de vos sessions
Une session à moitié remplie coûte autant qu’une session complète en organisation. L’affichage public des dates constitue un levier direct sur le remplissage, notamment pour les sessions interentreprises programmées à l’avance. Les prospects qui hésitent voient qu’une action existe réellement, avec un démarrage daté, ce qui aide à déclencher la décision.
L’indication des places restantes doit être maniée avec discernement. Elle informe utilement lorsqu’une session approche de sa capacité, mais perd sa valeur si elle devient un argument systématique. Beaucoup d’organismes choisissent de l’activer uniquement au-delà d’un certain niveau de remplissage, et de masquer ou de signaler les sessions complètes selon leur politique commerciale.
Une préinscription qui prépare le dossier
Le formulaire atteint depuis une session est déjà rattaché à celle-ci : formation, dates, lieu et modalité sont connus. Le visiteur renseigne uniquement ce que vous ne pouvez pas deviner, ses coordonnées et les informations utiles à son inscription. Le temps de remplissage diminue, et le taux d’abandon en cours de formulaire également.
Côté organisme, la demande arrive complète et correctement rattachée. Vous n’avez pas à interpréter un message libre ni à demander des précisions avant de créer le dossier. La suite du parcours administratif, convention, convocation et documents associés, s’appuie sur des données déjà justes dès la première saisie effectuée par le candidat.
Les points à retenir
- Dates visibles publiquementLes sessions programmées apparaissent avec leur période, leur lieu et leur modalité, ce qui répond immédiatement à la première question que se pose un prospect.
- Places restantes optionnellesL’information de disponibilité s’active selon votre choix, ce qui permet de l’utiliser au moment où elle a du sens plutôt que de manière systématique.
- Sessions complètes maîtriséesVous décidez de masquer une session pleine ou de l’afficher comme telle, selon que vous préférez orienter le prospect vers une autre date ou constituer une liste d’attente.
- Préinscription rattachéeLe formulaire reprend la session choisie, ce qui supprime les demandes imprécises et les échanges nécessaires pour savoir de quelle date parlait le candidat.
- Présentiel et distanciel distinguésLa modalité apparaît clairement sur chaque session, information déterminante pour un prospect éloigné géographiquement ou soumis à des contraintes de déplacement professionnel.
Un centre proposant des sessions interentreprises mensuelles
Un centre programme chaque mois plusieurs sessions courtes ouvertes à l’inscription individuelle. Le calendrier était auparavant communiqué sur demande, par message, à partir d’un document mis à jour irrégulièrement. Les prospects appelaient pour connaître les dates, l’équipe répondait, et une partie des échanges n’aboutissait pas faute de disponibilité commune. Le calendrier est désormais publié dans le catalogue, avec les lieux et les modalités. Le visiteur choisit la session qui lui convient et se préinscrit dans la foulée. Les demandes reçues portent sur une date précise, ce qui simplifie le traitement et permet d’ouvrir rapidement une session supplémentaire lorsque plusieurs candidats visent une période déjà complète. Le secrétariat n’envoie plus de calendrier par message.
Questions fréquentes
Une préinscription en ligne vaut-elle inscription définitive de l’apprenant ?
Non, et c’est précisément son intérêt. La préinscription enregistre une demande rattachée à une session, que votre équipe examine avant de la confirmer. Vous gardez la maîtrise des effectifs, des prérequis et des conditions de financement. Le dossier administratif, convention et documents associés, se déclenche ensuite selon votre processus habituel, une fois la place validée de votre côté.
Peut-on n’afficher que certaines sessions dans le catalogue ?
Oui. Toutes vos sessions n’ont pas vocation à être publiques, en particulier les actions intra réservées à une entreprise cliente ou les groupes constitués dans le cadre d’un dispositif spécifique. Vous choisissez ce que la vitrine expose, tout en conservant l’ensemble de votre programmation dans le planning interne utilisé par vos équipes et vos formateurs.
Que faire quand toutes les sessions affichées sont complètes ?
Deux approches coexistent. Masquer les sessions pleines donne une vitrine plus lisible, mais prive le visiteur de l’information sur votre activité réelle. Les afficher comme complètes montre que la formation fonctionne et permet de recueillir des demandes pour une date ultérieure. Cette seconde option a du sens si vous êtes en mesure d’ouvrir une session supplémentaire rapidement.
Comment éviter que le calendrier publié devienne obsolète ?
Le calendrier publié s’appuie sur votre programmation interne, ce qui supprime la double saisie à l’origine des écarts. La vigilance porte plutôt sur l’anticipation : programmez vos sessions suffisamment tôt pour qu’une vitrine consultée en fin de trimestre ne présente pas un calendrier vide. Un catalogue sans date proche donne l’impression d’une activité à l’arrêt.
