📋L'essentiel de la fiche RNCP 41308
| Intitulé | Office manager |
|---|---|
| Code RNCP | RNCP41308 |
| Niveau de qualification | Niveau 6 (Bac+3/4) |
| Certificateur | Hautes Etudes Appliquees du Droit (Head) |
| Date d'échéance | 24 septembre 2028 |
| Début des parcours | 24 septembre 2025 |
| Code NSFs | 310 — Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion314 — Comptabilite, gestion315 — Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi |
| Code ROMEs | M1205 — Direction administrative et financièreM1302 — Direction de petite ou moyenne entreprise |
🎯Objectifs de la certification
Le métier d’Office Manager est apparu en France dans les années 2000 et il a considérablement transformé l’organisation interne des cabinets d’avocats et des entreprises. Aujourd’hui, cette profession se développe également au sein d’associations et d’entreprises, quelles que soient leur taille et leur maturité, mais aussi au sein de start-up. Quelle que soit la structure dans laquelle il exerce, l’office manager doit faire face à des défis complexes : veiller à l’évolution constante de la législation, s’adapter à la révolution digitale et accompagner sa structure face aux changements qu’elle induit.
Activités visées
Gestion administrative au quotidien contribuant au bon fonctionnement des services: organisation de plannings et tenue des agendas, gestion des déplacements, administration des appels, des courriers et de l'accueil .
Gestion des équipements de la structure ou du bâtiment, et des espaces de travail.
Organisation et optimisation des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires.
Suivi de la facturation et des paiements internes et externes.
Contribution à l’élaboration du budget prévisionnel et à son contrôle.
Gestion administrative du personnel au quotidien dans le respect du cadre règlementaire .
Recrutement et intégration des collaborateurs dans le cadre d’une démarche inclusive.
Animation et motivation des équipes.
Planification et mise en œuvre du plan de communication interne et externe .
Gestion de projet et accompagnement du changement au sein de la structure.
🧩Les 4 blocs de compétences
La certification peut être obtenue en une fois ou bloc par bloc (formation ou VAE). Pour l'organisme, cela implique un suivi des acquisitions par bloc pour chaque candidat.
Piloter l’organisation administrative et la logistique des services généraux
Voir les compétences du bloc (7)
- Organiser et/ ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants en fonction des priorités et des contraintes à l’aide des outils en vigueur dans l’entreprise, et en préparant les documents et les informations nécessaires pour chaque engagement, afin d’assurer la coordination
- Gérer le système d’accueil des clients, fournisseurs, et autres visiteurs en leur fournissant les informations pertinentes et en les orientant vers les interlocuteurs appropriés afin de renforcer l'image positive de la structure.
- Conduire les appels téléphoniques entrants et sortants ainsi que le traitement du courrier postal et électronique (tri, distribution, suivi des correspondances), afin d'assurer une transmission fluide des informations au sein de l'entreprise et avec les partenaires externes.
- Gérer les équipements de la structure ou du bâtiment ainsi que des espaces de travail en anticipant les besoins matériels liés aux activités des services pour assurer un environnement de travail efficace et fonctionnel.
- Veiller à la mise en place et au respect des procédures d’entretien, de circulation et d’évacuation des locaux en s’appuyant sur les documents en vigueur dans l'entreprise (ex : document unique, procédures de secours …) et sur une veille règlementaire pour garantir la sécurité des locaux et de ses u
- Sélectionner ou renouveler les prestataires de l’organisation en rédigeant un cahier des charges et en lançant des appels d’offre pour répondre aux besoins économiques ou environnementaux des collaborateurs et de la structure dans une démarche RSE.
- Assurer le suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires en s’appuyant sur une lecture économique et juridique des clauses des contrats afin d’améliorer la qualité des services des prestataires tout en optimisant les coûts des prestations réalisées.
Coordonner la gestion budgétaire et financière de la structure
Voir les compétences du bloc (4)
- Assurer le traitement et le suivi des factures des fournisseurs et des prestataires en utilisant les outils digitaux adaptés et en se conformant au budget des services généraux et aux contrats signés par les prestataires pour anticiper la bonne tenue de la comptabilité.
- Assurer l’interface entre l’expert-comptable ou le service comptable et les interlocuteurs internes et externes d’un service ou d’une organisation en s’appuyant sur des outils spécifiques et des logiciels comptables afin de permettre la transmission des informations et la réalisation des formalités
- Participer à l’élaboration des budgets prévisionnels en identifiant les dépenses et les recettes des différents services en s’appuyant sur des logiciels comptables ou autres outils numériques ainsi que sur les rapports d’activités afin d’accompagner la direction dans sa prise de décision concernant
- Assurer le suivi et le contrôle des budgets en lien avec l'expert-comptable ou avec le service comptabilité en analysant les écarts budgétaires de chaque service afin de réaliser un reporting financier auprès de la direction.
