📋L'essentiel de la fiche RNCP 40578
| Intitulé | Secrétaire médical et médico-social |
|---|---|
| Code RNCP | RNCP40578 |
| Niveau de qualification | Niveau 4 (Bac) |
| Certificateur | Centre National d'enseignement a Distance (Cned) - Cned Site de Lyon |
| Date d'échéance | 30 avril 2030 |
| Début des parcours | 30 avril 2025 |
| Code NSF | 324 — Secrétariat, bureautique |
| Code ROME | M1609 — Secrétariat et assistanat médical ou médico-social |
🎯Objectifs de la certification
Le secrétaire médical et médico-social exerce dans le secteur d’activité de la santé et/ou du social.
Il a pour missions d'assister les médecins, les responsables et le personnel du secteur sanitaire et social et assurent des fonctions de gestion relationnelle, informationnelle et administrative d’un secrétariat médical ou médico-social. Il veille au bon fonctionnement de leur service et sait juger de l’urgence d’une situation et prioriser leurs tâches. Il joue un rôle majeur dans les structures en étant le premier contact pour les usagers.
Les fonctions du métier sont prioritairement l'accueil et la prise en charge des patients et des usagers, la planification des activités du service, le traitement et le suivi administratif des dossiers, ainsi que la coordination des opérations liées aux parcours des patients et des usagers.
Activités visées
Accueil des usagers en adaptant sa communication aux diversités (situation de handicap, multiculturalisme, etc.)
Accueil physique de l’usager
Gestion des salles d’attente
Accueil téléphonique des diverses parties prenantes de l’organisme (usager, professionnel du secteur, etc.)
Réponses aux questions des usagers
Gestion des situations difficiles en s’adaptant aux diversités des personnes présentes
Gestion du dossier de l’usager dans le respect des réglementations en vigueur
Création numérique du dossier
Mise à jour numérique du dossier
Facturation des actes médicaux
Accompagnement administratif de l’usager dans son parcours
Prise de rendez-vous
Transmission des informations nécessaires à la bonne réalisation du parcours de l’usager
Assistanat de l’équipe médicale ou médico-sociale dans son quotidien
Gestion des agendas de la structure, en prenant en compte les contraintes de chacun (handicap, temps partiel, aménagement spécifique…)
Gestion administrative des documents et des dossiers afférents à la structure en prenant en compte les situations de handicap
Gestion de la disponibilité des fournitures et du matériel médical nécessaires à la structure
Participation à la communication interne de la structure
Production des documents de communication interne à destination de tous les usagers (situation de handicap, public allophone)
Contribution à la démarche qualité de la structure
Contribution au maintien des règles d’hygiène et de sécurité de la structure
Contribution à l’efficacité de la prise en charge globale de l’usager
Contribution à la prévention des risques cyber
🧩Les 2 blocs de compétences
La certification peut être obtenue en une fois ou bloc par bloc (formation ou VAE). Pour l'organisme, cela implique un suivi des acquisitions par bloc pour chaque candidat.
Prendre en charge les usagers dans le cadre d’une structure médicale ou médico-sociale
Voir les compétences du bloc (7)
- Réceptionner les usagers de manière adaptée à leurs spécificités et notamment aux différentes situations de handicaps, en collectant les documents nécessaires au rendez-vous conformément à la procédure d’identitovigilance pour initier leur prise en charge dans le respect de la confidentialité.
- Prendre en charge les appels téléphoniques des usagers selon les instructions de la structure en faisant preuve d’écoute active pour assurer une réponse de premier niveau le plus souvent concrétisée par une prise de rendez-vous, et s’assurer de sa compréhension notamment par les personnes souffrant
- Évaluer, avec sang-froid, les situations sensibles dans le cadre de l’attente physique ou téléphonique en identifiant le degré d’urgence pour intervenir dans la limite de ses responsabilités ou solliciter un intervenant extérieur.
- Saisir, dans le logiciel métier, les données administratives de l’usager, à partir des pièces exigées par l'identitovigilance pour créer ou mettre à jour le dossier, s’assurer de la couverture sociale du patient afin d’activer la télétransmission dans le respect de la confidentialité.
- Transcrire les dictées vocales ou numériques, ainsi que les notes écrites par les professionnels en documents respectant les règles de correspondance médicale, pour actualiser numériquement le dossier de l’usager afin d’assurer sa traçabilité.
