💡En bref
Une rencontre réussie repose sur la préparation des deux côtés : des candidats préparés à se présenter, des entreprises venues avec des postes réels. Le suivi dans les jours qui suivent détermine le nombre de contrats effectivement signés — c’est l’étape la plus souvent négligée.
🤝Fixer l’objectif
Un événement de mise en relation n’a de sens que si les entreprises présentes ont des besoins réels et si les candidats correspondent à ces besoins. Un événement où l’on invite largement des deux côtés produit beaucoup de rencontres sans suite.
L’objectif doit être chiffré : nombre d’entreprises avec des postes ouverts, nombre de candidats correspondant à ces postes, nombre d’entretiens visés. Ces chiffres orientent toute la préparation.
📝Préparer les entreprises
- Recueillir les postes ouverts précisément, avant l’événement.
- Transmettre les profils des candidats correspondants.
- Préciser le format et la durée des entretiens.
- Rappeler les démarches à suivre en cas d’accord.
- Prévoir un interlocuteur du centre disponible sur place.
Le recueil précis des postes est déterminant : une entreprise venue « pour voir » sans besoin identifié occupe un créneau sans produire de résultat.
🏭Préparer les candidats
| Préparation | Objectif | Format |
|---|---|---|
| Présentation personnelle | Se présenter en deux minutes | Atelier collectif |
| Connaissance des entreprises | Poser des questions pertinentes | Fiches transmises avant |
| Compréhension du dispositif | Répondre aux questions pratiques | Information collective |
| Documents | Curriculum vitae à jour | Relecture individuelle |
Une préparation de deux heures augmente considérablement le taux de transformation. Des candidats non préparés produisent des entretiens décevants qui découragent les entreprises de revenir.
📅Organiser le déroulé
- Accueil et présentation rapide du dispositif et du centre.
- Entretiens courts, sur créneaux planifiés à l’avance.
- Espace d’échange libre entre deux entretiens.
- Point avec chaque entreprise en fin d’événement.
- Recueil immédiat des suites envisagées.
Le point avec chaque entreprise avant son départ est essentiel : il permet de recueillir à chaud les candidats retenus et d’organiser le suivi sans attendre.
🎯Assurer le suivi
C’est l’étape qui détermine le résultat réel. Sans suivi organisé dans les 48 heures, une part importante des intentions exprimées ne se concrétise pas.
- Contacter chaque entreprise pour confirmer les suites.
- Contacter chaque candidat pour recueillir son ressenti.
- Organiser les seconds entretiens nécessaires.
- Accompagner immédiatement les démarches en cas d’accord.
- Réorienter les candidats non retenus vers d’autres entreprises.
📊Mesurer et améliorer
Suivez quatre indicateurs : nombre d’entreprises présentes avec des postes réels, nombre d’entretiens réalisés, nombre de suites données, nombre de contrats signés. Ce dernier chiffre, rapporté au coût de l’événement, dit s’il faut le reconduire.
Recueillez également les retours des deux côtés : ce qui a manqué, ce qui a bien fonctionné. Ces retours améliorent l’édition suivante et montrent aux participants que leur temps est pris au sérieux.
Voir aussi : développer un réseau d’entreprises et organiser le recrutement.
❓Questions fréquentes
Combien d’entreprises inviter ?
Autant que de postes réels identifiés, avec une marge. Un événement avec peu d’entreprises mais des besoins réels produit plus de contrats qu’un grand rassemblement sans postes ouverts.
Quelle durée pour les entretiens ?
Quinze à vingt minutes suffisent pour un premier échange. L’objectif est de créer un contact, pas de mener un recrutement complet.
Faut-il préparer les candidats ?
Indispensable. Deux heures de préparation collective améliorent nettement la qualité des entretiens et la perception des entreprises.
Quand organiser ce type d’événement ?
Plusieurs mois avant la rentrée, pour laisser le temps aux démarches administratives. Un événement trop tardif ne laisse pas le temps de finaliser les contrats.
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