- La convention se conclut avec une personne morale ; avec un particulier finançant lui-même sa formation, c’est un contrat de formation qui s’applique, avec des règles distinctes.
- Le programme doit être annexé ou intégré : il matérialise l’objet de la prestation.
- Les modalités d’évaluation et de suivi doivent figurer explicitement.
- Les clauses relatives à l’annulation et à l’inexécution évitent l’essentiel des litiges.
- La convention doit être signée avant le démarrage : une signature postérieure fragilise le dossier.
Lorsqu’une action de formation est financée par une personne morale — employeur, financeur —, la relation se formalise par une convention. Elle décrit la prestation, ses conditions d’exécution, son prix et les modalités de règlement. C’est la première pièce demandée en cas de contrôle, et souvent la première pièce examinée dans un dossier de prise en charge.
Le formalisme n’est pas décoratif : une convention incomplète peut faire échouer une prise en charge, compliquer un recouvrement ou fragiliser la position de l’organisme en cas de litige sur le contenu de la prestation.
La tentation est grande de reprendre un modèle trouvé en ligne sans le relire. C’est la meilleure façon d’hériter d’une clause obsolète, d’un renvoi à un article abrogé ou d’une mention qui ne correspond pas à votre situation.
Le générateur ci-dessous produit une trame complète que vous pouvez copier ou imprimer. Le texte qui suit explique chaque mention.
Générateur de document
Votre convention, remplie en direct
Renseignez les champs : l’aperçu se met à jour immédiatement. Vous pouvez ensuite copier le texte ou l’imprimer.
Numéro à onze caractères délivré lors de la déclaration d’activité.
Convention de formation professionnelle
Articles L.6353-1 et suivants du code du travail
Entre les soussignés :
…, dont le siège est situé …, déclaré sous le numéro d’activité … auprès du préfet de région, SIRET …, ci-après désigné « l’organisme de formation »,
Et :
…, dont le siège est situé …, ci-après désigné « le client »,
Il a été convenu ce qui suit.
Article 1 — Objet
L’organisme de formation organise l’action de formation intitulée « … » au bénéfice des salariés du client, dans les conditions définies ci-après et conformément au programme annexé à la présente convention.
Article 2 — Objectifs
…
Article 3 — Nature, durée et effectifs
Action de formation au sens de l’article L.6313-1 du code du travail. Durée : … heures. Dates : …. Lieu ou modalité : …. Nombre de participants : ….
Article 4 — Modalités pédagogiques et d’évaluation
Les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement ainsi que les modalités de suivi de l’exécution et d’appréciation des résultats sont détaillés dans le programme annexé. L’assiduité est établie par feuilles d’émargement signées par demi-journée. Une attestation de fin de formation et un certificat de réalisation sont remis à l’issue de l’action.
Article 5 — Prix et modalités de règlement
Prix de l’action : …. Régime de TVA : …. Règlement : …. Tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités au taux légal ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, conformément aux articles L.441-10 et suivants du code de commerce.
Article 6 — Annulation et report
Toute annulation par le client doit être notifiée par écrit. En cas d’annulation moins de dix jours ouvrés avant la date de démarrage, une indemnité correspondant aux frais engagés pourra être facturée, sans pouvoir excéder le prix de l’action. L’organisme se réserve la possibilité d’annuler ou de reporter l’action si l’effectif minimum n’est pas atteint, sans indemnité, en informant le client dans les meilleurs délais.
Article 7 — Inexécution
En cas d’inexécution totale ou partielle de l’action, l’organisme rembourse au client les sommes indûment perçues, conformément à l’article L.6354-1 du code du travail.
Article 8 — Données personnelles et confidentialité
Les données recueillies sont traitées pour l’exécution de la présente convention et le respect des obligations légales de l’organisme. Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à ces finalités. Les personnes concernées disposent des droits prévus par le règlement (UE) 2016/679. Chacune des parties s’engage à la confidentialité des informations échangées.
Article 9 — Différends
En cas de litige, les parties s’efforcent de rechercher une solution amiable. À défaut, le différend est porté devant les juridictions compétentes.
Fait en deux exemplaires.
Pour l’organisme de formation — …
Pour le client — …
Comment ce résultat est obtenu
Un modèle ne vaut que par ce qu’il oblige à ne pas oublier. Voici le rôle de chaque bloc du document, dans l’ordre où il apparaît.