- Élaborer la FSE (feuille de soin électronique). en mode Sésame-Vitale en renseignant les différentes données nécessaires à la facturation pour permettre ensuite la télétransmission de la FSE
- Planifier, au sein du logiciel dédié, les rendez-vous en fonction du degré d’urgence, des contraintes des services et de l’usager, notamment les personnes en situation de handicap, pour assurer la suite du parcours soins
Contribuer à la gestion administrative et à la démarche qualité de la structure médicale ou médico-sociale
Voir les compétences du bloc (8)
- Ajuster les plannings de l’équipe au gré des contraintes et imprévus en les mettant à jour après vérification des disponibilités et des contraintes des parties concernées pour maintenir la capacité de prise en charge de la structure.
- Classer les documents papier ou numériques au sein du dossier de l’usager, selon leur typologie et les règles de classement et de nommage en vigueur dans la structure pour faciliter leur accès à tous les publics concernés, et notamment les personnes en situation de handicap (visuel, préhension, acce
- Archiver les dossiers papier ou numériques en respectant les obligations légales de durée, fiabilité, pérennité et confidentialité pour faciliter la récupération éventuelle d’informations par les parties prenantes habilitées.
- Surveiller la disponibilité des consommables en vérifiant l’état des stocks via l’inventaire ou l’outil de gestion pour effectuer si besoin les commandes de fournitures et de matériel médical nécessaires au bon fonctionnement de la structure.
- Rédiger les documents concernant le fonctionnement de la structure (affiches, consignes, signalétique…) à partir des instructions reçues de l’autorité référente et en utilisant les outils bureautiques appropriés pour informer tous les usagers de façon lisible et compréhensible par tous.
- Contrôler quotidiennement l’application des règles d’hygiène et de sécurité en vérifiant le matériel et la propreté des espaces d’accueil et d’attente de la structure pour assurer la sécurité physique et sanitaire de l’usager.
- Identifier les insuffisances ou dysfonctionnements de la prise en charge du/des publics, en analysant ses pratiques et les retours des usagers, pour proposer des axes d’amélioration afin de contribuer à la performance de la structure.
- Sécuriser son environnement de travail numérique en appliquant les bonnes pratiques de cybersécurité afin de protéger les données de l’usager.
💡 Comment suivre les blocs de compétences RNCP dans un logiciel de gestion
💼Secteurs et débouchés
Secteurs d'activité
Toutes les structures accueillant des secrétaires médicaux ou médico-sociaux sont de tailles variées, soit de 1 à 19 salariés concernant les TPE et de 20 à 249 salariés en ce qui concerne les PME : hôpitaux, CHU, cliniques, cabinets médicaux/maisons médicales, cabinets de médecins généralistes ou spécialistes, laboratoires d’analyses médicales
Types d'emplois accessibles
Secrétaire médical
Secrétaire médicosocial
Technicien administratif et social
🏫Proposer cette certification dans votre organisme
- Être habilité par le certificateur. La préparation et la délivrance de cette certification supposent une habilitation délivrée par Centre National d'enseignement a Distance (Cned) - Cned Site de Lyon — modalités sur la fiche officielle France Compétences.
- Être certifié Qualiopi. Indispensable pour mobiliser les financements publics et mutualisés (CPF, France Travail, OPCO) au titre des actions de formation. Automatiser votre conformité Qualiopi.
- Structurer le parcours par blocs. Référentiel d'activités, d'évaluation et suivi par bloc de compétences : votre dossier et vos preuves doivent refléter le référentiel officiel de la fiche.
- Déclarer votre activité. Le Bilan Pédagogique et Financier annuel doit ventiler les heures et effectifs — y compris sur ce type de parcours certifiant.
🔄Gérer cette certification dans Loop
Loop est un logiciel de gestion pour organismes de formation. Voici concrètement ce qu'il automatise pour un parcours certifiant comme celui-ci :
❓Questions fréquentes
Comment proposer cette certification dans mon organisme de formation ?
La certification RNCP 40578 est-elle éligible au CPF ?
Peut-on valider la certification bloc de compétences par bloc de compétences ?
Jusqu'à quand la fiche RNCP 40578 est-elle valable ?
🔗Autres certifications RNCP
- Serrurier dépanneur-installateur RNCP 42210
- Socio-esthéticien RNCP 37818
- Soigneur animalier en parc zoologique RNCP 41419
- Soigneur animateur d'établissements zoologique RNCP 41405
- Sommelier - caviste RNCP 39204
- Sommelier conseil caviste RNCP 42644
Source des données : France Compétences — Répertoire national des certifications professionnelles (Licence Ouverte / Open Licence Etalab). Fiche officielle : francecompetences.fr. Dernière synchronisation : 6 juillet 2026. Cette page s'adresse aux organismes de formation ; elle ne constitue pas une offre de formation.