Indicateur 24 Qualiopi : quelles preuves fournir à l'auditeur ?

L'indicateur 24 du référentiel Qualiopi porte sur Recueil des besoins des bénéficiaires. Introduit par le décret n°2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle, et précisé par les versions successives du Référentiel National Qualité (RNQ) publié par France Compétences, cet indicateur est évalué lors de chaque audit de certification initiale et lors des audits de surveillance. Sa maîtrise conditionne directement votre capacité à accéder aux financements publics et mutualisés de la formation professionnelle, désormais réservés aux seuls organismes certifiés.

Le RNQ comprend 32 indicateurs répartis en 7 critères qualité. L'indicateur 24 s'inscrit dans le critère portant sur Recueil des besoins des bénéficiaires. Son évaluation repose sur trois leviers complémentaires : l'examen de vos documents écrits, l'observation de vos pratiques effectives, et les entretiens menés avec vos équipes pédagogiques et administratives. L'auditeur s'appuie sur le guide de lecture officiel du RNQ, publié et mis à jour par France Compétences, qui constitue la référence opposable lors de tout audit.

Cet article s'adresse aux responsables qualité, directeurs d'organismes de formation (OF) et consultants Qualiopi. Il détaille précisément les attentes de l'auditeur, les preuves à constituer et les erreurs à éviter. Chaque audit de surveillance évalue à nouveau tous les indicateurs : la conformité n'est pas un état figé mais un processus continu.

Loop, logiciel de gestion pour organisme de formation, intègre nativement un module de conformité Qualiopi qui facilite le suivi de l'indicateur 24 au quotidien : centralisation des preuves, génération automatique des documents attendus, alertes en cas d'écart et export du dossier d'audit formaté en un clic.

Texte officiel de l'indicateur 24 Qualiopi

Cet indicateur est commun à toutes les catégories d'actions de formation couvertes par le Référentiel National Qualité : actions de formation au sens strict, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience (VAE) et formations par apprentissage. La conformité doit être démontrée pour chaque catégorie couverte par votre certification.

France Compétences publie sur son site le guide de lecture du RNQ, qui précise les attendus et les critères de cotation indicateur par indicateur. Ce guide est mis à jour à chaque révision du référentiel ; assurez-vous de travailler sur la version en vigueur. En cas de désaccord sur l'interprétation d'un indicateur, ce guide fait foi lors des procédures de recours.

Ce que vérifie l'auditeur Qualiopi sur l'indicateur 24

L'auditeur évalue cet indicateur en croisant plusieurs sources. Il examine vos documents lors de la revue documentaire, observe vos pratiques lors de la visite sur site (ou à distance pour les audits hybrides) et mène des entretiens avec vos équipes pédagogiques et administratives. La durée consacrée à l'indicateur 24 varie selon la complexité de votre activité et le nombre de catégories d'actions concernées. Les points de vérification principaux sont :

• Existence d'une procédure écrite, datée et signée couvrant le périmètre de l'indicateur.
• Application effective et traçable dans les dossiers stagiaires récents (minimum trois dossiers examinés).
• Connaissance par les équipes pédagogiques et administratives des exigences associées à l'indicateur.
• Mise à jour de la documentation dans les douze derniers mois.
• Cohérence entre les pratiques déclarées oralement et les preuves documentaires présentées.

L'évaluation conduit à l'une des trois cotations : Satisfaisant (S) — attendu pleinement rempli ; Partiellement satisfaisant (PS) — attendu en partie rempli, des ajustements sont nécessaires avant le prochain audit ; Non satisfaisant (NS) — attendu non rempli, entraînant la non-certification ou la suspension si l'indicateur est obligatoire.

En cas de désaccord sur la cotation, vous disposez d'une procédure de recours auprès de votre organisme certificateur dans un délai de 15 jours suivant la notification du rapport d'audit. La contestation doit s'appuyer sur des éléments documentaires précis non présentés lors de l'audit.

Documents et preuves à fournir pour l'indicateur 24

La règle fondamentale de la certification Qualiopi est la traçabilité : chaque preuve doit être datée, identifiable et rattachée à une action de formation concrète. L'auditeur doit pouvoir remonter de la procédure écrite à l'application terrain. Pour l'indicateur 24, les éléments attendus dans votre dossier sont :

• Procédure interne décrivant le processus mis en place pour satisfaire l'indicateur (datée, versionnée).
• Modèles de documents utilisés (conventions, programmes, bilans, attestations de formation).
• Exemples de dossiers stagiaires récents illustrant l'application de la procédure (minimum trois).
• Registre ou tableau de bord de suivi mis à jour.
• Compte-rendu de revue qualité mentionnant cet indicateur lors du dernier exercice annuel.

Conseil pratique : numérotez vos preuves (ex. P24-01, P24-02…) et constituez un tableau de correspondance indicateur/preuve. Les auditeurs apprécient cette organisation, qui témoigne de votre culture qualité et leur fait gagner du temps. Préparez une version numérique (GED ou dossier partagé sécurisé) et, si l'audit se tient sur site, une version papier classée.

Loop génère et archive automatiquement la majorité de ces documents depuis les données déjà saisies dans le logiciel. L'horodatage est systématique, les versions sont conservées, et l'export PDF est disponible en un clic depuis votre espace Loop.

Erreurs fréquentes sur l'indicateur 24 Qualiopi

L'analyse des rapports d'audits de certification et de surveillance révèle des erreurs récurrentes sur cet indicateur. Les anticiper vous permet de les corriger avant votre date d'audit :

• Procédures formalisées sur le papier mais non appliquées dans les faits, révélées par les entretiens.
• Documents non mis à jour depuis plus d'un an au moment de l'audit.
• Absence de traçabilité : les dossiers stagiaires récents ne permettent pas de retrouver les preuves.
• Équipes incapables de répondre aux questions de l'auditeur sur les pratiques internes.
• Preuves génériques non rattachées à des formations spécifiques et identifiables.

Notre recommandation : planifiez un audit blanc au moins trois mois avant votre audit officiel. Cette simulation doit reproduire les conditions réelles : revue documentaire complète, entretiens avec les formateurs et le personnel administratif, vérification de la traçabilité sur des dossiers stagiaires récents. Le délai de trois mois vous laisse le temps de combler les écarts sans pression calendaire.