La convention doit permettre d’identifier sans ambiguïté les parties, l’objet de la prestation, sa nature et sa durée, son prix et les modalités de règlement. Ces éléments constituent le socle : leur absence rend le document difficilement opposable et fragilise toute demande de prise en charge.
Le programme est la pièce qui matérialise l’objet : objectifs, contenu, moyens pédagogiques et techniques, modalités de suivi et d’appréciation des résultats. Il doit être annexé ou intégré, et son contenu doit correspondre exactement à ce qui sera réalisé.
Les articles relatifs à l’annulation et à l’inexécution n’ont rien d’accessoire : ils déterminent le sort financier des situations qui se produisent réellement — désistement tardif, effectif insuffisant, session interrompue.
Ce que le calcul ne dit pas
- Cette trame vise la convention conclue avec une personne morale. Le contrat conclu avec un particulier finançant sa formation obéit à des règles distinctes, notamment un délai de rétractation.
- Certains financeurs imposent leur propre modèle ou des mentions supplémentaires : vérifiez avant d’utiliser une trame générique.
- Les clauses relatives aux données personnelles doivent être adaptées à vos traitements réels.
Convention ou contrat : ne pas se tromper de document
La distinction commande tout le reste. Lorsque la formation est financée par une personne morale — l’employeur, un financeur —, le document est une convention de formation professionnelle. Lorsqu’une personne physique finance elle-même sa formation, à titre individuel et à ses frais, le document est un contrat de formation professionnelle, soumis à des règles protectrices spécifiques.
Les différences sont substantielles. Le contrat conclu avec un particulier ouvre un délai de rétractation, encadre les sommes pouvant être exigées avant l’expiration de ce délai, et impose des mentions relatives aux modalités de résiliation. Utiliser une convention là où un contrat s’impose expose l’organisme à voir l’engagement contesté.
En pratique, la vérification est simple : qui paie, et à quel titre. Un salarié dont l’employeur règle la formation relève de la convention ; le même salarié réglant lui-même sa formation à titre personnel relève du contrat.
| Situation | Document | Particularité |
|---|---|---|
| Employeur finançant la formation de ses salariés | Convention | Programme annexé, mentions de prix et de règlement |
| Financeur tiers prenant en charge l’action | Convention | Mentions et pièces exigées par le financeur |
| Particulier finançant sa formation à ses frais | Contrat de formation | Délai de rétractation, encadrement des versements |
| Formation interne à l’entreprise | Pas de convention externe | Traçabilité interne à organiser |
Les mentions dont l’absence coûte cher
Toutes les mentions n’ont pas le même poids. Quatre d’entre elles concentrent l’essentiel des difficultés observées.
- Le numéro de déclaration d’activité. Son absence sur les documents contractuels est une irrégularité fréquente et facilement évitable.
- La durée exacte en heures. Une durée exprimée en jours sans conversion horaire complique la prise en charge et le contrôle de l’assiduité.
- Les modalités d’appréciation des résultats. Leur absence rend difficile la démonstration que l’action relève bien d’une action de formation.
- Le régime de TVA. Une facture dont le régime ne correspond pas à la convention est régulièrement rejetée par les services comptables.
À ces quatre s’ajoute une exigence de cohérence : la durée, les dates, l’effectif et le prix doivent être identiques entre la convention, le programme, la feuille d’émargement et la facture. Une divergence, même minime, déclenche systématiquement des vérifications supplémentaires.
Signer avant, pas après
La convention doit être signée avant le démarrage de l’action. Une signature postérieure ne rend pas la prestation illégale, mais elle fragilise le dossier : elle laisse penser que l’engagement a été formalisé pour les besoins du contrôle plutôt que pour encadrer la prestation.
La difficulté est pratique plus que juridique : entre l’accord verbal et le retour du document signé, plusieurs semaines s’écoulent souvent, pendant lesquelles la session démarre. La signature électronique règle ce problème en réduisant le délai à quelques heures, tout en apportant une preuve horodatée.
Un point d’attention : la signature doit émaner d’une personne habilitée à engager le client. Un accord donné par un participant ne vaut pas engagement de son employeur.
Le réflexe qui évite les litiges
Ne démarrez jamais une session sans convention signée. Si le calendrier l’impose, obtenez au minimum un bon de commande écrit référençant la proposition, et régularisez immédiatement après.
