📋L'essentiel de la fiche RNCP 39352
| Intitulé | Secrétaire médical et médico-social |
|---|---|
| Code RNCP | RNCP39352 |
| Niveau de qualification | Niveau 4 (Bac) |
| Certificateur | Pole Formation Sante |
| Date d'échéance | 19 juillet 2027 |
| Début des parcours | 19 juillet 2024 |
| Code NSF | 324 — Secrétariat, bureautique |
| Code ROME | M1609 — Secrétariat et assistanat médical ou médico-social |
🎯Objectifs de la certification
Les secrétaires médicaux ont pour missions d'assister les médecins, les responsables et le personnel du secteur sanitaire et social et assurent des fonctions de gestion relationnelle et administrative d’un secrétariat médical ou médico-social. Ils veillent au bon fonctionnement de leur service et doivent savoir juger de l’urgence d’une situation et prioriser leurs tâches.
Activités visées
- Accueil, information et orientation des patients
- Médiation des situations complexes au sein d’un établissement de santé et/ou cabinet médical et prise d’initiative en fonction des urgences
- Planification des activités : prises de rendez-vous, gestion des emplois du temps des collaborateurs/médecins, gestion de l’agenda des consultations, admission, ...
- Suivi administratif spécifique au secteur médical / médico-social : réception et rédaction de courriers, constitution des dossiers médicaux, convocations, saisie des comptes-rendus de consultation ou postopératoires, mise à jour des dossiers et archivage des documents...
- Contribution à la saisie des opérations comptables courantes et à la tarification des actes médicaux en conformité avec la réglementation.
🧩Les 3 blocs de compétences
La certification peut être obtenue en une fois ou bloc par bloc (formation ou VAE). Pour l'organisme, cela implique un suivi des acquisitions par bloc pour chaque candidat.
RNCP39352BC01
Accueillir, informer et orienter les usagers
Voir les compétences du bloc (16)
- Accueil physique, téléphonique et numérique (mails, plateformes médicales, site Internet...)
- Accueillir physiquement les patients et visiteurs en adaptant sa communication à son interlocuteur afin de créer un climat de confiance dès leur arrivée.
- Gérer efficacement les appels téléphoniques en apportant des réponses précises et en redirigeant les appels vers les services appropriés, contribuant ainsi à une communication fluide et efficace.
- Maîtriser les outils numériques pour assurer un accueil virtuel efficace, que ce soit par le biais de mails, de plateformes médicales ou du site Internet de l'établissement, facilitant ainsi l'accessibilité aux informations.
- Enregistrer et transmettre les informations nécessaires au suivi des dossiers dans le respect des règles d’identitovigilance et de protection des données
- Information, conseil et orientation en adaptant son niveau de langage à son interlocuteur (enfants, adultes, personnes âgées, autres professionnels, personnes en situation de handicap, interculturalité etc.).
- Fournir des informations claires et adaptées en fonction des spécificités de l’usager dans le but de répondre aux besoins spécifiques de chaque interlocuteur.
- Conseiller les interlocuteurs sur les procédures administratives, les droits des usagers et les services disponibles, contribuant ainsi à une compréhension et une prise en charge optimale.
- Orienter de manière personnalisée les interlocuteurs vers les services appropriés en fonction de leurs besoins spécifiques, favorisant ainsi une navigation facilitée au sein de l'établissement.
- Réaliser des supports visuels informatifs permettant aux collaborateurs de connaître l’actualité du service
- Assurer l’affichage informatif, réglementaire et obligatoire selon les procédures en vigueur et/ou la modalité adaptée au contexte
- Prévention et gestion des situations conflictuelles et ou d’agressivité
- Mettre en place des stratégies de prévention pour anticiper les situations conflictuelles, contribuant ainsi à un environnement harmonieux.
- Gérer les situations conflictuelles avec diplomatie et professionnalisme, favorisant ainsi un climat de travail sécure et serein.
- Utiliser des techniques de médiation pour résoudre les conflits de manière constructive, contribuant ainsi à maintenir des relations positives.
- Identifier les situations potentiellement dangereuses pour alerter de façon adaptée et efficiente en cas de besoin.
RNCP39352BC02
Assurer la gestion des activités administratives au sein d'un établissement de santé ou médico-social.