Contribuer à la gestion et au développement des ressources humaines dans une structure
Voir les compétences du bloc (6)
- Accompagner les entrées et les sorties des collaborateurs en respectant les formalités administratives obligatoires afin de permettre la rédaction des contrats et assurer la traçabilité et l’archivage des dossiers.
- Assurer la gestion quotidienne du personnel (congés payés, absences, visites médicales, tickets restaurants…) dans le respect de la réglementation sociale et la convention collective en vigueur afin de limiter les risques de contestation et garantir la sécurité de tous.
- Mettre en œuvre les différentes étapes du processus d’embauche des équipes salariales (fiches de poste, diffusion des offres, sélection des CV, réalisation d’entretiens…) en lien avec la direction en respectant les règles du droit du travail et le principe de non-discrimination pour répondre au plan
- Organiser la bonne intégration des nouveaux collaborateurs au sein des équipes en respectant un process d’accueil établi en lien avec la direction afin d’assurer une prise en main efficace des postes et le bien-être au travail des nouveaux entrants.
- Planifier la formation des équipes en favorisant la montée en compétences des collaborateurs en lien avec la direction dans une démarche qualité et inclusion pour assurer la gestion des carrières et maintenir l’employabilité des collaborateurs.
- Organiser les évènements de cohésion des équipes pluridisciplinaires en s’appuyant sur les valeurs de la structure afin de développer la motivation des collaborateurs et la culture d’entreprise.
Optimiser la communication et la gestion de projet au sein de la structure
Voir les compétences du bloc (5)
- Diffuser des informations pertinentes à destination des collaborateurs de la structure en s’appuyant sur des outils digitaux afin de partager la stratégie implémentée par la direction et de soutenir le développement de l’organisation.
- Organiser un plan de communication externe et un calendrier de contenu sur les réseaux sociaux en sélectionnant les supports et médias adaptés au public cible et en respectant les valeurs de la structure afin de développer la notoriété de l’organisation.
- Coordonner les projets transversaux internes en apportant son concours aux différents services de la structure et en créant du lien entre les équipes et la direction pour faciliter la prise en main de nouvelles procédures ou nouveaux outils.
- Optimiser l’accès et l’utilisation du système d’information et des technologies de la structure par les collaborateurs en s’appuyant sur la politique de transformation digitale définie par la Direction en l’adaptant à la nature fonctionnelle de l’organisation pour favoriser la productivité des équip
- Appliquer et faire appliquer par les collaborateurs de l’entreprise une politique de protection des données personnelles en s’appuyant sur la réglementation RGPD en vigueur et sur des outils digitaux utilisés au sein de la structure afin de sécuriser les relations commerciales de l’entreprise tout e
💡 Comment suivre les blocs de compétences RNCP dans un logiciel de gestion
💼Secteurs et débouchés
Secteurs d'activité
L'Office manager exerce principalement dans le secteur privé ( PME, PMI, startup, banque, assurance, commercial, social, droit ...) et dans le secteur public (administration).
Types d'emplois accessibles
Office manager
Responsable administratif et financier
Responsable administratif
Gestionnaire de bureau
Chargé de gestion
Assistant de direction
Attaché de direction
🏫Proposer cette certification dans votre organisme
- Être habilité par le certificateur. La préparation et la délivrance de cette certification supposent une habilitation délivrée par Hautes Etudes Appliquees du Droit (Head) — modalités sur la fiche officielle France Compétences.
- Être certifié Qualiopi. Indispensable pour mobiliser les financements publics et mutualisés (CPF, France Travail, OPCO) au titre des actions de formation. Automatiser votre conformité Qualiopi.
- Structurer le parcours par blocs. Référentiel d'activités, d'évaluation et suivi par bloc de compétences : votre dossier et vos preuves doivent refléter le référentiel officiel de la fiche.
- Déclarer votre activité. Le Bilan Pédagogique et Financier annuel doit ventiler les heures et effectifs — y compris sur ce type de parcours certifiant.
🔄Gérer cette certification dans Loop
Loop est un logiciel de gestion pour organismes de formation. Voici concrètement ce qu'il automatise pour un parcours certifiant comme celui-ci :
❓Questions fréquentes
Comment proposer cette certification dans mon organisme de formation ?
La certification RNCP 41308 est-elle éligible au CPF ?
Peut-on valider la certification bloc de compétences par bloc de compétences ?
Jusqu'à quand la fiche RNCP 41308 est-elle valable ?
🔗Autres certifications RNCP
- Office manager RNCP 41686
- Orthopédagogue RNCP 41890
- Ostéopathe animalier RNCP 42630
- Ostéopathe animalier RNCP 38115
- Ostéopathe animalier RNCP 40149
- Ostéopathe pour animaux RNCP 38485
Source des données : France Compétences — Répertoire national des certifications professionnelles (Licence Ouverte / Open Licence Etalab). Fiche officielle : francecompetences.fr. Dernière synchronisation : 6 juillet 2026. Cette page s'adresse aux organismes de formation ; elle ne constitue pas une offre de formation.