📋L'essentiel de la fiche RNCP 38037
| Intitulé | Secrétaire assistant |
|---|---|
| Code RNCP | RNCP38037 |
| Niveau de qualification | Niveau 4 (Bac) |
| Certificateur | Inst de Formation Commerciale Permanente |
| Date d'échéance | 20 septembre 2028 |
| Début des parcours | 20 septembre 2023 |
| Code NSF | 314t — Etablissement des documents comptables et de gestion |
| Code ROMEs | D1401 — Assistanat commercialM1607 — Secrétariat |
🎯Objectifs de la certification
Le secrétaire réalise les tâches quotidiennes de secrétariat du service dans lequel il travaille.
Il traite le courrier, répond au téléphone et assure l’accueil. Il élabore tous types de documents (prise de notes, rédaction de compte rendus, synthèses…) et gère l’agenda de son supérieur hiérarchique. Il est le premier contact avec les collaborateurs et les relations extérieures (clients, fournisseurs…).
Selon les domaines d’activité, la taille de l’entreprise, ses compétences et connaissances, le secrétaire peut également être amené à assurer des missions en communication interne et externe, en administration des achats/ventes ou même en comptabilité de premier niveau.
Le secrétaire est quelqu’un de polyvalent, mais il peut être spécialisé dans un domaine : administratif, financier, commercial, etc. Il travaille en relation directe avec un responsable de service ou pour plusieurs personnes.
Activités visées
Organisation du poste de travail
Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs
Gestion administrative des activités achat – vente ;
- Production, traitement, classement, archivage des documents liés à l’activité commerciale vente
- Gestion des ressources matérielle, opérations relatives aux achats et approvisionnements courants de fournitures, petits équipements (catalogue, devis, bon de commande, bon de livraison, factures, garanties…)
Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau
Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes (clients, usagers, adhérents, fournisseurs, prestataires)
Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions…)
Organisation et appui pour des événements (réunion, déplacement…)
Organisation de déplacements professionnels
Recherche documentaire, veille
Gestion des flux d’information du service
🧩Les 2 blocs de compétences
La certification peut être obtenue en une fois ou bloc par bloc (formation ou VAE). Pour l'organisme, cela implique un suivi des acquisitions par bloc pour chaque candidat.
Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l’organisation
Voir les compétences du bloc (10)
- Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l’entreprise et en gérant les urgences et les priorités afin d’atteindre les objectifs de sa mission dans les délais fixés
- Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion dans le respect des règles de conservation et de protection de l'information afin de garantir l’accessibilité par les tiers
- A partir de notes écrites ou d’instructions orales, produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l’aide de logiciel adapté (traitement de texte et logiciel de présentation), en adaptant la présentat
- Produire / traiter des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques ou un progiciel de gestion commerciale ou CRM/ERP dans le respect des procédures internes et en veillant aux mentions légales obligatoires dans l
- Relancer les factures impayées par téléphone, outils numériques et/ou courrier en veillant aux délais légaux, en adoptant une posture et une terminologie adaptée à la gravité du cas et en informant le client de ses obligations afin de limiter les délais d’impayés
- Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale à l’aide de tableur afin de faciliter l’analyse et fournir des aides à la décision à la hiérarchie
- Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérant les stocks grâce à un inventaire régulier afin d’éviter les ruptures
- Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit (mail notamment) tout au long du processus d’achat afin maintenir une relation professionnelle avec eux
- Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes de façon chronologique afin de faciliter le rapprochement bancaire et de communiquer des informations fiables au service comptable
- Effectuer les rapprochements bancaires mensuels en annotant le code des pièces en face de chaque mouvement bancaire afin de vérifier que chaque flux financier a été comptabilisé
Assistanat d’un hiérarchique et/ou d’une équipe dans sa communication et son organisation
Voir les compétences du bloc (8)
- Accueillir des clients internes / externes lors d’accueil en face-à-face ou lors d’appels téléphoniques entrants en langue française dans le respect des règles d’inclusion et en prenant en compte le handicap, en appliquant les règles de filtrage, en adoptant un ton et le langage adapté tout en promo
- Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau en face à face ou au téléphone en visant la satisfaction du client et les intérêts de l’entreprise
- Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes et en assurant le suivi par des relances afin de garantir l’organisation logistique des activités du service
- Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques, en s’assurant du bon fonctionnement des équipements nécessaires et en préparant la documentation / support nécessaire pour garantir le bon déroulement de ceux-ci
- Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules) en ligne ou directement auprès de prestataires en veillant à la bonne gestion du temps et anticipant les imprévus afin de garantir une prestation confortable pour les participants
- Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information
- Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace sur internet en vue de les exploiter et de restituer des données.
- A partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires
💡 Comment suivre les blocs de compétences RNCP dans un logiciel de gestion
💼Secteurs et débouchés
Secteurs d'activité
Le métier de secrétaire assistant s’exerce dans toutes les entreprises et organisations, de toutes tailles (de la PME au grand groupe international), du secteur privé et public
Types d'emplois accessibles
Secrétaire assistant(e)
Assistant administratif(e)
Assistant(e) personnel
Assistant(e) d’équipe
Assistant(e) d’entreprise
Executive assistant
Secrétaire
Secrétaire administratif(ve)
Secrétaire polyvalent(e)
Secrétaire réceptionniste
Secrétaire d’accueil
Agent administratif
🏫Proposer cette certification dans votre organisme
- Être habilité par le certificateur. La préparation et la délivrance de cette certification supposent une habilitation délivrée par Inst de Formation Commerciale Permanente — modalités sur la fiche officielle France Compétences.
- Être certifié Qualiopi. Indispensable pour mobiliser les financements publics et mutualisés (CPF, France Travail, OPCO) au titre des actions de formation. Automatiser votre conformité Qualiopi.
- Structurer le parcours par blocs. Référentiel d'activités, d'évaluation et suivi par bloc de compétences : votre dossier et vos preuves doivent refléter le référentiel officiel de la fiche.
- Déclarer votre activité. Le Bilan Pédagogique et Financier annuel doit ventiler les heures et effectifs — y compris sur ce type de parcours certifiant.
🔄Gérer cette certification dans Loop
Loop est un logiciel de gestion pour organismes de formation. Voici concrètement ce qu'il automatise pour un parcours certifiant comme celui-ci :
❓Questions fréquentes
Comment proposer cette certification dans mon organisme de formation ?
La certification RNCP 38037 est-elle éligible au CPF ?
Peut-on valider la certification bloc de compétences par bloc de compétences ?
Jusqu'à quand la fiche RNCP 38037 est-elle valable ?
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Source des données : France Compétences — Répertoire national des certifications professionnelles (Licence Ouverte / Open Licence Etalab). Fiche officielle : francecompetences.fr. Dernière synchronisation : 6 juillet 2026. Cette page s'adresse aux organismes de formation ; elle ne constitue pas une offre de formation.