Le module Gestion Administrative est le centre névralgique de Loop Formation. Du tableau de bord récapitulatif aux modèles de parcours réutilisables, chaque fonctionnalité a été pensée pour vous faire gagner un temps précieux et éliminer les tâches répétitives. Planifiez, organisez et suivez toutes vos sessions depuis une interface unique et intuitive.
Tableau de bord centralisé
Dès votre connexion, accédez à une vue récapitulative complète de votre activité : sessions en cours, à venir et passées, avec indicateurs de progression et alertes sur les actions requises. Le planning interactif offre une vision globale avec filtres avancés par formation, formateur, lieu, état d’avancement ou période.
Chaque tableau de Loop permet des filtres par colonne, une recherche instantanée, un export Excel en un clic et la personnalisation des colonnes affichées. Retrouvez l’information dont vous avez besoin en quelques secondes.
Modèles de parcours de formation
Les modèles de parcours sont le secret d’une gestion efficace. Créez des templates réutilisables qui définissent une bonne fois pour toutes le fonctionnement de vos formations : étapes documentaires, formulaires requis, mails automatiques à chaque phase, modules e-learning et séances présentielles.
Chaque modèle comporte des étapes personnalisables (Avant formation, Prérequis, Formation, Fin de formation, Suivi post-formation…) contenant vos composants : documents à signer, questionnaires à remplir, séances à planifier. Lors de la création d’une nouvelle session, partez d’un modèle existant : tout est préconfiguré automatiquement.
Catalogue de formations structuré
Organisez votre catalogue de formations par catégories et sous-catégories. Chaque programme contient ses objectifs pédagogiques, prérequis, public visé, durée, modalités d’évaluation et modules associés (présentiel, distanciel synchrone, asynchrone, blended).
Le programme peut être généré automatiquement en PDF avec votre charte graphique, ou vous pouvez uploader votre propre document. Les informations du catalogue alimentent automatiquement tous vos documents administratifs.
Planning interactif et intelligent
Visualisez votre activité sur un agenda visuel et interactif avec vue jour, semaine ou mois. Le planning glisser-déposer permet de déplacer vos séances intuitivement, tandis que le système de détection des conflits vous alerte en cas de chevauchement de salle, de formateur ou d’apprenant.
La planification automatique et manuelle s’adapte à vos préférences : définissez les créneaux par défaut (matin/après-midi, horaires) et glissez vos modules sur le calendrier. Loop calcule automatiquement les séances en fonction de la durée du module.
Inscriptions simplifiées et flexibles
Proposez des QR codes d’inscription à projeter en salle pour permettre aux apprenants de s’identifier, compléter leurs coordonnées et accéder à leur espace en quelques secondes. Idéal pour les formations intra où vous n’avez pas les coordonnées à l’avance.
L’import en masse accepte n’importe quel fichier CSV ou Excel. Le système de correspondance de colonnes vous permet d’associer vos champs aux données Loop sans contrainte de format. La préinscription en ligne via formulaires publics alimente automatiquement votre pipeline commercial.
Workflows et automatisations
Configurez des workflows personnalisables avec des règles de déblocage conditionnelles. Par exemple : « Débloquer l’accès au module e-learning uniquement lorsque le règlement intérieur est signé ET le test de positionnement rempli ».
Les déclencheurs automatiques permettent de changer l’état d’un apprenant, d’envoyer des notifications ou de débloquer des étapes selon des conditions précises. Automatisez vos process pour vous concentrer sur l’essentiel.
Gestion des ressources
Gérez vos salles et lieux de formation avec leur capacité, équipements et disponibilités. Associez un lieu à une session et des salles spécifiques à chaque séance. Le planning vérifie automatiquement la disponibilité et vous alerte en cas de conflit.
Multi-centres et multi-organismes
Gérez plusieurs centres de formation ou organismes depuis une interface unique. Basculez instantanément d’un organisme à l’autre tout en gardant une vision consolidée de votre activité globale. Chaque entité conserve sa propre charte graphique, ses documents et ses paramètres.
Intégrations natives
Le module Administratif s’intègre naturellement avec tous les autres modules : Gestion Pédagogique pour le suivi des apprenants, Gestion Documentaire pour les conventions et attestations, Émargement pour le suivi des présences, Communication pour les convocations automatiques, et Gestion Financière pour la facturation.
