- Le règlement intérieur des stagiaires est obligatoire, quel que soit l’effectif de l’organisme.
- Il doit être porté à la connaissance de chaque stagiaire avant le début de la formation.
- Il couvre trois volets : hygiène et sécurité, discipline, sanctions et droits de la défense.
- Il est distinct du règlement intérieur applicable aux salariés de l’organisme.
- Lorsque la formation se déroule dans une entreprise, les règles d’hygiène et de sécurité de cette entreprise s’appliquent.
Le code du travail impose à tout organisme de formation d’établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires. Ce document précise les mesures d’hygiène et de sécurité, les règles disciplinaires, la nature et l’échelle des sanctions, ainsi que les garanties procédurales attachées à leur prononcé.
Il est distinct du règlement intérieur d’entreprise, qui s’applique aux salariés. Un organisme employant du personnel peut donc être tenu d’en avoir deux, avec des champs d’application différents.
La tentation est grande de reprendre un modèle trouvé en ligne sans le relire. C’est la meilleure façon d’hériter d’une clause obsolète, d’un renvoi à un article abrogé ou d’une mention qui ne correspond pas à votre situation.
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Générateur de document
Votre règlement intérieur
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Règlement intérieur applicable aux stagiaires
Établi en application des articles L.6352-3 et suivants du code du travail
… — … — Déclaration d’activité n° …
Entrée en vigueur : …
Article 1 — Objet et champ d’application
Le présent règlement s’applique à toute personne participant à une action de formation organisée par …, pour toute la durée de la formation. Il est remis à chaque stagiaire avant le début de l’action.
Article 2 — Hygiène et sécurité
Chaque stagiaire respecte les consignes générales et particulières de sécurité en vigueur sur le lieu de formation, ainsi que les consignes d’incendie et d’évacuation qui lui sont communiquées. Il prend soin de sa sécurité et de celle des autres personnes présentes. Lorsque la formation se déroule dans une entreprise ou un établissement déjà doté d’un règlement intérieur, les mesures d’hygiène et de sécurité applicables aux stagiaires sont celles de cette entreprise ou de cet établissement.
Tout accident survenu pendant la formation est immédiatement signalé au responsable de l’organisme et, le cas échéant, à l’employeur du stagiaire.
Article 3 — Discipline
Le stagiaire respecte les horaires communiqués et signe la feuille d’émargement par demi-journée. Il est tenu d’adopter un comportement compatible avec le bon déroulement de la formation et le respect des autres participants. L’usage du matériel mis à disposition est réservé aux activités pédagogiques. Il est interdit de fumer et de vapoter dans les locaux, ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées ou des substances illicites.
Sauf autorisation expresse, l’enregistrement des séances et la reproduction des supports pédagogiques sont interdits.
Article 4 — Sanctions
Tout manquement au présent règlement peut donner lieu à une sanction, proportionnée au manquement constaté : rappel à l’ordre, avertissement écrit, exclusion temporaire ou définitive de la formation. L’employeur et, le cas échéant, le financeur en sont informés.
Article 5 — Garanties de procédure
Aucune sanction ne peut être prononcée sans que le stagiaire ait été informé des griefs retenus contre lui et mis en mesure de s’expliquer. Lorsque la sanction envisagée a une incidence immédiate sur la poursuite de la formation, le stagiaire est convoqué à un entretien, peut se faire assister par une personne de son choix, et la sanction lui est notifiée par écrit et motivée.
Article 6 — Accessibilité
Toute personne ayant besoin d’un aménagement pour suivre la formation dans de bonnes conditions peut contacter le référent handicap : …. Les besoins exprimés font l’objet d’une analyse et, lorsque l’adaptation n’est pas possible, d’une orientation vers une solution adaptée.
Article 7 — Réclamations
Toute réclamation relative au déroulement de la formation peut être adressée à : …. Elle fait l’objet d’un accusé de réception et d’une réponse écrite motivée.
Article 8 — Données personnelles
Les données collectées sont traitées pour l’organisation de la formation et le respect des obligations légales de l’organisme. Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à ces finalités. Les personnes concernées disposent des droits prévus par le règlement (UE) 2016/679 et peuvent les exercer auprès de ….