Établir une convention en six étapes
Le mode opératoire tient en quelques étapes. La durée indiquée entre parenthèses est un ordre de grandeur pour un organisme de petite taille.
- Vérifiez qui financePersonne morale ou particulier : le document et ses règles en dépendent entièrement.
- Préparez le programmeObjectifs, contenu, moyens, modalités d’évaluation. Il sera annexé et doit correspondre à ce qui sera réalisé.
- Remplissez la trameUtilisez le générateur ci-dessus, puis relisez chaque article au regard de votre situation.
- Contrôlez la cohérenceDurée, dates, effectif et prix doivent être identiques dans tous les documents de la session.
- Faites signer avant le démarragePar une personne habilitée à engager le client. La signature électronique raccourcit ce délai décisif.
- Classez immédiatementLa convention signée rejoint le dossier de session, avec le programme et les pièces d’exécution.
Les erreurs qui coûtent le plus cher
Les erreurs qui suivent reviennent constamment. Aucune n’est grave prise isolément ; ensemble, elles suffisent à faire échouer un dossier ou à déclencher un remboursement.
- Utiliser une convention pour un particulier — Le contrat de formation, avec ses règles propres, s’impose lorsque la personne physique finance elle-même sa formation.
- Omettre le numéro de déclaration d’activité — Irrégularité fréquente, immédiatement visible et facilement évitable.
- Ne pas annexer le programme — Sans programme, l’objet de la prestation n’est pas défini et le caractère finançable de l’action devient discutable.
- Laisser une divergence de durée — Une durée différente entre convention, programme et émargement déclenche des vérifications en chaîne.
- Signer après le démarrage — La chronologie est vérifiable et la signature tardive affaiblit la valeur probante du dossier.
- Reprendre une trame sans la relire — Une clause obsolète ou un renvoi à un article abrogé se repère immédiatement et discrédite l’ensemble.
Textes et références
Ces textes fixent le cadre. Ils ne se lisent pas isolément : les renvois entre code du travail et textes d’application changent régulièrement le détail des obligations.
- Article L.6353-1 du code du travail — l’action de formation est réalisée conformément à un programme précisant les objectifs, les moyens et les modalités de suivi et d’appréciation des résultats.
- Article L.6353-2 du code du travail — conventions conclues pour la réalisation d’actions de formation entre l’organisme et la personne morale qui finance.
- Articles L.6353-3 à L.6353-7 du code du travail — contrat de formation conclu avec une personne physique à ses frais, délai de rétractation et encadrement des versements.
- Article L.6354-1 du code du travail — remboursement des sommes indûment perçues en cas d’inexécution totale ou partielle.
La convention produite, envoyée et signée sans intervention
Ce générateur produit une trame. Loop produit la convention réelle, remplie avec les données de la session, envoyée en signature et classée.
Questions fréquentes
Une convention de formation est-elle obligatoire ?
Le code du travail prévoit la conclusion d’une convention pour la réalisation d’actions de formation financées par une personne morale. Au-delà de l’obligation, l’absence de convention rend très difficile la démonstration de la réalité et du contenu de la prestation en cas de contrôle, et prive l’organisme de tout appui contractuel en cas de litige sur le périmètre.
Peut-on signer une convention électroniquement ?
Oui. La signature électronique est admise et présente l’avantage de l’horodatage, qui établit la chronologie — un point régulièrement vérifié. Veillez à conserver les éléments de preuve associés : identité du signataire, date, intégrité du document signé.
Que faire si le client refuse de signer avant le démarrage ?
Obtenez a minima un écrit engageant : bon de commande, courriel d’acceptation référençant la proposition et le programme. Puis régularisez sans attendre. Démarrer sans aucun écrit expose à la fois au risque de contestation du périmètre et au risque de non-paiement.
Une convention peut-elle couvrir plusieurs sessions ?
Oui, sous forme de convention-cadre ou annuelle, complétée par des annexes ou des bons de commande précisant chaque session : dates, effectif, lieu, prix. Cette formule allège la charge administrative sur les comptes récurrents, à condition que chaque session reste identifiable et documentée individuellement.
Combien de temps conserver les conventions ?
Au-delà des durées comptables applicables aux pièces justificatives, la conservation doit permettre de répondre à un contrôle portant sur la période concernée. En pratique, une conservation pluriannuelle organisée est la règle. Documentez votre durée de conservation dans votre registre des traitements, conformément aux obligations en matière de données personnelles.