Voir les compétences du bloc (21)
- Organisation de son activité et de la prise de rendez-vous
- Planifier efficacement les activités administratives en fonction des priorités et des échéances, assurant ainsi une gestion du temps optimale.
- Assurer une gestion optimale des rendez-vous en tenant compte des contraintes et disponibilités des professionnels de santé ainsi que les prescriptions médicales, contribuant ainsi à la qualité du service.
- Participer à la gestion de la comptabilité courante d’une structure
- Contribuer à la saisie des opérations comptables courantes, assurant ainsi la fiabilité des données financières.
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes en collaboration avec les services comptables, contribuant ainsi à une gestion budgétaire rigoureuse.
- Classifier et archiver les documents
- Assurer le classement et l’archivage, papier et numérique, des dossiers et des documents dans le respect de la confidentialité et RGPD.
- Effectuer l'archivage des documents conformément aux normes en vigueur, contribuant ainsi à une gestion documentaire sécurisée.
- Organisation de réunions, de déplacements, de congrès
- Coordonner les aspects logistiques des réunions, déplacements et congrès dans le but d'assurer le bon déroulement de ces événements.
- Assurer la communication préalable et le suivi post-événementiel de ces activités, contribuant ainsi à une collaboration efficace.
- Se positionner en tant que secrétaire médicale / médico-sociale en réunion, collecter et synthétiser les éléments importants pour les transmettre et /ou suivre l’application des décisions
- Participation à la démarche qualité
- Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs, participant ainsi activement à la qualité des services.
- Participer aux audits qualité et à la mise en place des actions correctives, contribuant ainsi à une gestion axée sur l'amélioration continue.
- Contribuer à la mise en place et à l’application d’une démarche écoresponsable et de développement durable
- Participer à la veille réglementaire et professionnelle pour permettre au service d’anticiper et répondre rapidement aux évolutions
- Gestion et approvisionnement des stocks de fournitures et de matériels
- Gérer les stocks de manière optimale en assurant la disponibilité des fournitures et matériels nécessaires, contribuant ainsi à une gestion efficiente des ressources.
- Collaborer avec les services logistiques pour les approvisionnements, assurant ainsi une gestion proactive des stocks.
RNCP39352BC03
Gérer les activités relatives au domaine médical et médico-social
Voir les compétences du bloc (15)
- Coordination du parcours de soin et gestion du dossier médical : de sa création, actualisation jusqu’à sa clôture
- Assurer la création, la mise à jour, et la clôture des dossiers médicaux en conformité avec les normes, contribuant ainsi à une gestion documentaire rigoureuse.
- A l’aide d’outils adaptés, planifier les rendez-vous pour coordonner les différentes étapes du parcours de soin des usagers, assurant ainsi une prise en charge globale et coordonnée.
- Enregistrer les informations nécessaires au suivi des dossiers dans le respect des règles d’identitovigilance et de protection des données
- Transmettre aux interlocuteurs concernés, internes et externes, les informations nécessaires au suivi qualitatif du dossier de l’usager dans un souci de coordination du parcours de santé.
- Rédaction, traitement et mise en forme de tous documents professionnels (courriers, comptes rendus, notes, rapports, formulaires etc.) à partir du dictaphone, de la dictée numérique ou vocale, de la prise de notes ou de la frappe en direct
- A l’aide d’outils et de la terminologie adaptés, rédiger des documents professionnels de manière précise et conforme aux standards du secteur, assurant ainsi une communication écrite de qualité.
- Utiliser divers moyens (dictaphone, dictée numérique ou vocale, prise de notes, frappe en direct) pour assurer une documentation complète et de qualité, contribuant ainsi à une gestion optimale de l'information.
- Prendre des notes et synthétiser des informations et éléments essentiels pour faciliter le suivi des dossiers et la communication interne au service.
- Télétransmission et tarification des actes médicaux
- Maîtriser les outils de télétransmission pour assurer l'échange sécurisé d'informations médicales, contribuant ainsi à la confidentialité des données.
- Elaborer des devis et factures selon la tarification des actes médicaux et /ou la nomenclature générale des actes médicaux, (NGAP), contribuant ainsi à une gestion financière en conformité avec la réglementation.