… — …
Comment ce résultat est obtenu
La différence entre un document accepté et un document rejeté tient rarement au fond : elle tient aux mentions. Voici la liste, expliquée.
Le code du travail impose trois volets. Le premier porte sur les mesures d’hygiène et de sécurité applicables dans les locaux de formation. Le deuxième porte sur les règles disciplinaires et sur la nature et l’échelle des sanctions encourues. Le troisième porte sur les garanties de procédure attachées au prononcé d’une sanction.
Le troisième volet est le plus souvent négligé et le plus juridiquement sensible : une sanction prononcée sans information préalable du stagiaire ni possibilité de s’expliquer est susceptible d’être contestée.
La règle de substitution est également importante : lorsque la formation se déroule dans une entreprise disposant de son propre règlement intérieur, les mesures d’hygiène et de sécurité applicables aux stagiaires sont celles de cette entreprise. Le règlement de l’organisme doit le prévoir.
Ce que le calcul ne dit pas
- Les activités présentant des risques particuliers appellent des dispositions complémentaires adaptées.
- Ce règlement est distinct du règlement intérieur applicable aux salariés de l’organisme.
- La trame ne dispense pas d’adapter les dispositions à la configuration réelle de vos locaux.
Deux règlements à ne pas confondre
Un organisme de formation employant des salariés peut être tenu d’avoir deux règlements intérieurs distincts, avec des fondements et des champs différents.
Le règlement intérieur d’entreprise s’applique aux salariés de l’organisme et relève des dispositions générales du code du travail sur le règlement intérieur, avec un seuil d’effectif et des formalités propres — consultation, dépôt, transmission.
Le règlement intérieur applicable aux stagiaires relève des dispositions propres aux organismes de formation. Il s’applique sans seuil d’effectif, à tout organisme, y compris à un formateur indépendant exerçant seul.
La confusion la plus fréquente consiste à croire qu’un organisme sans salarié n’est pas concerné. Il l’est : l’obligation vise les stagiaires, pas les salariés.
| Critère | Règlement des stagiaires | Règlement d’entreprise |
|---|---|---|
| Personnes visées | Stagiaires en formation | Salariés de l’organisme |
| Seuil d’effectif | Aucun | Applicable selon l’effectif |
| Fondement | Articles L.6352-3 et suivants | Dispositions générales du code du travail |
| Diffusion | Remis avant le début de la formation | Formalités de publicité et de dépôt |
Les garanties de procédure, volet le plus sensible
Le prononcé d’une sanction à l’égard d’un stagiaire est encadré. Le code du travail prévoit que le stagiaire soit informé des griefs retenus et mis en mesure de s’expliquer avant toute sanction.
Lorsque la sanction envisagée a une incidence immédiate ou non sur la poursuite de la formation, des garanties renforcées s’appliquent : convocation à un entretien, possibilité pour le stagiaire de se faire assister, notification écrite et motivée. L’employeur et le financeur sont informés lorsque la sanction affecte la poursuite de la formation.
En pratique, ces situations sont rares mais elles surviennent : comportement perturbant durablement le groupe, non-respect répété des consignes de sécurité, propos inacceptables. Disposer d’une procédure écrite permet alors d’agir sans improviser, ce qui protège l’organisme comme les autres participants.
L’exclusion improvisée
Exclure un stagiaire sans procédure expose à une contestation, et met en difficulté la relation avec son employeur et le financeur. La procédure prévue au règlement intérieur est ce qui rend la décision défendable.
Faire vivre le document
Un règlement intérieur n’a de valeur que s’il est effectivement porté à la connaissance des stagiaires avant le début de la formation. Une mention dans la convocation, une remise avec le livret d’accueil, ou une mise à disposition en ligne référencée dans les documents contractuels remplissent cette fonction.
Il doit également être cohérent avec le reste de votre documentation : le contact indiqué pour les réclamations doit être le même que dans votre procédure, le référent handicap le même que sur vos fiches de formation, et les règles d’émargement les mêmes que celles réellement appliquées.
Enfin, il vieillit. Un changement de locaux, de référent, de contact ou de modalités pédagogiques appelle une mise à jour. Un règlement mentionnant une adresse obsolète ou un référent parti signale, en audit, un système documentaire qui ne vit pas.