- Application des règles inhérentes au milieu médical ( hygiène, prévention, ..) en respectant les protocoles de la HAS
- Appliquer et faire appliquer les normes d'hygiène et de prévention conformément aux protocoles établis par la Haute Autorité de Santé (HAS), contribuant ainsi à la sécurité des patients et du personnel.
- Veiller à la conformité des pratiques professionnelles avec les recommandations en vigueur, notamment en matière de droit à l’information (et à la non information), contribuant ainsi à une prise en soins de qualité.
💡 Comment suivre les blocs de compétences RNCP dans un logiciel de gestion
💼Secteurs et débouchés
Secteurs d'activité
Etablissements médicaux publics et privés (Hôpitaux, clinique, Imagerie médicale, ...)
Etablissements médico-sociaux (EHPAD, IME, ...)
Cabinet libéraux (médecin, dentiste, ...), Centre paramédicaux
Médecine du travail, administration de santé
Types d'emplois accessibles
Secrétaire médical(e), Secrétaire médicosocial (e).
🏫Proposer cette certification dans votre organisme
- Être habilité par le certificateur. La préparation et la délivrance de cette certification supposent une habilitation délivrée par Pole Formation Sante — modalités sur la fiche officielle France Compétences.
- Être certifié Qualiopi. Indispensable pour mobiliser les financements publics et mutualisés (CPF, France Travail, OPCO) au titre des actions de formation. Automatiser votre conformité Qualiopi.
- Structurer le parcours par blocs. Référentiel d'activités, d'évaluation et suivi par bloc de compétences : votre dossier et vos preuves doivent refléter le référentiel officiel de la fiche.
- Déclarer votre activité. Le Bilan Pédagogique et Financier annuel doit ventiler les heures et effectifs — y compris sur ce type de parcours certifiant.
🔄Gérer cette certification dans Loop
Loop est un logiciel de gestion pour organismes de formation. Voici concrètement ce qu'il automatise pour un parcours certifiant comme celui-ci :
Sessions et convocationsPlanification des sessions, convocations et relances automatiques des candidats.
Émargement numériqueFeuilles d'émargement dématérialisées, conformes aux exigences de preuve Qualiopi.
Suivi par blocs de compétencesProgression de chaque candidat bloc par bloc, attestations d'acquisition.
Documents automatiquesConventions, programmes, certificats de réalisation générés depuis vos modèles.
BPF pré-rempliLes heures et effectifs de vos sessions alimentent automatiquement votre Bilan Pédagogique et Financier.
Preuves d'audit centraliséesTous les documents d'une session archivés et retrouvables en un clic pour l'audit Qualiopi.
❓Questions fréquentes
Comment proposer cette certification dans mon organisme de formation ?
Pour préparer et délivrer cette certification, votre organisme doit être habilité par le certificateur (Pole Formation Sante) — les modalités d'habilitation figurent sur la fiche officielle France Compétences. La certification Qualiopi est requise pour mobiliser des financements publics ou mutualisés (CPF, France Travail, OPCO).
La certification RNCP 39352 est-elle éligible au CPF ?
Oui. Les formations sanctionnées par une certification active enregistrée au RNCP sont éligibles au Compte Personnel de Formation, dans le respect des conditions d'habilitation du certificateur.
Peut-on valider la certification bloc de compétences par bloc de compétences ?
Oui. La fiche comporte 3 blocs de compétences qui peuvent être acquis séparément, par la formation ou par la VAE. L'organisme doit alors suivre les acquisitions par bloc pour chaque candidat.
Jusqu'à quand la fiche RNCP 39352 est-elle valable ?
La fiche est active jusqu'au 19 juillet 2027, date d'échéance de son enregistrement au RNCP, sauf renouvellement par le certificateur.
🔗Autres certifications RNCP
- Secrétaire médical et médico-social RNCP 36080
- Secrétaire médical et médico-social RNCP 40578
- Serrurier dépanneur-installateur RNCP 42210
- Socio-esthéticien RNCP 37818
- Soigneur animalier en parc zoologique RNCP 41419
- Soigneur animateur d'établissements zoologique RNCP 41405
Source des données : France Compétences — Répertoire national des certifications professionnelles (Licence Ouverte / Open Licence Etalab). Fiche officielle : francecompetences.fr. Dernière synchronisation : 6 juillet 2026. Cette page s'adresse aux organismes de formation ; elle ne constitue pas une offre de formation.