Établir votre règlement intérieur
Voici le déroulé opérationnel, dans l’ordre. Chaque étape est autonome : vous pouvez vous arrêter et reprendre sans perdre le travail fait.
- Reprenez la trame et adaptez-laÀ vos locaux, vos modalités et vos risques particuliers.
- Vérifiez les trois volets obligatoiresHygiène et sécurité, discipline, sanctions et garanties de procédure.
- Ajoutez la clause de substitutionPour les formations se déroulant dans les locaux d’une entreprise.
- Renseignez les contacts réelsRéférent handicap et contact réclamations, cohérents avec vos autres documents.
- Datez et diffusezRemise avant le début de la formation, avec trace de cette remise.
- Mettez à jour à chaque changementLocaux, contacts, modalités : un règlement obsolète se repère immédiatement.
Les erreurs qui coûtent le plus cher
Chacune de ces erreurs coûte au minimum un aller-retour, au pire le financement. Elles se repèrent toutes en relecture.
- Croire qu’un organisme sans salarié n’est pas concerné — L’obligation vise les stagiaires : elle s’applique sans seuil d’effectif.
- Omettre les garanties de procédure — C’est le volet le plus sensible juridiquement et le plus souvent absent.
- Ne pas prévoir la clause de substitution — Lorsque la formation se déroule en entreprise, ce sont ses règles d’hygiène et de sécurité qui s’appliquent.
- Ne pas tracer la remise — Un règlement non porté à la connaissance du stagiaire est inopposable.
- Laisser des contacts obsolètes — Un référent parti ou une adresse périmée signale un système documentaire mort.
- Confondre avec le règlement des salariés — Deux documents, deux fondements, deux champs d’application.
Textes et références
Pour aller à la source plutôt qu’au commentaire, voici les textes applicables. Ils priment évidemment sur toute interprétation, y compris celle de cette page.
- Article L.6352-3 du code du travail — obligation pour tout organisme de formation d’établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires.
- Article L.6352-4 du code du travail — contenu du règlement : mesures d’hygiène et de sécurité, règles disciplinaires, nature et échelle des sanctions.
- Article L.6352-5 du code du travail — application des mesures d’hygiène et de sécurité de l’entreprise lorsque la formation s’y déroule.
- Articles R.6352-3 à R.6352-8 du code du travail — garanties de procédure applicables au prononcé d’une sanction.
Un règlement remis avec les documents de session
Le règlement n’est opposable que s’il est remis avant le début. Loop l’attache automatiquement aux documents envoyés au stagiaire.
Questions fréquentes
Un formateur indépendant doit-il avoir un règlement intérieur ?
Oui, dès lors qu’il est déclaré comme organisme de formation. L’obligation vise les stagiaires accueillis, pas les salariés employés : elle s’applique donc sans condition d’effectif, y compris à une structure d’une seule personne.
Le règlement doit-il être signé par le stagiaire ?
La signature n’est pas exigée, mais la preuve que le règlement a été porté à sa connaissance avant le début de la formation l’est en pratique. Une remise tracée — envoi avec la convocation, accusé de réception, émargement d’une liste de remise — remplit cette fonction et sécurise l’opposabilité du document.
Que faire si la formation se déroule chez le client ?
Les mesures d’hygiène et de sécurité applicables aux stagiaires sont alors celles de l’entreprise d’accueil. Votre règlement doit le prévoir explicitement, et il est utile de demander au client de communiquer ses consignes propres, notamment en matière d’évacuation et d’équipements de protection.
Peut-on exclure un stagiaire en cours de formation ?
Oui, mais dans le respect des garanties de procédure prévues par le code du travail : information des griefs, possibilité de s’expliquer, convocation à un entretien avec faculté d’assistance, notification écrite et motivée. L’employeur et le financeur sont informés lorsque la sanction affecte la poursuite de la formation.
À quelle fréquence mettre à jour le règlement ?
À chaque changement significatif : locaux, référent handicap, contact réclamations, modalités pédagogiques, ou évolution réglementaire. Datez chaque version et conservez les précédentes : cet historique documente aussi votre dispositif de veille.